Comment automatiser facilement vos tâches : 5 outils utiles
Vous passez des heures à effectuer des tâches quotidiennes sur votre lieu de travail. Vous pensez que c'est la partie de votre travail. Mais que se passerait-il si cela pouvait être fait seul et que vous pouviez investir votre temps essentiel dans la pensée créative ou dans la résolution d'autres problèmes majeurs ? Ne serait-ce pas génial ?
La solution ultime à ce problème est l'automatisation des tâches. Voyons quelles tâches quotidiennes vous pouvez automatiser, son processus et quels outils peuvent vous aider.
Quels types de tâches devraient être automatisés
Vous devez automatiser toutes les tâches de routine que vous effectuez quotidiennement qui consomment une quantité considérable de votre temps mais n'ajoutent pas nécessairement quelque chose de précieux à votre travail.
Voici quelques exemples de tâches que vous pouvez automatiser. Notez celles incluses dans votre liste de tâches.
1. Prise de rendez-vous
L'une des plus grandes pertes de temps sans valeur est la planification des rendez-vous. Alors arrêtez de discuter avec vos clients pour trouver le meilleur moment qui vous convient à tous les deux. Au lieu de cela, ouvrez quelques créneaux sur votre calendrier et partagez la liste avec eux.
De cette façon, vous pouvez rayer toutes les tâches de planification de votre liste de tâches et toujours obtenir les rendez-vous à temps. Les outils d'automatisation peuvent vous aider à intégrer des applications de planification et des calendriers.
2. Tâches ennuyeuses
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De nombreuses tâches ne nécessitent aucune réflexion d'ordre supérieur. Tels que le tri et la réponse aux e-mails, la sauvegarde des données, la facturation et la facturation, le service client et l'engagement, la mise à jour des informations de contact, etc.
Alors au lieu de les ajouter à votre liste de tâches tous les jours, envisagez de les automatiser. Et voyez combien de temps vous vous consacrez.
3. Transfert d'informations entre plusieurs applications
Aucun lieu de travail n'est exempt de cette tâche. Vous avez toujours besoin de données, puis vous devez transférer ces données d'une application à une autre. Mais soyez intelligent, ne perdez pas de temps à copier-coller ou à importer et exporter des tonnes de données qui vous parviennent régulièrement de différentes manières. Automatisez cette action.
4. Tâches qui consomment votre temps essentiel
Outre la définition des horaires, l'envoi d'e-mails et de factures, le transfert de données et autres, vient une autre tâche qui semble en fait importante : la publication sur les réseaux sociaux. Vous devez certainement promouvoir votre marque et interagir avec votre public, et donc rester actif sur ces plateformes.
Mais cela peut vous coûter du temps car vous vous retrouvez dans le cycle infiniment répété d'aimer, de commenter et de partager. Alors, automatisez cette tâche extrêmement chronophage.
5 étapes pour l'automatisation des tâches
La liste d'automatisation de vos tâches peut être interminable. Et parfois, cela peut même dépendre du type de travail que vous effectuez, nous ne pouvons donc pas tous les couvrir ici.
Néanmoins, nous voulons rendre l'idée plus facile à suivre pour vous. Voici donc le processus d'automatisation des tâches.
Étape 1 : Notez les tâches quotidiennes
Lorsque vous dressez une liste des tâches que vous devez automatiser, commencez par :
- Notez les tâches que vous effectuez quotidiennement.
- Faites la liste du temps que vous passez sur chaque tâche.
- Ajoutez la fréquence à laquelle vous devez effectuer ces tâches : toutes les heures, tous les jours, toutes les semaines, tous les mois, tous les ans, etc.
Une fois que c'est fait. Découvrez dans laquelle des catégories suivantes appartiennent-ils. S'agit-il des tâches qui sont :
- Effectué régulièrement ou selon un horaire ?
- Ennuyeux et peut être fait sans aucune réflexion d'ordre supérieur ?
- Transférer des informations au sein des applications ?
- En train de manger le temps essentiel que vous pouvez investir dans des projets de valeur ?
Après les avoir tous répertoriés, choisissez ceux qui, selon vous, devraient être automatisés à partir de maintenant.
Étape 2 : Recherche
L'étape suivante consiste à rechercher les bons outils que vous pouvez utiliser pour automatiser vos tâches. Basez votre recherche sur vos besoins actuels et votre budget. Par exemple, si vous êtes un solopreneur, vous n'avez pas besoin d'un outil d'automatisation conçu pour les entreprises. Alors, choisissez en conséquence.
Étape 3 : Découvrez le nouveau flux de travail
Après avoir choisi l'outil que vous utiliserez pour automatiser vos tâches, trouvez un nouveau système de workflow qui vous convient et décrivez comment les choses vont évoluer à partir de maintenant. Assurez-vous que tous les membres de l'équipe connaissent les nouveaux changements afin que tout fonctionne de manière transparente.
Par exemple, vous pouvez décrire à votre équipe comment planifier des réunions à partir de maintenant :
1. Créez votre profil sur Calendly et accédez à la page d'accueil.
2. Programmez la nouvelle réunion en cliquant sur Créer .
3. Sélectionnez la durée de votre réunion dans le menu de gauche.
4. Sélectionnez la disponibilité du temps en ajoutant différents créneaux.
5. Publiez votre réunion en cliquant sur le bouton Suivant .
6. Copiez le lien de la réunion à partir de cette page.
7. Ajoutez le lien de votre e-mail au client.
Une fois que tous les membres de l'équipe sont à l'aise avec le processus, ils peuvent rayer la planification de réunions régulières de leur liste de tâches quotidienne pour chaque client. Ils peuvent simplement partager le même lien de réunion/événement avec chacun d'entre eux. En fonction du nombre de créneaux occupés, on peut opter pour les créneaux gratuits.
Étape 4 : Exécuter le plan
Une fois que tout est fait, mettez en œuvre votre nouveau plan efficacement. Il y a de fortes chances que vous ayez un certain nombre de tâches à automatiser et que votre plan soit devenu un peu plus complexe que vous ne le pensiez. Dans un tel cas, demandez l'aide de votre service informatique pour créer et exécuter votre nouveau plan avec l'outil d'automatisation que vous avez sélectionné.
Étape 5 : Évaluer et tester
Après avoir automatisé les tâches nécessaires, testez la fluidité du nouveau plan de workflow. Trouver:
- L'efficacité des tâches effectuées.
- Son impact sur la productivité des employés ou des membres de l'équipe .
- Est-ce que tout le monde est à l'aise avec les nouveaux outils ?
- Le temps gagné a-t-il un effet sur l'augmentation de vos revenus ? (Celui-ci est pour les entrepreneurs, les pigistes et les entrepreneurs.)
5 outils pour automatiser vos tâches
Voici quelques excellents outils d'automatisation avec leurs brefs détails pour vous faire gagner du temps de recherche une fois que vous avez répertorié les tâches à automatiser.
1. Zapier
C'est une solution logicielle d'automatisation populaire qui vous permet d'intégrer différents logiciels. Vous pouvez transporter les données d'un outil à un autre en combinant vos applications quotidiennes comme Gmail, Dropbox, Slack, Google Calendar, Mailchimp, etc.
Avec cet outil, vous pouvez automatiser des milliers de tâches telles que tweeter tous vos articles de blog, enregistrer les pièces jointes de Gmail sur Google Drive, sauvegarder tous vos fichiers G-drive sur Dropbox, etc.
2. IFTTT
Cet outil est comme Zapier en matière d'automatisation. Il vous aide à transférer des données entre différentes applications et à effectuer d'autres tâches. Mais la version gratuite d'IFTTT est meilleure que celle de Zapier.
Alors que ce dernier logiciel prend au moins 10 à 15 minutes pour faire bouger les choses, IFTTT prend des mesures instantanées une fois le déclencheur placé.
Mais l'inconvénient de cet outil est qu'il n'est bon que pour les entreprises unipersonnelles. Ils n'ont pas de versions pour les équipes ou les employés multiples. Et si tel est votre besoin, optez pour Zapier. Vous pouvez l'utiliser pour définir des actions parmi plusieurs logiciels en fonction de la version payante que vous utilisez.
3. Tampon
C'est un excellent outil pour automatiser et gérer vos publications sur les réseaux sociaux. Ils offrent d'excellentes options de planification et sont recommandés par les plus grandes marques.
4. LeadFormly
Si vous souhaitez gérer des milliers de prospects sans recruter une équipe de vente complète, pensez à LeadFormly. Il vous aide à automatiser votre processus de vente, à augmenter votre taux de conversion, à segmenter vos prospects provenant directement de la page Web.
De cette façon, vous pouvez uniquement vous concentrer sur la conclusion des transactions au lieu de perdre du temps dans les premiers processus de lead.
5. Calendeusement
Il s'agit d'un autre outil d'automatisation simple pour les petites entreprises. Il vous aide à prendre des rendez-vous, organiser des réunions, des appels téléphoniques, etc.
Pour que cela fonctionne, il vous suffit de définir vos préférences de disponibilité dans Calendly et d'ajouter le lien dans votre e-mail d'invitation à la réunion. Vos clients peuvent alors choisir l'heure qui convient à leurs besoins à partir de cette liste. Enfin, quelle que soit l'heure choisie, elle sera automatiquement programmée dans votre calendrier et vous en serez averti.
Automatisez vos tâches de routine maintenant
Arrêtez de passer des heures sur des tâches essentielles mais monotones.
Prenez le temps d'automatiser toutes ces tâches, parcourez les catégories que vous venez de lire, recherchez les outils qui peuvent vous aider et économisez plusieurs heures par jour.