Comment organiser vos listes de tâches à l’aide d’éléments d’action

Les listes de tâches sont des outils essentiels pour une gestion efficace des tâches. Plus vous accomplissez de tâches sur une liste de tâches avant la date limite, plus vous êtes productif.

Les chefs de projet et leurs équipes ont souvent du mal à déterminer qui est responsable de quelle tâche et quand elle doit être terminée. Vous pouvez gagner du temps et augmenter la productivité en échappant à ce dilemme.

Dans cet article, vous apprendrez comment y parvenir en utilisant des éléments d'action dans vos listes de tâches.

Qu'est-ce qu'un élément d'action ?

L'élément d'action est une tâche de votre liste de tâches. Votre liste de tâches peut contenir plusieurs éléments d'action lorsque le projet est complexe. Chaque fois que vous terminez un élément d'action, vous vous rapprochez de l'achèvement du projet.

Les éléments d'action sont plus descriptifs qu'une tâche typique de votre liste de tâches. La conception d'un logo pour un client de commerce électronique est un exemple d'élément de liste de tâches typique. Cependant, les éléments d'action expliqueraient beaucoup plus que cela. Voici une liste d'éléments d'action liés au projet de conception de logo :

1. Organisez un appel de découverte de marque avec le client.
2. Réfléchissez à des idées de logo avec des designers.
3. Construisez un prototype pour le concept de logo un.

Si vous demandez les éléments d'action en utilisant les termes « quoi », « qui » ​​et « quand », vous devriez obtenir des réponses précises. Le terme « Qui » désigne la personne responsable de la réalisation du projet. De même, « Quoi » identifiera clairement les ressources nécessaires. « Quand » mentionne spécifiquement une date limite pour la tâche à accomplir.

Vous devrez peut-être envoyer un rapport d'avancement du projet à votre client pour tout projet important et complexe. Les éléments d'action vous aident à créer de tels rapports sans effort si vous conservez les données de suivi suivantes :

• Titre des éléments d'action
• Numéro de suivi ou identifiants
• Date de création
• Niveau de priorité des tâches
• Date d'achèvement estimée
• Nom du destinataire et du créateur de la tâche
• Description courte et longue

Toutes les applications de liste de tâches en ligne ou les outils mentionnés dans cet article vous aideront à suivre les éléments d'action. Suivez les stratégies mentionnées ci-dessous pour créer une meilleure liste de tâches comprenant des éléments d'action :

1. Commencez par un verbe

Souvent, les listes de tâches n'affichent que le nom de la tâche, comme « Présentation sur un blog de commerce électronique » ou « Infographie pour un blog technologique ». De telles descriptions courtes ne font qu'embrouiller les ressources.

Utilisez plutôt des formes verbales, telles que « Joe créera les diaporamas et Kelly les présentera au client » ou « Sam concevra les infographies et Jessy les téléchargera sur le blog ».

De tels éléments dans une liste de tâches rendent les tâches plus motivantes et exploitables. De plus, les collaborateurs trouveront vos tableaux de tâches ou rapports plus significatifs si vous utilisez des verbes au lieu de noms aléatoires pour décrire les tâches.

2. Clarifier en capturant les détails

Capturer et Clarifier sont les deux termes les plus importants du système GTD qui stimulent la productivité . Par conséquent, vous devez les inclure dans vos éléments d'action. Dans le même temps, vos actions doivent être claires et concises.

Par exemple, la conception de « Graphismes de médias sociaux » ne fournit pas un aperçu minimal de la tâche. Mais, si vous mentionnez « Promotion du client via des graphiques sur les réseaux sociaux pour Instagram », cela donne beaucoup de détails que votre graphiste peut utiliser pour commencer le travail.

OneNote est une puissante application de prise de notes que vous pouvez utiliser pour rédiger des notes d'action claires et courtes. Vous pouvez également utiliser une liste à puces pour diviser l'élément d'action en tâches plus petites. Vous pouvez également insérer des éléments comme un tableau, une image, un son, un lien vers un site Web, etc., pour laisser des suggestions à votre graphiste.

3. Simplifiez une tâche importante en éléments d'action

C'est mieux si vous écrivez des éléments d'action qui ne sont pas divisibles en tâches plus petites. Lorsque vous divisez une grande tâche en petits éléments d'action, vous rendez la tâche plus flexible. Plusieurs ressources de votre équipe peuvent prendre en charge une petite tâche et les terminer dans un court laps de temps.

Cet achèvement de tâches distribué vous permet d'effectuer rapidement une tâche importante ou complexe sans alourdir un membre de l'équipe. Supposons que vous souhaitiez présenter un projet de site Web de blog à votre client. Vos éléments d'action peuvent ressembler à ce qui suit :

1. Joe prépare une présentation vidéo.
2. Kelly crée une démo du site Web.
3. Sam planifie le pitch avec le client.
4. Jessy présente le pitch au client.

Notable est une application de prise de notes basée sur les démarques que vous pouvez utiliser pour créer et partager des listes d'éléments d'action. Il offre également des fonctionnalités de prise de notes et de collaboration sans effort, telles que le marquage des membres de l'équipe, la création de liens vers d'autres notes, l'importation de notes à partir d'autres applications, etc.

Télécharger : Notable pour Windows | Linux | macOS (gratuit)

4. Fixez une date d'échéance

Les termes tels que les dates d'échéance et les délais sont la force la plus efficace qui pousse quiconque vers l'achèvement des tâches. Par conséquent, chaque fois que vous ajoutez un élément d'action à la liste de tâches quotidienne de votre équipe, assurez-vous d'attribuer une date d'échéance pour cette tâche.

ClickUp est un outil complet de gestion de tâches et de projets qui implémente automatiquement le concept d'éléments d'action. Vous trouverez de nombreux modèles de gestion de projet professionnels dans cette application. En quelques clics, vous pouvez personnaliser n'importe lequel de ces modèles en fonction de votre projet.

5. Conservez les éléments d'action dans plusieurs listes

Les éléments d'action sont la forme la plus granulaire de tout projet. Séparez les éléments d'action en plusieurs listes sous un même projet.

Par exemple, un projet de développement de site Web nécessite différentes compétences telles que le développement Web, la conception graphique, les animations, l'écriture créative et l'hébergement de serveurs. Ainsi, vous pouvez créer cinq listes distinctes d'éléments d'action en fonction des compétences requises.

TickTick est une application de prise de notes en ligne que vous pouvez utiliser pour décrire vos éléments d'action pour un projet dans plusieurs listes. L'application prend en charge les créations de sous-tâches illimitées. Par conséquent, il vous est plus facile de créer une hiérarchie de tâches sous un même projet.

6. Revue quotidienne ou hebdomadaire

Pour vous assurer que les éléments d'action servent à l'objectif d'un traitement efficace et rapide des tâches, vous devez passer en revue les listes de tâches. Selon la durée du projet, vous pouvez suivre des revues quotidiennes ou hebdomadaires.

Le processus de révision vous aidera à perfectionner la liste de tâches en incorporant les commentaires et les commentaires des membres de l'équipe, des collaborateurs et des clients.

Todoist est un outil de gestion de liste de tâches idéal avec des vues intelligentes telles que des tableaux et des tâches. Cela aide particulièrement à passer en revue tous les éléments d'action d'un même projet. Vous pouvez facilement modifier les éléments d'action si nécessaire.

Tirez le meilleur parti de vos listes de tâches

Vous pouvez créer des listes de tâches plus exploitables si vous mettez en œuvre les stratégies ci-dessus lors de la création d'éléments d'action de liste de tâches. Chaque fois que vous attribuez de telles tâches aux membres de votre équipe, ils peuvent facilement comprendre la tâche, la date limite et l'objectif.

De plus, les éléments d'action vous aident à diviser un projet volumineux et complexe en tâches plus petites et plus faciles à gérer. Il vous permet de faire avancer les choses sans effort.