8 conseils de formatage pour des tableaux parfaits dans Microsoft Word
Sur Microsoft Word, les tableaux sont des outils de mise en forme essentiels. Microsoft Office a facilité la création et la mise en forme de tableaux de base dans Microsoft Word pour Office 365, Word 2019, Word 2016 et Word 2013.
Nous n'avons pas couvert les tables autant que nous l'aurions souhaité. Il est temps de corriger cela, car le nombre de personnes qui posent des questions sur la façon de formater correctement les tableaux s'accumule. Peut-être que ces huit conseils de table peuvent être un apéritif. Vous ne pouvez tout simplement pas créer de beaux documents Microsoft Word en coupant les coins ronds sur les tableaux. Voici comment mettre en forme des tableaux dans Word.
Soit dit en passant, il est possible d' obtenir une copie gratuite de Microsoft Word , si vous en avez besoin.
1. Comment faire un tableau dans Microsoft Word
L'utilisation des tableaux, et même leur modification à la volée en fonction des données, est devenue beaucoup plus facile dans les nouvelles versions de Word telles que Microsoft Word 2019 et Office 365. Les fonctionnalités intuitives de formatage des tableaux de Microsoft Word vous permettent de contrôler plus finement (et plus rapidement) comment une table regarde. Mais dirigez-vous d'abord vers le ruban> insérer> tableau> insérer un tableau pour créer votre premier tableau.
Il vous offre cinq options pour créer votre première table.
Le moyen le plus rapide de commencer est avec Quick Tables . Les conceptions intégrées vous évitent le manque de compétences en conception. Vous pouvez modifier les conceptions en ajoutant vos propres lignes et colonnes ou en supprimant celles dont vous n'avez pas besoin.
Un autre moyen rapide de créer un tableau dans Word est la fonctionnalité Insérer un contrôle . Vous pouvez créer une nouvelle colonne ou ligne en un seul clic. Passez la souris sur une table. Une barre apparaît juste à l'extérieur de votre tableau entre deux colonnes ou lignes existantes. Cliquez dessus lorsqu'il apparaît et une nouvelle colonne ou ligne sera insérée à cette position.
Lorsque vous souhaitez déplacer ou ordonner une ligne, utilisez la combinaison Alt+Maj+Flèche haut et Alt+Maj+Flèche bas pour ordonner la ligne vers le haut ou vers le bas. Déplacez les lignes contiguës en les sélectionnant toutes en premier.
Comment utiliser les propriétés du tableau pour positionner votre tableau sur la page
Si vos tableaux se chevauchent dans Word ou si vous souhaitez les empêcher de se superposer à votre texte, vous devez apprendre à positionner vos tableaux sur la page à l'aide de la fonctionnalité Propriétés du tableau.
Cliquez avec le bouton droit sur la table et sélectionnez Propriétés de la table dans le menu contextuel. La boîte de dialogue Propriétés de la table permet un contrôle précis des données et de leur affichage. Contrôlez la taille, l'alignement et l'indentation du tableau.
Par défaut, Word aligne un tableau sur la gauche. Si vous souhaitez centrer un tableau sur la page, sélectionnez l'onglet Tableau . Cliquez sur Alignement > Centrer .
Le retrait à partir de la figure de gauche contrôle la distance du tableau par rapport à la marge de gauche.
Positionnez la table en fonction du texte qui l'entoure pour un aspect visuellement esthétique. Enveloppez le texte autour des tableaux en le faisant glisser par la poignée. L'habillage du texte passe automatiquement de Aucun à Autour . Dans la boîte de dialogue Positionnement du tableau , vous pouvez définir la Distance par rapport au texte environnant pour chaque côté du tableau.
Sélectionnez Déplacer avec le texte si le texte est directement lié aux données du tableau. Le tableau est aligné verticalement sur le paragraphe associé qui l'entoure. Si les données du tableau s'appliquent à l'ensemble du document, vous pouvez laisser l'option décochée.
Vous pouvez également contrôler les tableaux avec les raccourcis clavier de Microsoft Word .
2. Utilisez la règle
Si vous cherchez un moyen simple de rendre les tableaux attrayants dans Word, le dimensionnement des tableaux et leur positionnement précis est un art en soi. Si vous avez besoin de mesures précises pour dimensionner vos lignes et vos colonnes, utilisez la règle .
Passez la souris sur une bordure. Lorsque le pointeur à double flèche apparaît, cliquez sur la bordure et maintenez la touche ALT enfoncée. Déplacez les lignes et les colonnes en fonction de vos mesures.
3. Convertir du texte en tableau (et vice versa)
Les données tabulaires donnent des informations dans leur structure. Cela aurait été frustrant si Word n'avait pas quelque chose pour gérer les données non tabulaires. Vous pouvez convertir des données en tableaux instantanément à partir de la commande Insérer un tableau.
Sélectionnez le texte. Allez dans Ruban > Insérer > Tableau > Insérer un tableau .
Microsoft Word détermine le nombre requis de lignes et de colonnes en tenant compte des séparateurs de texte, puis ajuste automatiquement le contenu. La boîte de dialogue Convertir le texte en tableau vous permet de mieux contrôler si l'opération précédente ne fonctionne pas correctement. Vous pouvez également choisir comment adapter le contenu du tableau à la page.
Vous pouvez spécifier comment Microsoft Word doit séparer les données en lignes et colonnes. Paragraphe, tabulations, virgules ou tout autre caractère de délimitation. Cela vous permet d'importer facilement des données non tabulaires à partir de fichiers CSV ou de fichiers TXT simples et de les convertir en tableaux formatés. N'oubliez pas que vous pouvez également importer des données de Microsoft Word dans une feuille de calcul Excel.
Convertir un tableau en texte
Concevez le processus inverse si quelqu'un vous demande de lui envoyer des fichiers avec des valeurs séparées par des virgules ou tout autre délimiteur. Sélectionnez l'ensemble du tableau en cliquant sur la poignée « déplacer » au-dessus du tableau.
Accédez à Ruban > Outils de tableau > Disposition > Dans le groupe de données , cliquez sur Convertir en texte .
Un texte simple peut être ennuyeux. Lorsque vous en avez l'occasion, convertissez votre table de données en un graphique plus visuel à la place avec l'une des fonctionnalités sous – utilisées de Microsoft Word .
4. Numéros de colonne à remplissage automatique
Microsoft Excel facilite le remplissage automatique d'une séquence de nombres. Microsoft Word ne le fait pas et vous devrez peut-être recourir à un travail manuel. Il existe un moyen plus simple.
Créez une nouvelle colonne pour les numéros de série si elle n'existe pas. Sélectionnez cette colonne en positionnant la souris sur la colonne.
Une fois la colonne sélectionnée, accédez à Accueil > Paragraphe > Cliquez sur le bouton Numérotation pour insérer une liste numérotée.
Une séquence de numéros est insérée automatiquement dans la colonne.
5. Gelez ces tables !
Les tableaux Microsoft Word changent de dimension pour s'adapter aux nouvelles données. Il peut arriver que vous ne souhaitiez pas du tout que la taille du tableau change, même lorsque de nouvelles données sont insérées. C'est-à-« geler » la taille des cellules.
La première étape consiste à spécifier une taille fixe pour les cellules. Accédez à Propriétés de la table > Ligne > Saisissez une valeur dans la zone Spécifier la hauteur . Pour la hauteur de ligne, sélectionnez Exactement dans la liste déroulante.
Maintenant, sélectionnez l'onglet Tableau > cliquez sur le bouton Options > décochez la case Redimensionner automatiquement pour ajuster le contenu .
Cliquez deux fois sur OK pour quitter la boîte de dialogue Propriétés de la table.
Cela résout également le problème de l'insertion d'une image dans une cellule sans que la cellule ne s'étende pour accueillir l'image. Si l'image est plus grande que l'espace disponible dans la cellule, elle est recadrée pour tenir dans la cellule.
6. Changer les lignes en colonnes dans un tableau
Il y a des situations où vous devez changer des lignes en colonnes et des colonnes en lignes. Un scénario possible est celui où le nombre de colonnes dépasse la marge de la page. Le basculement des colonnes en lignes et vice-versa est appelé transposition .
La mauvaise nouvelle est que Word n'a pas encore de méthode intégrée pour gérer cela. Microsoft vous suggère de copier-coller votre tableau dans Microsoft Excel et d'utiliser sa commande Transposer . Le tableau transposé peut maintenant être copié-collé dans Microsoft Word.
Les données montrent à quel point c'est facile dans Excel avec ce court tutoriel sur la conversion de lignes en colonnes . Aussi, prenez l'aide de la page de support de Microsoft si vous rencontrez un problème avec la commande Transpose.
7. Collez des tableaux Excel parfaits dans Gmail
Vous trouverez une utilité à cette solution de contournement simple. Par défaut, Gmail ne conserve pas le format de feuille de calcul lorsque vous collez à partir de Microsoft Excel. Pour envoyer des données tabulaires par courrier électronique sans les envoyer sous forme de pièce jointe distincte, utilisez Microsoft Word comme pont.
Sélectionnez et copiez-collez le tableau Microsoft Excel dans un document Microsoft Word avec la mise en forme source. Maintenant, copiez-collez de Microsoft Word vers Gmail. Comme vous pouvez le voir sur la capture d'écran, le problème est résolu. Vous devrez peut-être modifier légèrement les tableaux plus fortement formatés, mais la plupart du formatage est conservé.
8. Réutilisez vos tables pour gagner du temps
Vous pouvez gagner beaucoup de temps en réutilisant les tableaux dans vos documents Microsoft Word professionnels. Enregistrez les formats de tableau vides et insérez de nouvelles données si nécessaire. Avec cette sauvegarde rapide, vous n'aurez pas à recréer la mise en page à partir de zéro pour les nouvelles données.
Sélectionnez un tableau. Accédez à Ruban > Insertion > Groupe Texte > cliquez sur Pièces rapides > Enregistrer la sélection dans la galerie de pièces rapides .
Après avoir enregistré une sélection dans la galerie de composants rapides , vous pouvez réutiliser la sélection en cliquant sur Composants rapides et en choisissant la sélection dans la galerie.
Utilisez l' organisateur de blocs de construction pour prévisualiser n'importe quel tableau que vous avez créé. Vous pouvez également modifier les propriétés et supprimer les tables à partir d'ici.
Les tableaux Microsoft Word vous perturbent-ils ?
Ces conseils ne suffisent pas à couvrir l'étendue de la mise en forme des tableaux dans Word. Je n'ai pas parlé du rôle de l'onglet Conception dans la création de tableaux accrocheurs. C'est un sujet en soi. Mais c'est l'un des domaines les moins confus grâce à l'aide visuelle de cet onglet.
Travailler avec des tableaux dans Word peut être extrêmement gratifiant. Alors que les tableaux sont un domaine commun entre Microsoft Word et Excel, Microsoft Excel est davantage destiné à la gestion efficace des données tabulaires. Néanmoins, apprendre à bien formater les tableaux dans les deux applications est une compétence essentielle de Microsoft Office. Utilisez-les à chaque occasion.