Comment se passer du papier avec des outils en ligne dans les bureaux et les maisons
La dépendance excessive au papier dans les bureaux nuit à l'environnement. En dehors de cela, la sécurisation des documents bureautiques sensibles peut être un problème. En conséquence, les fichiers critiques pourraient être exposés à n'importe qui, y compris à un visiteur aléatoire.
En éliminant le papier du bureau, vous pouvez éviter tous ces risques. Voici quelques applications en ligne et astuces que vous pouvez utiliser pour rendre votre bureau plus sans papier.
1. Outils de gestion des visiteurs
Passez d'un journal de bord papier à un système de gestion des visiteurs en ligne. Des outils de gestion des visiteurs innovants et robustes peuvent administrer l'ensemble du processus de gestion des visiteurs du bureau.
Lobbytrack vous permet de suivre tous les visiteurs tout en prenant des photos et en imprimant des badges en même temps. Il est également livré avec des fonctionnalités telles que la notification des hôtes, la gestion des évacuations d'urgence et l'alerte du personnel de sécurité.
Proxyclick est une solution basée sur le cloud qui vous aide à contrôler le flux de personnes. L'outil est personnalisable et suit une approche intégrée pour maintenir l'efficacité des réceptions et la sécurité des données sensibles.
2. Applications de comptabilité
La gestion de la comptabilité de votre bureau sur papier peut être mouvementée, chronophage et déroutante. Avec l'aide d'applications de comptabilité, vous pouvez rendre le processus sans papier, rapide et sans effort.
Sage Comptabilité est une application de comptabilité que vous pouvez utiliser même sans aucune expérience en comptabilité. Une fois que vous l'avez connecté à votre compte bancaire, le flux des transactions devient transparent. Vous pouvez suivre les ventes, les achats et les flux de trésorerie grâce à la fonction de rapport facile.
QuickBooks est un autre outil de comptabilité en ligne qui vous permet de gérer l'auto-évaluation de la TVA, des taxes et de la paie des employés. QuickBooks POS est une édition étendue qui permet aux propriétaires de petites entreprises de gérer des comptoirs de vente au détail sans papier.
3. Applications de gestion de projet
Si vous prévoyez d'utiliser des papiers pendant une phase de gestion de projet, cela pourrait facilement vous coûter très cher. Pour garder tous les membres de l'équipe sur la même page, vous devrez imprimer plusieurs copies du même fichier. Cependant, vous pouvez éviter de telles dépenses et devenir respectueux de l'environnement en utilisant des outils de gestion de tâches ou de projets.
Outil de gestion de projet Asana possède une interface utilisateur intuitive que tout le monde peut utiliser pour attribuer et suivre des tâches. L'application vous aide à partager des fichiers en temps réel, à commenter des tâches et à générer des rapports numériques.
ClickUp est un autre outil de gestion de projet qui vous permet d'intégrer de nombreuses applications tierces. Il offre également une vue de la charge de travail qui vous aide à suivre la charge de travail de chaque ressource.
4. Outils de liste de tâches
Vous gaspillez encore des post-it pour écrire vos tâches ? Vous devriez vous en débarrasser et opter pour des applications de liste de tâches.
Todoist vous permet de lister toutes les tâches de manière organisée. Il vous permet également d'ajouter des sections et des sous-tâches pour catégoriser vos tâches. Vous pouvez également ajouter des niveaux de priorité et des balises préférées dans cette application.
Any.do vous permet d'accéder à votre liste de tâches de n'importe où sur n'importe quel appareil. Il vous rappellera également d'effectuer des tâches importantes à l'heure indiquée.
5. Applications de prise de notes
Une fois que vous avez rendu le processus de prise de notes sans papier, vous pouvez économiser le coût des blocs-notes et des stylos. De plus, vous n'avez pas à passer du temps à chercher le bloc-notes dans un bureau encombré avant une réunion.
Avec une application de prise de notes comme Evernote , vous pouvez garder toutes les informations cruciales accessibles sur tous les appareils, grâce à sa fonction de synchronisation en ligne. Vous pouvez également personnaliser la mise en forme des notes et y ajouter des images, des fichiers audio et des documents selon votre choix.
Simplenote vous permet d'ajouter, d'afficher, de modifier et de publier des notes au format Markdown. Vous et votre équipe pouvez partager n'importe quelles notes dans un groupe pour un travail et une idéation collaboratifs.
6. Outils de numérisation de documents
Si vous avez décidé de vous passer du papier, faire des copies numérisées de vos documents papier existants devrait faire partie de votre stratégie.
Utilisez Adobe Scan sur votre smartphone pour convertir un document papier en fichier PDF. L'application vous aide également à gérer les dimensions des fichiers en plus d'offrir des fonctionnalités telles que le recadrage, la rotation, l'annotation, la signature et la modification des couleurs.
ABBYY FineReader PDF est un scanner de documents avancé qui prend en charge plus de 190 langues et les enregistre dans 12 formats de fichiers différents. En plus de numériser du texte imprimé et manuscrit, il vous permet d'ajouter des commentaires et des signatures.
7. Partage de fichiers et applications de sécurité
Fini le temps où vous deviez faire des copies imprimées de votre rapport et les distribuer aux destinataires. À l'aide des applications de partage de fichiers en ligne, vous pouvez stocker les fichiers dans le cloud et partager l'accès avec les destinataires éligibles uniquement.
Box vous permet d'enregistrer et de partager des fichiers et des documents dans le cloud, en respectant les politiques de conformité du secteur et de confidentialité des données. Il rend la collaboration entre les membres de l'équipe transparente.
Vous pouvez également utiliser Google Drive pour stocker en toute sécurité des fichiers Office et les partager avec uniquement les destinataires prévus. De plus, l'outil vous permet d'organiser les fichiers en utilisant différents dossiers.
8. Applications de calendrier
Les applications de calendrier sont devenues une partie indissociable de la vie professionnelle. Toutes sortes d'entreprises peuvent bénéficier de l'utilisation d'une application de calendrier au lieu de noter les rendez-vous dans un agenda papier.
Calendly est une application de prise de rendez-vous en ligne où vous pouvez planifier vos réunions de manière professionnelle et efficace. Vous pouvez automatiser le processus de rappel et de suivi avec cette application.
Google Calendar est un calendrier en ligne populaire où vous pouvez colorer les entrées du calendrier pour organiser les événements du calendrier. Son outil de suggestion aide à remplir automatiquement les entrées pour vous faire gagner du temps. Vous pouvez facilement modifier le calendrier de n'importe quelle réunion en ligne dans ce calendrier en ligne.
9. Accords numériques et outils de signature électronique
Il est maintenant temps d'abandonner les documents juridiques imprimés. Passez au monde des accords numériques et des signatures électroniques pour économiser du papier et améliorer l'efficacité du travail de votre équipe.
Proposify est une plate-forme en ligne qui vous permet de créer, suivre, envoyer et signer électroniquement toutes sortes de contrats, propositions et accords. Vous pouvez utiliser des modèles de proposition prédéfinis à partir de la bibliothèque de contenu de cette application.
PandaDoc vous permet de rationaliser la gestion de vos accords en créant, en modifiant et en signant facilement des documents. Il propose des services tels que des propositions, des devis, des contrats et des formulaires, le tout au format numérique sans aucun papier.
10. Applications de télécopie en ligne
Même si vous prévoyez de supprimer tous les fax, cela peut ne pas être possible si les clients insistent pour les utiliser. Pourtant, les applications de fax en ligne peuvent vous aider à retirer le papier du fax. Ces applications redirigeront les fax vers l'ordinateur, le smartphone ou tout autre appareil de votre choix. Ainsi, vous pouvez également automatiser le fax et économiser des milliers de feuilles de papier chaque année.
RingCentral est un logiciel de fax en ligne qui vous permet de gérer les fax entrants et sortants en ligne tout en offrant des économies considérables. Vous pouvez également utiliser HelloSign pour envoyer et recevoir des fax tout en préservant la confidentialité et la sécurité.
Passez au vert en remplaçant les papiers par des outils en ligne
Vous pouvez maintenant dessiner une image claire dans votre esprit pour planifier la dématérialisation au bureau ou à la maison, où que vous travailliez. Il ne faut pas longtemps pour mettre en œuvre une politique de travail sans papier lorsque les applications en ligne ci-dessus sont à votre service.
Se débarrasser du papier est l'un des nombreux moyens de désencombrer l'espace de travail et d'augmenter la productivité.