Évitez ces 6 erreurs pour une meilleure communication par e-mail et texte

Il est si facile de communiquer par SMS ou par e-mail, mais il y a des pièges dont vous devez être conscient. Puisque tout ce que le destinataire doit continuer, ce sont vos mots, le moins que vous puissiez faire est d'éviter d'utiliser les erreurs de textos courantes que beaucoup de gens trouvent ennuyeuses, voire offensantes.

Étant donné que votre vie personnelle et professionnelle dépend en grande partie d'une communication efficace, le tact vous sera bénéfique à bien des égards. Voici six habitudes à éviter lors de l'envoi d'un message textuel. Certains de ces principes peuvent même s'appliquer à vos interactions personnelles.

1. Utiliser trop d'émojis

Les émojis sont amusants à explorer et très pratiques pour exprimer rapidement un sentiment ou une réaction. Il y a cependant une limite à la fréquence à laquelle vous devez les utiliser. Soyez particulièrement prudent dans un cadre professionnel, car aller bien au-delà des visages souriants peut vous faire paraître immature.

Mais soyons plus précis. Lorsque vous parlez à des collègues, tenez-vous-en à quelques émojis simples et utilisez-les avec parcimonie.

Lorsque vous vous adressez à un client, n'utilisez qu'un seul smiley par message et uniquement si vous avez besoin de donner au texte une sensation légèrement plus chaleureuse. Les emojis, lorsqu'ils sont appliqués correctement, peuvent vraiment inspirer la convivialité.

Traitez vos connaissances avec autant d'attention. Jusqu'à ce que vous les connaissiez suffisamment bien, il est préférable de réduire au minimum les émojis.

Si vous envoyez un SMS à un ami, par contre, il y a moins de pression. Résoudre les messages d'image de chacun pourrait même être amusant, mais pas tout le temps.

Apprenez à connaître tous les emojis populaires et leurs définitions . Ensuite, vous pouvez créer un jeu de textos pour votre groupe d'amis en utilisant uniquement des émojis. C'est la seule surutilisation appropriée des emojis.

2. Écrire en majuscules

Voici une autre mauvaise habitude que prennent les textos. L'apparence même des CAPITAL LETTERS suggère de crier, donc lire un e-mail en majuscules est pour le moins choquant. N'abusez jamais des majuscules, en particulier dans un contexte professionnel.

S'assurer que votre message est calme et clair envoie un bien meilleur signal. Cela montre que vous vous souciez de l'expérience de lecture du destinataire et cela l'encourage à répondre de la même manière respectueuse.

Mais nous avons aussi des tendances comme l'alternance des casquettes. Bien que ce modèle ait un but spécifique (exprimer le sarcasme), il est très difficile pour les yeux, alors évitez autant que possible de l'utiliser ou quelque chose de similaire. En fait, un seul emoji serait un bien meilleur choix.

3. Utilisation d'expressions ennuyeuses

Les mots peuvent vraiment trancher dans le mauvais sens lorsque vous vous y attendez le moins. Et quand beaucoup de gens conviennent que des phrases spécifiques sont offensantes, c'est une bonne idée d'arrêter de les utiliser. Si vous êtes un manager ou quelqu'un dans une position très sociale, la dernière chose que vous voulez est de repousser les gens.

Évitez d'utiliser des expressions comme celles de la vidéo ci-dessus ou de la liste ci-dessous. Ils peuvent sembler innocents, mais ils peuvent apparaître comme dégradants, passifs-agressifs et carrément ennuyeux:

• "Avec tout mon respect…"
• "À mon avis…"
• "Vous y arriverez…"
• "Tu peux faire mieux que ça…"
• «C'est du bon sens…»
• "C'est ce que c'est…"

La liste s'allonge encore et encore, il vaut donc peut-être la peine d'approfondir la question des phrases ennuyeuses à l'aide de sources comme Reader's Digest . De cette façon, la rédaction de textes et d'e-mails appropriés sera plus facile et plus rapide.

Mais éviter d'offenser se résume également au principe de base de la réflexion avant de parler, qui s'applique autant aux interactions écrites qu'à toute autre chose. L'écriture vous donne plus de temps et d'espace pour réfléchir, alors profitez-en pour prendre soin de la façon dont vous vous exprimez.

4. Envoi de trop de messages

Un autre aspect d'une bonne communication est de trouver les bonnes limites. Ne vous attendez pas à une réponse immédiate, par exemple. Et n'en exigez pas non plus.

Si vous êtes pressé, dites-le aussi poliment que possible. S'il n'y a pas de réponse dans les 24 heures, envoyez un suivi diplomatique ou passez à autre chose.

La messagerie agressive est un grand non-non dans les interactions professionnelles, que ce soit avec des collègues ou des clients. Vous pourriez dire que des incitations à l'action claires sont essentielles pour les campagnes marketing, mais cela ne signifie pas que vous devez en remplir vos newsletters.

En fin de compte, rappelez-vous que les gens ont des vies et des pressions qui leur sont propres, alors soyez respectueux et patient lorsque vous écrivez votre texte ou votre courrier électronique à quelqu'un.

5. Envoi de messages au mauvais moment

Le timing compte aussi comme du tact. Comme je l'ai déjà mentionné, vous pouvez faire le suivi d'un e-mail précédent, mais ne submergez pas le destinataire de plusieurs nouveaux messages dans un court laps de temps.

Peu importe votre politesse, c'est une démonstration d'impatience qui les découragera. Si vous dirigez une entreprise, vous pouvez perdre des clients de cette façon.

De plus, si vous communiquez avec des personnes par SMS ou WhatsApp, méfiez-vous de l'heure à laquelle vous envoyez vos messages. Vous pourriez être réveillé à six heures du matin, mais tout le monde ne l'est pas.

Fixez-vous des délais appropriés pour l'envoi de SMS, en particulier avec les personnes liées au travail. Après tout, les déranger tard dans la nuit pourrait les amener à désactiver les notifications et à manquer les messages importants ultérieurs. La maîtrise de soi est vitale pour de bonnes compétences sociales.

Vous pouvez également tirer le meilleur parti des solutions modernes en apprenant à planifier des textes avec Google Messages . Outlook et Gmail vous permettent de faire la même chose avec les e-mails. Beaucoup de ces méthodes intelligentes peuvent mettre rapidement de l'ordre dans vos communications.

6. Mauvaise structuration de vos messages

Parallèlement au contenu d'un message, vous devez également faire attention à la façon dont vous le composez. Une erreur majeure lors de l'écriture de quoi que ce soit est de le transformer en un bloc de texte. Premièrement, cela dissuade les lecteurs à vue. Deuxièmement, il est facile de rater des détails clés dans tous ces mots.

Assurez-vous de décomposer vos messages, en particulier les plus longs, en petits morceaux plus faciles à absorber. Mieux encore, utilisez des puces ou une police en gras pour mettre en évidence les informations importantes.

En général, cependant, essayez d'être bref. Un e-mail sans fin n'est pas attrayant. Vous pouvez également le diviser en messages intéressants distincts, mais ne les envoyez pas tous en même temps. À des fins professionnelles, soyez intelligent et planifiez vos communications à l'avance pour obtenir les meilleurs résultats.

Cependant, encore une fois, il y a une limite à la taille de vos messages. Lorsque vous envoyez des SMS, par exemple, évitez le style Shatner, qui consiste à utiliser plusieurs textes pour composer une seule phrase.

C'est un exemple extrême, mais une tendance courante, néanmoins. Et, à moins que vous ne vouliez que les gens redoutent vos messages, essayez de les rendre aussi faciles à recevoir et à lire que possible.

Réfléchissez et faites des recherches avant de rédiger votre prochain message

Les gens ne peuvent pas voir votre visage ou votre langage corporel lorsqu'ils lisent vos messages, alors suivez ces conseils pour présenter ces textes sous leur meilleure forme possible. De cette façon, vous pouvez éviter de confondre ou même d'insulter quelqu'un par erreur.

Tous les détails comptent, des expressions que vous utilisez à la structure du texte. Se soucier de la façon dont un e-mail ou un SMS est diffusé crée de bonnes relations, que ce soit avec des amis, des collègues ou des clients. Mais une bonne communication écrite n'est qu'un outil pour améliorer vos compétences en matière de courrier électronique.