Qu’est-ce que le reporting universel sur Asana ? Pourquoi devriez-vous l’utiliser?
Dans la main-d'œuvre d'aujourd'hui, les pigistes et les professionnels doivent se concentrer davantage sur les projets. Si vous devenez trop occupé par le travail administratif, comme la création de présentations de statut de projet pour la clientèle, vous pourriez perdre des clients potentiels. De plus, il est également vrai que l'embauche d'un analyste de données ne sera pas si rentable pour les particuliers ou les indépendants.
Le nouvel outil de reporting d'Asana permet aux utilisateurs de n'importe quelle profession de devenir leurs propres analystes de données.
Qu'est-ce que le reporting universel ?
Asana a introduit un outil de reporting universel avancé mais simple dans son logiciel de gestion de projet , à la fois l'application cloud et l'application de bureau. La fonctionnalité est devenue disponible à partir du 1er juin 2021 pour les abonnés au forfait premium d'Asana.
Cette nouvelle fonctionnalité de création de rapports d'Asana convertit les données brutes du projet en tableaux et graphiques que tout le monde peut suivre. En utilisant cet outil, vous n'aurez pas à faire des allers-retours avec des feuilles de calcul, des e-mails, des discussions d'équipe, des conversations en tête-à-tête ou de longues transcriptions de réunions vidéo.
La fonction de rapport vous permet de :
- Alignez des objectifs transparents pour les membres de votre équipe ou vos collègues indépendants.
- Gérez efficacement toute exigence ad hoc de hiérarchisation du travail d'un client.
- Regardez l'état de productivité complet de vos équipes qu'aucun autre outil ne peut livrer en quelques clics.
L'outil de reporting universel d'Asana garantit que chaque membre de l'équipe, quel que soit son niveau, peut préparer une représentation visuelle de ses indicateurs de performance. L'outil ne nécessite aucune formation spécialisée. Les membres de votre équipe peuvent facilement créer leurs propres tableaux de bord de productivité en suivant l'interface interactive d'Asana.
Quelles sont ses caractéristiques ?
Asana Universal Reporting est livré avec une multitude de fonctionnalités telles qu'une vue d'ensemble des tableaux de bord, des graphiques, le partage de tableaux de bord, des personnalisations, etc. Voici les fonctionnalités les plus importantes qui simplifieront plus que jamais votre gestion de projet :
1. Les graphiques et leurs variations
L'outil de création de rapports propose trois types de graphiques, à savoir les graphiques en colonnes, en anneau et en sucette. Il existe également un quatrième type de graphique, qui n'affiche que le nombre total de tâches, de ressources, d'éléments, etc.
Après avoir créé un tableau de bord dans la section Asana Reporting , vous pouvez ajouter des graphiques. Lorsque vous cliquez sur Ajouter un graphique , vous verrez 10 types de modèles de graphiques séparés en quatre sections. Les types de graphiques suivants sont les plus populaires dans les rapports Asana :
- Tâches par champ personnalisé
- Graphiques incomplets par projets
- Les tâches du mois par projet
- Tâches en retard par projets
2. Un tableau de bord de reporting
Vous pouvez y accéder en cliquant sur Reporting dans la barre de navigation de gauche. Ce hub de tableau de bord vous donne la possibilité d'ajouter de nouveaux tableaux de bord ou de visualiser ceux déjà disponibles. Si un membre de votre équipe partage des tableaux de bord avec vous, ceux-ci apparaîtront également ici.
Il vous permet d'ajouter n'importe quel tableau de bord au menu des favoris, de les renommer ou de les supprimer.
3. Organisation et partage des tableaux de bord
Vos tableaux de bord de rapport de projet peuvent contenir plusieurs graphiques en forme de beignets, de sucettes et de colonnes. Cependant, lorsque vous exportez des données ou que vous les présentez à un client indépendant, il est utile de pouvoir les organiser.
Les rapports Asana vous donnent la liberté d'empiler vos graphiques comme bon vous semble grâce à des actions de glisser-déposer. Vous pouvez également voir les données sous-jacentes en cliquant n'importe où dans le graphique.
Vous pouvez partager des tableaux de bord de reporting avec des collaborateurs de projet externes et internes. Les rapports partagés sont en lecture seule. L'invité ne peut voir que les données sous-jacentes auxquelles il a accès. Cependant, tous les invités peuvent voir les graphiques globaux du graphique.
4. Personnalisation de vos graphiques
L'outil de création de rapports Asana offre de nombreuses options de personnalisation des graphiques. Vous pouvez choisir le type de graphique et sa couleur après avoir sélectionné le projet pour votre rapport. Vous pouvez en outre modifier les données de l'axe X et de l'axe Y du graphique.
De plus, vous pouvez également appliquer différents filtres à vos graphiques, tels que :
- État d'achèvement de la tâche
- Porteurs de projets
- Cessionnaire
- Sous-tâches
- Type de tâche
- Statut de la tâche
- Date
Quels sont ses avantages ?
L'avantage le plus important de cet outil est qu'il vous évite de vous fier à un logiciel d'analyse de données tiers. Désormais, vous pouvez voir ce qui se passe dans l'équipe depuis l'application de gestion de projet tout-en-un Asana. Voici quelques-uns des avantages notables dont vous bénéficierez lorsque vous commencerez à utiliser Universal Reporting :
1. Outil automatisé pour les données en temps réel
L'outil de reporting rassemble automatiquement diverses données des projets Asana. Il garantit que les tableaux de bord de votre équipe ou de votre projet restent à jour sans aucun copier-coller manuel.
Vous pouvez préparer autant de tableaux de bord que vous le souhaitez pour séparer plusieurs équipes, projets ou même des membres individuels. Vous pouvez également créer un tableau de bord combiné pour visualiser les performances globales de votre concert.
Ces tableaux de bord personnalisés vous permettent de collecter toutes sortes de données à partir du tableau des projets Asana. Un graphique ou un tableau de bord typique peut inclure des données sur le budget, la charge de travail, le calendrier, le respect des délais, les tâches, les performances des membres de l'équipe, etc.
2. Trouvez et résolvez les problèmes rapidement
Vous devez avoir une vue d'ensemble des ressources de votre équipe si vous souhaitez gérer efficacement des projets complexes et de grande envergure. Il est impératif que vous ayez besoin d'identifier les problèmes avec les projets et les ressources sans passer par plusieurs canaux.
Universal Reporting vous permet de suivre les problèmes de manière proactive, sans attendre qu'un membre de l'équipe les soulève. Vous pouvez vraiment microgérer chaque projet à partir d'un tableau de bord, pour détourner les ressources vers les projets en retard.
3. Répartition équitable des charges de travail
Vous pouvez obtenir une productivité optimale de votre équipe si vous répartissez la charge de travail entre les ressources. De plus, déléguer des tâches à d'autres vous donnera le temps d'élargir votre liste de clients.
L'outil de reporting d'Asana montre la charge de travail en termes de ressources avec une grande précision. Vous pouvez facilement repérer les ressources sous-utilisées et épuisées pour équilibrer les charges de travail. De plus, votre tableau de bord des tâches quotidiennes peut vous aider à déléguer une tâche importante à un autre membre de l'équipe si vous devez assister à une réunion client urgente.
4. Meilleure gestion des ressources
Jusqu'à présent, vous avez espéré le meilleur et prié pour que le coût soit gérable avant d'ouvrir une facture. Mais, les outils de reporting Asana vous permettent désormais de suivre spécifiquement chaque dépense des projets dont vous êtes responsable.
Vous pouvez discuter avec votre client pour minimiser la portée ou augmenter le budget lorsque vous avez une meilleure vue des dépenses en espèces ou de l'utilisation des ressources. Des graphiques et des modèles de tableau de bord prêts à l'emploi pour Universal Reporting facilitent la gestion des ressources.
Dans quelle mesure votre équipe travaille-t-elle vers l'objectif ?
La productivité globale de vos projets et de l'ensemble de l'entreprise dépend de la façon dont les objectifs s'alignent sur les objectifs professionnels des membres de votre équipe.
L'outil Universal Reporting est une fonctionnalité puissante d'Asana qui vous aide à voir si les équipes et les projets sont alignés. Maintenant que vous savez à quel point l'outil de reporting est important, vous pouvez l'utiliser au mieux pour gérer vos équipes projet.