Les 10 meilleures fonctionnalités de Google Workspace pour les petites entreprises
De nombreuses entreprises opèrent dans des espaces physiques. Mais maintenant, les paramètres organisationnels se transforment rapidement. Les employés ne tiennent plus de réunions au bureau, au lieu de transformer leur maison en poste de travail.
Avec cette transition, les employés équilibrent leurs responsabilités personnelles et leur travail, ce qui offre une excellente opportunité à la technologie d'accélérer le processus. Avec Google Workspace, les employés peuvent collaborer plus efficacement, rationaliser leur travail et gagner du temps grâce à des outils et des informations de productivité intégrés alimentés par l'IA.
Dans cet article, nous allons explorer 10 fonctionnalités de Google Workspace qui aideront votre entreprise à en faire plus.
1. E-mail de marque de domaine à l'aide du client Gmail
En plus de fournir toutes les meilleures fonctionnalités de Gmail, Google Workspace vous permet d'utiliser votre domaine de messagerie personnalisé. Cela signifie que Google Workspace peut vous fournir un e-mail premium de qualité professionnelle que vous pouvez contrôler et sécuriser.
Vous n'avez pas besoin d'installer et de maintenir un serveur de messagerie. Et, vous pouvez également ajouter ou supprimer des utilisateurs de messagerie au fur et à mesure que votre entreprise évolue. Étant donné que chaque utilisateur Gmail peut avoir jusqu'à 30 comptes d'alias, vous pouvez envoyer le même e-mail à la même personne à l'adresse [email protected], [email protected] et [email protected].
Un avantage supplémentaire de l'utilisation de Gmail pour vos e-mails professionnels est que les utilisateurs seront probablement habitués à utiliser des comptes Gmail grand public. Ainsi, les utilisateurs peuvent facilement basculer entre les e-mails personnels et professionnels.
Google Workspace garantit que ses serveurs sont ultra-fiables, avec une disponibilité garantie de 99,9 % sur votre messagerie professionnelle. Il propose également des réponses intelligentes et des filtres anti-spam de pointe pour protéger vos e-mails professionnels et les protéger des menaces externes.
2. Stocker et partager des fichiers à l'aide de Google Drive
.png)
Google Drive est la plate-forme de stockage en nuage de Google qui conserve tous vos fichiers dans un seul endroit sécurisé. Chaque utilisateur a accès à un compte Google Drive où il peut stocker ses fichiers.
Vous pouvez également créer un compte Google Drive avec un accès d'équipe pour partager des fichiers et des ressources. Si vous souhaitez partager des fichiers avec d'autres utilisateurs extérieurs à votre équipe, vous pouvez accorder manuellement l'accès et attribuer des autorisations de lecture, de commentaire ou d'écriture à chaque utilisateur. Si le propriétaire du document oublie d'inclure un utilisateur qui a besoin d'un accès, il peut demander l'autorisation par e-mail.
Avec Team Drive, les coéquipiers peuvent partager et collaborer en toute transparence sur des documents. Les membres de l'équipe auront déjà accès au Drive, et si un employé quitte l'entreprise, le responsable du Drive d'équipe peut révoquer son accès au Drive.
Avec tous vos fichiers stockés dans le cloud, vous n'avez jamais à craindre de perdre votre travail. Toutes les modifications apportées aux fichiers sont automatiquement enregistrées, vous pouvez donc reprendre là où vous vous étiez arrêté. Vous bénéficiez également d'un espace de stockage plus que suffisant avec Google Workspace. Et, si vos fichiers sont trop volumineux, vous pouvez mettre à niveau votre abonnement vers la version Entreprise pour un stockage illimité.
3. Travaillez de n'importe où
.jpg)
Google Workspace permet la synchronisation automatique de vos comptes sur différents appareils, à partir de votre ordinateur, téléphone ou tablette, pour une utilisation hors connexion. Vous pouvez également parcourir et installer des applications Google « Travailler de n'importe où » qui s'intègrent à Google Workspace.
Avec Google Meet et Google Chat, vous pouvez faciliter des réunions virtuelles avec les membres de votre équipe. Team Calendar vous permet d'organiser des réunions et de garder les horaires de tout le monde sur la même page. Vous pouvez également utiliser des applications de collaboration de documents telles que Google Docs, Google Sheets et Google Slides pour modifier des documents, des présentations et des feuilles de calcul en temps réel, en suivant les modifications apportées par d'autres avec l'historique des versions.
Étant donné que les changements se produisent instantanément, les membres de l'équipe peuvent collaborer sur des idées et parvenir plus rapidement à un consensus grâce à des fonctionnalités supplémentaires de commentaires et de suggestions.
Avec Google Currents, les équipes peuvent créer leur réseau social pour rationaliser leur travail au sein de l'organisation, partager des ressources et entamer des discussions qui font avancer la mission de votre entreprise.
4. Intégration transparente avec des applications tierces
Vous pouvez intégrer Google Workspace à plus de 750 applications tierces, y compris un logiciel de gestion de la relation client (CRM). Ces outils étendent les services de Google Workspace, vous permettant d'intégrer des outils commerciaux et commerciaux sur une seule plate-forme de gestion. Certains des outils CRM les plus avancés peuvent synchroniser les horaires dans Google Calendar et suivre les emplacements des marchés cibles à l'aide de Google Maps.
L'intégration transparente entre les plates-formes, le tout depuis Google Workspace, garantit le bon fonctionnement de vos opérations commerciales. Il vous permet de vous concentrer sur tous les aspects de votre entreprise, dans le but de passer moins de temps sur votre logiciel et plus de temps à développer votre entreprise.
Certaines applications tierces compatibles avec Google qui s'intègrent de manière transparente à Google Workspace incluent Asana pour la gestion des projets et des processus, Zoho Invoice pour les finances et la comptabilité, Freshdesk pour le support client et DocuSign pour les approbations de signature.
5. Sécurité de niveau professionnel à l'aide du point de terminaison et de la console d'administration
.jpg)
Endpoint Management vous permet de contrôler les appareils qui accèdent aux comptes Google Workspace de votre organisation. Par exemple, vous pouvez vérifier l'utilisation de l'application, gérer les paramètres de sécurité et limiter l'accès sur n'importe quel terminal. Ceci est très avantageux en cas de perte ou de vol d'appareils. Vous pouvez effacer les données confidentielles, protégeant ainsi votre entreprise des menaces externes.
La console d'administration Google Workspace fournit un tableau de bord intuitif pour ajouter ou supprimer des utilisateurs et des groupes, créer des rôles et configurer les paramètres de sécurité. Par exemple, vous pouvez configurer des vérifications en deux étapes pour chaque utilisateur ou empêcher les applications non fiables d'accéder aux données de l'entreprise.
6. Sauvegarder les données commerciales à l'aide de Google Vault
.png)
Google Workspace fournit une option de sécurité en cas de perte de données, de corruption de données ou de problèmes juridiques potentiels pouvant découler de la suspension de comptes.
En utilisant Google Vault, vous pouvez conserver les données essentielles aussi longtemps que nécessaire. Vous pouvez également définir des règles de conservation des données, même pour les comptes suspendus et les documents supprimés.
La recherche de données est également relativement facile à l'aide des requêtes de recherche de Google et peut être exportée dans des formats imprimables. Un exemple de cas d'utilisation consiste à sauvegarder les données des utilisateurs pour suivre leurs chercheurs, leurs vues et l'activité globale des utilisateurs.
7. Lancer des sites Web à l'aide de Google Sites
Avec peu ou pas d'expérience en programmation, vous pouvez créer des sites Web rapidement en faisant glisser et en déposant du contenu dans des grilles et des modèles. Vous pouvez le mettre à jour et le personnaliser à votre guise, le partager et collaborer avec votre équipe avant de le publier sur le Web.
Il intègre des styles de travail similaires à ceux de Google Docs avec une édition en temps réel, l'ajout de commentaires et la gestion de l'accès aux membres de l'équipe privés.
8. Productivité et informations basées sur l'IA
Google Workspace utilise l'IA de Google pour vous aider à analyser et à optimiser davantage les processus de travail. Il tire parti de l'apprentissage automatique, du traitement du langage naturel et de la reconnaissance d'images pour automatiser les tâches manuelles, vous fournissant des informations basées sur des données pour prendre des décisions commerciales éclairées.
Par exemple, Google Docs intègre le vérificateur de grammaire basé sur l'IA de Google qui analyse les structures de phrases en temps réel, identifie les erreurs et suggère des alternatives correctes.
Smart Compose et Smart Reply analysent également les e-mails, suggérant du texte pour compléter les phrases et offrant des réponses rapides en langage naturel. Google Sheets intègre également BigQuery, qui vous aide à gérer, analyser et interpréter facilement de grandes quantités de données.
9. Travaillez avec les types de fichiers Office populaires
.jpg)
Avec Google Workspace, vous pouvez facilement ouvrir et modifier des formats de fichiers bureautiques standard. Vous pouvez également exporter et partager des fichiers avec des personnes extérieures à votre organisation (qui n'utilisent peut-être pas Google Workspace). Voici des exemples de fonctionnalités de base d'une suite bureautique :
- Google Docs : le logiciel de traitement de texte de Google pour la création de documents
- Google Sheets : le tableur de Google pour la visualisation et l'analyse des données
- Google Slides : le logiciel PowerPoint de Google pour la création de diaporamas
Alors que les applications Microsoft Office disposent de fonctionnalités étendues, Google Workspace fournit une interface intuitive conçue pour la collaboration et la facilité d'utilisation.
10. Prendre des décisions basées sur les données à l'aide de Google Sheets
Un outil précieux de manipulation de données de Google Workspace est Google Sheets. Il offre une flexibilité dans le suivi, l'organisation et l'évaluation des données de l'entreprise.
Ceci est important pour les processus commerciaux multifonctionnels tels que la comptabilité financière, la gestion de projet, le suivi des feuilles de temps des employés et la création de rapports annuels pour les parties prenantes. Google Sheets intègre plus de 400 formules et fonctions intégrées, des tableaux croisés dynamiques et des options de mise en forme conditionnelle pour vous aider à effectuer des analyses statistiques et à identifier les tendances dans les données de l'entreprise.
Il existe également des modèles proposés par Google Sheets qui peuvent vous aider à surveiller des quantités massives d'informations sur un tableau de bord pertinent et personnalisable. Les modèles aident à automatiser les tâches répétées et la saisie manuelle des données à l'aide d'un formatage et de fonctions préconfigurés.
Quelques exemples de modèles incluent le compte de résultat, le générateur de factures, la gestion des stocks, l'objectif de l'entreprise et les résultats clés (OKR), les indicateurs clés de performance marketing (KPI) et les états des flux de trésorerie. Ceux-ci peuvent également être modifiés pour répondre aux besoins de votre entreprise au cas où les champs par défaut ne suffiraient pas.
Rationalisez votre travail avec Google Workspace
Google Workspace vous offre une expérience utilisateur cohérente sur tous les appareils, une collaboration facile en temps réel et une suite bureautique et de messagerie riche en fonctionnalités pour votre entreprise. Il est également assez abordable.
Vous pouvez obtenir un e-mail professionnel personnalisé et sécurisé, des réunions vidéo de 100 participants, 30 Go de stockage cloud par utilisateur, des contrôles de sécurité et de gestion pour 6 $ par utilisateur et par mois.