Comment créer une boîte aux lettres fourre-tout dans Office 365

Si vous n'êtes pas familier avec le terme boîte aux lettres fourre-tout , il s'agit d'une adresse e-mail où vous pouvez recevoir des e-mails envoyés à des adresses e-mail invalides qui ont votre nom de domaine.

Pour le rendre plus pratique, supposez que votre adresse e-mail est [email protected] , et pour une raison quelconque, votre client envoie un e-mail à [email protected] . Une telle erreur ferait rebondir l'e-mail à l'expéditeur. Mais avoir une boîte aux lettres fourre-tout configurée permet à ces messages d'être livrés à une boîte de réception dédiée à laquelle vous pouvez accéder.

Voyons comment créer une boîte aux lettres fourre-tout dans Office 365.

Office 365 et l'option "Catch-All Mailbox"

Parmi de nombreux clients Office 365, la boîte aux lettres Catch-All est une fonctionnalité virale, principalement parce qu'elle empêche la perte d'informations liées à l'entreprise lorsque des fautes de frappe sont faites sur les adresses e-mail. Malheureusement, Microsoft n'est pas directement pris en charge, probablement parce qu'il peut créer des failles pour les courriers indésirables qui surchargent les systèmes de messagerie Office 365.

Mais il existe un moyen de contourner cette mise en garde, et nous avons l'intention de vous en informer. Vous devez cependant garder à l'esprit que les boîtes aux lettres fourre-tout ne fonctionnent que pour les e-mails envoyés depuis des domaines externes. Cela dit, voici les instructions étape par étape pour créer une boîte aux lettres fourre-tout.

Configuration d'une boîte aux lettres fourre-tout

Pour implémenter la configuration de boîte aux lettres attrape-tout dans l'environnement Exchange Online, nous proposons trois fonctionnalités simples :

• Le Groupe de Distribution Dynamique
• Une boîte aux lettres partagée
• Une règle de transport Exchange Online

Enfin, vous aurez besoin d'une nouvelle règle de transport pour Exchange Online. Cette règle sera responsable de la mise en œuvre des conditions sur lesquelles la boîte aux lettres attrape-tout fonctionne.

Étape 1 : Création d'un groupe de distribution dynamique

La première étape consiste à créer un groupe de distribution dynamique. Ce groupe de distribution répertorie toutes les adresses e-mail Office 365 de votre organisation pour recevoir des e-mails de domaines externes. Pour créer un groupe de distribution dynamique, voici les étapes à suivre.

1. Accédez au portail Office 365 > Afficher tout > Exchange . En cliquant sur Exchange, vous serez redirigé vers le panneau d'administration Exchange.

2. Dans le panneau Exchange, sélectionnez Destinataires > Groupes .
3. Une fois que vous avez fait cela, recherchez un signe + dans un menu déroulant Nouveau groupe Office 365 et sélectionnez Groupe de distribution dynamique.

4. Allez ensuite dans Destinataires > Groupes > Groupe de distribution dynamique . Cela devrait ouvrir un nouveau champ qui vous demandera de saisir quelques détails. Les informations obligatoires sont le nom d'affichage et l' alias et les membres . Vous pouvez utiliser le même nom pour les deux premiers.
5. Pour ajouter des membres, sélectionnez Tous les types de destinataires et cliquez sur Enregistrer .

Maintenant, vous avez officiellement créé votre groupe de distribution dynamique ; maintenant, vous devez configurer une boîte aux lettres partagée.

Étape 2 : Configuration d'une boîte aux lettres partagée

La deuxième étape de la configuration est une boîte aux lettres partagée. Étant donné qu'une organisation compte de nombreux destinataires, elle a besoin d'un espace partagé pour qu'ils puissent afficher les e-mails qui arrivent via la boîte aux lettres fourre-tout. Cet espace est appelé boîte aux lettres partagée. Voici comment procéder pour le configurer :

1. Accédez au portail Office 365 > Groupes > Boîtes aux lettres partagées > + pour créer une nouvelle boîte aux lettres partagée.

2. Accédez ensuite à Portail Office 365 > Groupes > Boîtes aux lettres partagées et ajoutez une boîte aux lettres partagée. Ici, ajoutez votre nom de domaine et votre adresse e-mail d'administrateur et cliquez sur Ajouter .
3. Dans l'onglet qui s'affiche, cliquez sur Étapes suivantes , puis sélectionnez Ajouter des membres à cette boîte aux lettres . Cliquez dessus et ajoutez des utilisateurs qui seront dans la boîte aux lettres partagée. Utilisez vos groupes dynamiques ici.

4. Après avoir ajouté tous les membres, cliquez sur Enregistrer , et voilà. Votre boîte aux lettres est toute configurée. Maintenant, ce qui reste entre vous et votre boîte aux lettres fourre-tout est la règle de transport Exchange Online .

Étape 3 : Création de la règle de transport Exchange Online

Vous avez maintenant votre boîte aux lettres partagée avec la liste dynamique des personnes que vous souhaitez y inclure ; il est temps de créer des règles pour votre fourre-tout en suivant les étapes suivantes.

1. Allez dans le menu de navigation et sélectionnez Afficher tout > Exchange > Flux de messagerie > Domaines acceptés .
2. Elle choisit le portail Office 365 > Afficher tout > Exchange > Flux de messagerie > Domaine accepté > Relais internes.
3. Assurez-vous de sélectionner les relais internes sous vos domaines. C'est une étape cruciale car c'est ce qui fait fonctionner votre règle de transport. Veillez donc à ne pas sauter cette étape.

4. Revenez ensuite au panneau de navigation et cliquez sur Flux de messagerie > Règles > + > Créer une nouvelle règle et nommez votre nouvelle règle Catch-all . Maintenant, vous devez créer des critères d'application.
5. Accédez à si l'expéditeur est localisé et sélectionnez En dehors de l'organisation.

6. Puis enfin choisissez Faire ce qui suit > Redirigez le message vers et choisissez CatchAll. Avec cela, vous aurez officiellement réussi à créer votre boîte aux lettres fourre-tout.

Fonctionnement de l'environnement Exchange Online (autoritaire ou relais interne)

Chaque fois qu'un nom de domaine public est enregistré dans Office 365, le domaine est considéré comme un domaine accepté . Le serveur Exchange Online se perçoit comme la seule autorité sur le nom de domaine public enregistré.

Ainsi, si vous essayez d'envoyer un e-mail à partir du domaine public enregistré, Exchange Online Server passera par la liste d'adresses globale (GAL) à la recherche de l'adresse du destinataire. Si l'adresse existe, le message sera livré à sa destination. Cependant, s'il détecte que l'adresse n'existe pas sur la liste d'adresses globale, l'expéditeur recevra un message lui indiquant que le destinataire n'existe pas.

Pour résoudre ce problème, vous devez modifier le nom de domaine enregistré par défaut faisant autorité en relais interne. Dans ce cas, si votre expéditeur envoie un e-mail à un destinataire inexistant, Exchange Online sait qu'il doit transférer le message vers une « autre infrastructure de messagerie » au lieu d'envoyer un message d'erreur à l'expéditeur. Si vous avez enregistré plus d'un nom de domaine public pour votre organisation, vous devrez changer chaque paramètre de domaine de faisant autorité à relais interne séparément.

Comme nous l'avons mentionné précédemment, Exchange Online ne prend pas en charge la fonctionnalité de boîte aux lettres attrape-tout par défaut. Cela signifie que vous devrez utiliser la méthode que nous avons décrite pour vous. Il existe également d'autres méthodes, comme le code. Mais tout le monde ne connaît pas son langage de programmation, nous pensons donc qu'il est plus facile pour vous de vous en tenir aux choses les plus simples.

Y a-t-il un inconvénient à utiliser une boîte aux lettres fourre-tout ?

Il pourrait y avoir un risque ou deux à utiliser une boîte aux lettres fourre-tout sur Office 365. Le plus évident de ces risques est que cette boîte aux lettres peut permettre des attaques potentielles de phishing sur le système de messagerie et les comptes qui y sont attachés.

Par exemple, des sources externes peuvent cibler des noms de compte connus au sein d'une organisation et diriger des e-mails malveillants vers ces boîtes de réception. Étant donné que les e-mails seront automatiquement dirigés vers ces comptes plutôt que d'être supprimés, cela poserait un risque de sécurité important, entraînant l'envoi d'informations sensibles à l'extérieur de l'organisation à l'insu du propriétaire du compte.

Ne manquez plus vos e-mails

Nous ne saurions trop insister sur l'importance d'avoir une boîte aux lettres fourre-tout configurée pour votre organisation. Ces boîtes aux lettres sont les canots de sauvetage des adresses e-mail mal orthographiées ou mal tapées. Grâce à eux, vous pouvez dire adieu au manque d'e-mails importants en raison d'erreurs mineures commises sur les adresses e-mail enregistrées avec votre domaine.

Comme chaque canot de sauvetage qui peut chavirer d'un trou qui laisse entrer trop d'eau, les boîtes aux lettres fourre-tout peuvent également aller au sud des nombreux messages de spam qu'elles laissent entrer. Alors, réfléchissez à vos options et préparez-vous avant de décider de mettre en place une capture. toutes les boîtes aux lettres de votre organisation.