5 astuces Microsoft Word qui ont révolutionné mon flux de travail
Microsoft Word est une partie importante de la plupart de nos vies professionnelles quotidiennes, mais cela ne signifie pas que nous l'utilisons toujours pour tout ce qu'il vaut. Au fil du temps, Microsoft a ajouté de nouvelles fonctionnalités qui rendent Word plus robuste, mais vous n'avez pas toujours un aperçu des nouvelles fonctionnalités ou même de ces outils cachés utiles.
Pour améliorer votre flux de travail lorsque vous utilisez Microsoft Word, voici cinq astuces qui ont considérablement amélioré mon temps avec l'application. Au fil des ans, ceux-ci m'ont fait gagner du temps, réduit le risque d'erreurs et amélioré mon efficacité dans l'utilisation de Word.
Suivre uniquement vos modifications
Si vous collaborez avec d'autres personnes sur vos documents Word, vous connaissez peut-être le suivi des modifications. Cette fonctionnalité pratique vous permet de voir facilement les ajouts ou les modifications apportées par tout le monde au document.
Avec une mise à jour de Word fin 2021 , Microsoft a ajouté la possibilité de suivre uniquement vos modifications. Pour les moments où vous n'avez pas besoin que tout le monde garde une trace des leurs et que vous voulez juste voir les vôtres, c'est une fonctionnalité intéressante.
Étape 1 : Ouvrez votre document Word et accédez à l'onglet Révision .
Étape 2 : Cliquez sur la flèche déroulante Suivi .
Étape 3 : Ensuite, cliquez sur la flèche Suivi des modifications et sélectionnez Juste à moi .
Vous pouvez ensuite apporter des modifications à votre document, ajouter des commentaires et accepter les modifications que vous apportez vous-même sans que vos collaborateurs ne soient impliqués.
Tirez davantage parti du presse-papiers
Le Presse-papiers Office est une fonctionnalité que vous pouvez utiliser dans d'autres applications Office comme Excel et Outlook en plus de Word. Avec lui, tout ce que vous copiez reste dans le presse-papiers jusqu'à ce que vous copiez autre chose.
Ce qui fait du presse-papiers un outil si utile, c'est que vous pouvez réutiliser jusqu'à 24 éléments dans son historique. Cela comprend du texte ainsi que des images. De plus, cela fonctionne que vous utilisiez Édition > Copier , un clic droit et Copier , ou le raccourci clavier Ctrl + C .
Pour afficher le presse-papiers, accédez à l'onglet Accueil et cliquez sur le lanceur de boîte de dialogue Presse-papiers. Il s'agit de la petite flèche dans le coin inférieur droit de la section Presse-papiers du ruban.
Vous verrez le volet Office Presse-papiers ouvert sur le côté gauche avec une liste des éléments que vous avez copiés. Sélectionnez un élément pour le coller dans votre document. Vous pouvez également cliquer sur la flèche à droite d'un élément et sélectionner Coller ou, pour le supprimer, sélectionner Supprimer .
En haut du volet des tâches, vous verrez des actions supplémentaires pour tout coller ou tout effacer , les deux étant pratiques.
C'est un véritable gain de temps si vous utilisez souvent des actions de copier-coller dans vos documents Word.
Insérer du texte aléatoire pour les espaces réservés
Si vous avez déjà dû passer du temps à créer un document sans le texte, vous apprécierez cette prochaine astuce pour Microsoft Word. Vous pouvez taper une simple ligne et Word insérera du texte aléatoire pour vous. C'est idéal pour les espaces réservés jusqu'à ce que vous ayez le texte dont vous avez besoin.
Il existe deux façons d'ajouter ce texte à votre document.
Méthode 1 : Pour un texte aléatoire, où P est le nombre de paragraphes et S est le nombre de phrases que vous voulez, tapez ce qui suit :
=RAND(P,S)
Par exemple, =RAND(2,3) vous donne deux paragraphes de trois phrases chacun.
Méthode 2 : Pour lorem ipsum (texte d'espace réservé commun), tapez la commande ci-dessous. Comme RAND, utilisez des nombres pour le nombre de paragraphes (P) et de phrases (S) que vous souhaitez insérer.
=LOREM(P,S)
Ainsi, =LOREM(4,2) vous fournit quatre paragraphes contenant deux phrases chacun.
Immédiatement après avoir tapé la commande, le texte apparaîtra dans votre document, prêt à être utilisé comme espace réservé dans votre modèle ou document Word .
Enregistrez et réutilisez du texte, des images, etc.
Chaque fois que vous pouvez réutiliser quelque chose lors de la création d'un document, comme le presse-papiers ci-dessus, c'est une fonctionnalité bienvenue.
Microsoft Word propose des parties rapides et une insertion automatique qui fonctionnent de manière similaire, vous permettant d'enregistrer et de réutiliser du texte, des images, des tableaux, des signatures et d'autres éléments. Si vous vous retrouvez à taper ou à insérer la même chose encore et encore, ces outils sont faits pour vous.
Étape 1 : Sélectionnez le texte, l'image ou tout autre élément que vous souhaitez enregistrer.
Étape 2 : Accédez à l'onglet Insertion et cliquez sur la flèche déroulante Quick Parts .
- Pour l'enregistrer en tant que composant rapide, sélectionnez Enregistrer la sélection dans la galerie de composants rapides .
- Pour l'enregistrer en tant qu'insertion automatique, accédez à Insertion automatique et sélectionnez Enregistrer la sélection dans la galerie d'insertions automatiques .
Étape 3 : Dans la fenêtre contextuelle qui apparaît, vous pouvez lui donner un nom significatif, choisir la galerie dans laquelle l'enregistrer, ajouter une catégorie et remplir tout autre détail à votre guise.
Étape 4 : Cliquez sur OK pour enregistrer votre entrée.
Lorsque vous êtes prêt à utiliser votre sélection enregistrée, placez votre curseur dans le document où vous le souhaitez. Revenez à l'onglet Insertion , cliquez sur la flèche de la liste déroulante Quick Parts et choisissez l'élément. Il apparaît ensuite dans votre document à l'endroit que vous avez spécifié avec votre curseur.
Les principales différences entre les parties rapides et l'insertion automatique sont que l'insertion automatique fait partie de la fonction de parties rapides et qu'elles ont chacune leur propre galerie pour les éléments enregistrés.
Quelle que soit celle que vous décidiez d'utiliser, ou peut-être les deux, vous apprécierez cette façon géniale de gagner du temps et de réduire les erreurs de retapage ou de lecture du même contenu.
Capturer et insérer des captures d'écran
Une autre astuce de productivité pour Word qui mérite d'être mentionnée est l'outil de capture d'écran. Avec lui, vous pouvez rapidement et presque sans effort insérer une capture d'écran dans votre document. Vous pouvez choisir une autre fenêtre ouverte sur votre bureau ou insérer une capture d'écran de quelque chose que vous capturez manuellement.
Pour utiliser l'outil, accédez à l'onglet Insertion et cliquez sur la flèche déroulante Capture d'écran.
En haut de la boîte, vous verrez les autres fenêtres ouvertes. Sélectionnez-en une pour l'insérer dans votre document, puis formatez-la ou modifiez-la comme n'importe quelle autre image dans Word.
Alternativement, vous pouvez capturer une partie spécifique de votre écran ou une autre fenêtre. Sélectionnez Capture d'écran . Vous verrez votre curseur se transformer en réticule. Faites glisser pour capturer la partie souhaitée et relâchez lorsque vous avez terminé. Le clip apparaîtra automatiquement dans votre document sous la forme d'une image statique.
Lorsque vous avez besoin de captures d'écran de votre ordinateur , vous pouvez éliminer le besoin d'ouvrir un outil de capture d'écran, capturer ce dont vous avez besoin, le redimensionner et l'enregistrer, puis revenir au document pour l'insérer. Utilisez simplement l'outil de capture d'écran intégré de Word.