Transformez Outlook en un outil de gestion de projet avec l’intégration OneNote

De toutes les applications Office, OneNote a l'intégration la plus étroite avec Outlook. En effet, les deux applications partagent des objectifs et des opérations similaires. Cela peut ne pas sembler évident, mais vous pouvez réellement utiliser OneNote en tant que gestionnaire de tâches avec les outils de calendrier et de liste de tâches d'Outlook.

En ajoutant OneNote à Outlook de cette manière, vous vous assurez que vos tâches et vos messages restent organisés dans un bloc-notes. Et les fonctionnalités de collaboration de OneNote facilitent le partage de ces informations avec votre équipe.

Nous vous montrerons comment utiliser l'intégration OneNote et Outlook pour mieux gérer la complexité de plusieurs projets.

Où les tâches Outlook échouent

Que vous gardiez une trace des actions ou des projets imminents, vous pouvez utiliser les tâches Outlook pour gérer les listes de tâches et suivre les activités. Ceux-ci vous permettent d'enregistrer des informations telles que la date de début, la date d'échéance, le statut, la priorité et la progression. Vous pouvez suivre les tâches ponctuelles et les tâches qui se répètent sur une période donnée.

Si le projet implique plusieurs personnes, vous pouvez créer un plan et attribuer des tâches à chaque personne. Outlook vous aide également à gérer facilement plusieurs projets et tâches sans avoir besoin d'applications compliquées.

Cependant, malgré leurs avantages, les tâches Outlook sont insuffisantes dans certains domaines. Bien que vous puissiez écrire des notes sur une tâche, cela manque de contexte. Certains projets nécessitent une vision et une planification plus poussées. Sans aucun contexte, vous échouerez à lier les idées entre elles. Et la capacité de catégoriser et d'organiser les tâches est limitée; Outlook s'encombre rapidement à mesure que vous continuez à ajouter des tâches.

Activer le complément OneNote pour Outlook

Vous pouvez améliorer les tâches en intégrant OneNote à Outlook à la place. Voici comment procéder pour OneNote 2016 ou OneNote dans Windows 10.

OneNote 2016

Si OneNote n'est pas actif dans votre version d'Outlook, procédez comme suit pour activer le complément.

Ouvrez Outlook . Cliquez sur l'onglet Fichier pour afficher la fenêtre Informations sur le compte . Cliquez ensuite sur Options sur la gauche.

Dans la fenêtre Options Outlook , cliquez sur l'option Compléments située sur la gauche. Ici, vous verrez les listes des compléments d'application actifs, inactifs et désactivés.

Si OneNote se trouve sur les compléments d'application inactifs , sélectionnez Compléments COM en regard de Gérer en bas de l'écran. Ensuite, cliquez sur le bouton Aller . Dans la boîte de dialogue, vérifiez les notes OneNote sur les éléments Outlook , puis cliquez sur OK .

Vous devriez maintenant voir l'icône OneNote dans l'onglet Accueil .

OneNote dans Windows 10

Dans l'application OneNote, le processus d'activation du complément est légèrement différent. Répétez les mêmes étapes ci-dessus pour ouvrir la boîte de dialogue Options Outlook . Cliquez ensuite sur l'onglet Avancé , faites défiler vers le bas et activez Utiliser Envoyer vers OneNote avec OneNote pour Windows 10, si disponible . Cliquez sur OK .

Remarque: Envoyer à OneNote est un complément COM hors ligne qui fonctionne bien avec OneNote 2016 et les versions antérieures, comme 2010 et 2013. Si vous vérifiez le complément pour Windows 10, Outlook se configure pour utiliser l'application OneNote. Pour restaurer le complément COM antérieur, décochez cette option et suivez à nouveau la procédure pour OneNote 2016.

Ajouter une tâche Outlook à OneNote

Dans un premier temps, vous devez décider si un bloc-notes donné est personnel ou partagé. Avec un bloc-notes partagé, vous pouvez partager des notes avec d'autres membres de l'équipe et choisir d'autoriser les utilisateurs à modifier le bloc-notes.

Ceux qui disposent de privilèges de modification peuvent ajouter des tâches, des notes de réunion, etc. Les commentaires sont affichés dans différentes couleurs pour indiquer clairement qui a ajouté quoi au fur et à mesure que le projet avance.

Créer un bloc-notes partagé dans OneNote

Nous allons créer un bloc-notes OneNote appelé Projets et utiliser des groupes de sections pour contenir plusieurs petits projets. Dans chaque groupe de sections, ajoutez des sections telles que le compte rendu de la réunion, la correspondance et les tâches . Vous pouvez ajouter plus ou renommer des sections selon vos besoins.

Pour partager un bloc-notes, cliquez sur l'onglet Fichier . Ensuite, cliquez sur Partager pour afficher les options de partage. Sous l'en-tête Partager , cliquez sur Partager avec des personnes . Saisissez les adresses e-mail des personnes que vous souhaitez inviter, sélectionnez le paramètre de partage ( Afficher ou Modifier ), puis cliquez sur Partager .

Envoyez votre tâche à OneNote

Dans Outlook, cliquez sur le bouton Tâches dans la barre de navigation pour basculer vers le module Tâches. Cliquez ensuite sur le bouton Nouvelle tâche sur le ruban ou appuyez sur Ctrl + N. Remplissez les détails du sujet, la date d'échéance, le rappel et la priorité, si nécessaire. Cliquez sur l'icône Envoyer vers OneNote dans le ruban.

Dans la boîte de dialogue qui apparaît, sélectionnez l'emplacement de votre bloc-notes et de la section et cliquez sur OK . Pour voir votre tâche, accédez à la section Tâches que nous venons de créer. En intégrant vos tâches dans OneNote, vous fournissez un espace central pour organiser les informations liées à cette tâche.

Ensuite, ajoutez des tableaux, des coupures d'écran, une feuille de calcul Excel ou même une liste de tâches secondaire. Les autres membres de l'équipe pourront voir sur quoi vous travaillez, lire les détails de la tâche et donner des commentaires. Voici quelques conseils sur l' utilisation d'une liste de tâches avec OneNote .

Enregistrer un e-mail Outlook sur OneNote

Le processus d'envoi d'un e-mail est similaire aux tâches. Ouvrez votre boîte de réception. Sélectionnez le message que vous souhaitez enregistrer dans OneNote. Et cliquez sur l'icône Envoyer vers OneNote dans le ruban. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez l'emplacement où vous souhaitez stocker le message et cliquez sur OK .

Vous pouvez même partager une page par e-mail depuis OneNote avec d'autres parties prenantes impliquées dans votre projet. Pour ce faire, accédez à la page des notes que vous souhaitez envoyer par courrier électronique dans OneNote. Cliquez sur l'onglet Fichier , puis sur Envoyer . Choisissez n'importe quelle option désirée dans la liste; si le contenu comporte de nombreuses sections, tableaux ou images, il est préférable de l'envoyer au format PDF.

Utilisation de OneNote avec Outlook Meeting

L'application Calendrier contient votre calendrier de rendez-vous, d'événements et de réunions. Tous les éléments du calendrier commencent comme un rendez-vous. C'est une activité qui n'implique pas d'autres personnes ou ressources. Un événement se produit au moins une fois et dure 24 heures ou plus.

Un rendez-vous devient une réunion lorsque vous impliquez d'autres personnes et incluez des ressources, telles que des salles de conférence. Avec Outlook, vous pouvez gagner un temps précieux en demandant une réunion, en gardant une trace de la date de la réunion et en automatisant le processus des minutes de réunion.

Cliquez sur le bouton Calendrier dans la barre de navigation pour basculer vers le module Calendrier. Recherchez la réunion que vous souhaitez ajouter, double-cliquez dessus pour ouvrir la fenêtre Réunion . Cliquez ensuite sur l'icône Notes de réunion située dans le ruban.

Envoyer les notes de réunion à OneNote 2016

Une boîte de dialogue apparaît vous demandant si vous souhaitez partager des notes avec la réunion ou prendre des notes vous-même . La première option fonctionne avec un bloc-notes OneNote partagé. Cette dernière option fonctionne avec votre ordinateur portable privé. Cependant, vous pouvez les partager par e-mail.

Sélectionnez Prendre des notes vous-même . Choisissez ensuite l'emplacement de vos notes de réunion dans la boîte de dialogue. Une nouvelle page contenant vos informations s'ouvre dans OneNote. Sous l'en-tête Notes , commencez à rédiger vos actions. S'il existe une présentation PowerPoint, vous pouvez insérer une impression de diapositives dans une page.

Une fois la réunion terminée, cliquez sur l'icône Page de courrier électronique dans le ruban. Une fenêtre de message Outlook s'ouvre avec les adresses des participants en haut. Cliquez ensuite sur le bouton Envoyer pour envoyer les notes de la réunion. Vos participants apprendront à connaître les points clés et les documents. Il n'est pas nécessaire de prendre des impressions et de les distribuer.

Envoyez vos notes de réunion à l'application OneNote

Si vous utilisez l'application OneNote pour Windows 10, assurez-vous que le complément Envoyer à OneNote est coché. Recherchez la réunion que vous souhaitez ajouter, puis cliquez sur l'icône Notes de réunion dans le ruban. Sélectionnez l'emplacement de votre bloc-notes et cliquez sur Enregistrer .

Vous pouvez également créer une page structurée avec des conteneurs de notes prédéfinis configurés pour capturer des types spécifiques de notes pendant vos réunions. Voici un didacticiel sur la création de modèles de page dans OneNote .

Apprenez à utiliser les balises OneNote

L'intégration de OneNote avec Outlook peut gérer de nombreuses tâches de gestion de projet. Bien que la configuration de l'intégration prenne un peu de temps et de planification, vous vous adapterez rapidement au flux de travail.

OneNote possède de nombreuses fonctionnalités, mais chaque propriétaire ou gestionnaire d'entreprise doit apprendre à utiliser les balises dans OneNote. C'est un moyen efficace de catégoriser les informations et vous aide à les retrouver plus tard.