5 applications de l’espace de travail qui utilisent des tables intelligentes pour gérer les données
Traditionnellement, la plupart des outils de productivité vous offraient un ensemble fixe de fonctionnalités. Par exemple, une liste de contrôle peut vous indiquer les dates d'échéance, les pièces jointes et les pourcentages. Mais si vous vouliez plus de fonctionnalités, vous deviez simplement attendre et espérer.
Il existe une tendance actuelle dans les outils de productivité à utiliser des tables de base de données de type tableur ou «tables intelligentes» pour vous donner accès à vos données. Les tables intelligentes sont plus fonctionnelles que les feuilles de calcul traditionnelles et plus faciles à utiliser que les tables de base de données. Les tableaux intelligents offrent différentes manières de visualiser et de gérer vos données. Et ce sont les meilleures tables intelligentes disponibles actuellement.
1. Airtable
Airtable est l'outil original qui a lancé la tendance. Airtable a révolutionné les outils de productivité en donnant à un tableur les pouvoirs d'une base de données. C'est juste là que ça a commencé.
Airtable a également ajouté la possibilité de changer facilement les vues d'une grille de style feuille de calcul de base à un tableau kanban, un calendrier ou une galerie. Ensuite, il a ajouté plusieurs applications qui peuvent utiliser ces données de manière créative et productive. Airtable a même donné aux utilisateurs la possibilité de créer leurs propres applications.
Afin de tester les eaux, générons des données simulées de CRM (gestion de la relation client) et importons-les dans Airtable.
Consulter les données CRM dans Airtable
Airtable vous offre de nombreuses options pour importer des données. Lors de l'importation de données CSV (valeurs séparées par des virgules), vous avez la possibilité de laisser Airtable générer automatiquement des types de colonnes. Cependant, Airtable n'a reconnu aucun des types de colonnes en fonction des données que nous lui avons fournies.
Toutes les colonnes sont devenues du texte brut. Après avoir changé la colonne d' emplacement de l' entonnoir en sélection unique , nous pourrions générer un tableau Kanban à partir des données en sélectionnant quelle colonne doit être l'en-tête de la pile. Cela se fait généralement avec des données de balise, comme dans la colonne d' emplacement de l' entonnoir .
2. Notion
Notion est un outil de prise de notes et de wiki personnel. Il est sorti quelques années après Airtable et en a probablement été fortement inspiré. Airtable a des tables intelligentes au centre de son offre et fournit des outils basés sur celles-ci. Notion, d'autre part, utilise des tableaux intelligents comme un aspect d'un programme de prise de notes complet.
En d'autres termes, Airtable est un outil de table intelligent avec d'autres outils ajoutés. Mais Notion utilise des tables intelligentes dans le cadre de son offre.
À quoi ressemblerait un CRM dans Notion?
L'importation de données CSV dans Notion donne d'excellents résultats. Il reconnaît les adresses e-mail, les numéros de téléphone et les données de sélection multiple ou de balise et génère les types de colonnes appropriés pour chacun.
Vous pouvez ajouter un tableau de style kanban en trois clics. Notion utilise automatiquement les données de balise pour créer les colonnes.
3. Google Tables
Area 120 , l'incubateur de Google, a publié une alternative intéressante à Airtable appelée Google Tables . Il offre toutes les bases que vous attendez d'un outil de table intelligent.
Ce qui est intéressant avec Google Tables, c'est qu'il fait partie de Google et pourrait fonctionner avec d'autres outils Google à l'avenir. Il existe des possibilités incroyables lorsque vous pensez à lier tous les services de Google de manière cohérente.
En attendant que cela se produise, vous pouvez utiliser Google Assistant et IFTTT pour accomplir des choses incroyables .
D'un autre côté, nous parlons de Google. Google est connu pour avoir tué ses produits. Au moment d'écrire ces lignes, Google a tué 219 de ses créations comme Reader, Wave et Notebook. Vous pouvez voir la liste complète sur le Google Graveyard . Donc, aussi excitant que cet outil puisse paraître, vous ne devriez pas encore espérer sa vie à long terme.
Regarder un CRM dans Google Tables
Google Tables a facilité l'importation des données. Mais il n'y a pas de champ spécial pour les numéros de téléphone et les adresses e-mail, il ne s'agit donc que de texte. Il a découvert que le champ d' emplacement de l' entonnoir est une table à sélection multiple. Mais il n'a pas attribué automatiquement les couleurs, même si les couleurs sont disponibles.
Le passage à la vue Kanban n'est qu'à deux clics. Les résultats sont solides et fonctionnels.
4. Tables JotForm
JotForm fait quelque chose de légèrement nouveau et totalement révolutionnaire. Il a ajouté des tables intelligentes à un produit existant, lui donnant des super pouvoirs.
JotForm existe depuis 14 ans, servant des formulaires similaires à Google Forms mais beaucoup plus puissants. JotForm fait une chose, et il le fait très bien.
En ajoutant des tables intelligentes à son offre, JotForms a élargi les capacités de son outil sans perdre de vue son objectif initial.
Avant, quand quelqu'un soumettait des informations de contact via un formulaire, vous aviez accès à ces informations. Mais maintenant, vous pouvez utiliser ces informations comme base d'un CRM. Par exemple, vous pouvez baliser des données, planifier des suivis et connecter les données de contact aux formulaires d'achat.
Comment JotForm gérerait-il un CRM?
JotForm est un outil basé sur la forme. Bien que vous puissiez saisir manuellement les données client, il semble plus naturel de créer un formulaire que vos clients peuvent remplir eux-mêmes. Ou un membre de votre équipe pourrait remplir le formulaire.
L'importation de données est similaire à Airtable. Les types de champs doivent être sélectionnés manuellement. Et bien que JotForm ait des champs de numéro de téléphone et d'e-mail, ces options n'étaient pas disponibles pendant le processus d'importation. Lors de l'importation, JotForm a également ajouté quelques champs de données pour mieux suivre la saisie du formulaire. Mais ceux-ci sont cachés dans la capture d'écran.
Une fois importées, les données semblaient propres et les balises d'emplacement de l'entonnoir étaient joliment colorées automatiquement. JotForm n'a pas de vue Kanban. Il a une vue de cartes similaire à la vue de galerie d'Airtable mais ne trie pas par colonnes.
Là où JotForm brille vraiment, c'est avec la facilité avec laquelle il est de transformer les données de table intelligente en un formulaire. Il n'a fallu que deux clics pour créer une forme attrayante et fonctionnelle à partir des données importées.
Afin de rendre les données de table compatibles avec ses données existantes, JotForm a évidemment dû faire quelques compromis. Malgré cela, l'ajout de tables à ses services était une décision intelligente qui serait bien de voir dans plus de produits à l'avenir.
5. Smartsheet
Smartsheet se penche fortement dans le sens de la feuille de calcul. En fait, si vous connaissez des outils comme Excel et Google Sheets, Smartsheet devrait être rapide et facile à utiliser. Il est possible de pousser une feuille de calcul pour faire des choses comme agir comme un diagramme de Gantt ou un outil de planification. Mais c'est un vrai tronçon, et les résultats seront moins que stellaires.
Smartsheet, d'autre part, rend l'utilisation avancée intuitive et facile. Smartsheet fournit tout ce que vous attendez d'une feuille de calcul. Et il possède de nombreuses fonctionnalités que vous souhaiteriez voir dans un tableau intelligent.
Importer des données CRM dans Smartsheet
L'importation de données était un jeu d'enfant et les données de localisation de l'entonnoir ont été reconnues comme des données à sélection unique sans aucun problème. Il n'y a pas de types de colonnes dédiés pour les numéros de téléphone ou les e-mails. Mais il existe un type de colonne de liste de contacts qui simplifierait grandement la création d'un CRM.
Smartsheet a une vue carte propre qui fonctionne comme une vue kanban. Et c'est un jeu d'enfant de basculer entre celui-ci et la vue tableau.
Mentions notables
Les tables intelligentes sont encore un concept relativement nouveau dans la technologie de la productivité. Beaucoup d'outils sautent dans le train en marche. Mais ils trouvent toujours leur place.
Les listes Microsoft auraient été un excellent ajout à cette liste. C'est très similaire à Airtable et Google Tables. Mais il n'était disponible qu'en téléchargement Windows au moment de sa sortie.
Rows vise à faire évoluer la feuille de calcul, en la faisant plus ressembler à Smartsheet qu'à Airtable. Il fournit des intégrations, des collaborations et une API. Au moment d'écrire ces lignes, l'inscription vous place sur une liste de diffusion. Mais cet outil semble vraiment intéressant de garder un œil dessus.
ClickUp est un outil de productivité tout-en-un qui utilise de nombreuses fonctionnalités des tables intelligentes mais sous la forme de listes de tâches. ClickUp fournit des colonnes supplémentaires, des liens de liste et des vues alternatives comme la plupart des tableaux intelligents. Mais il manque encore une partie de ce que vous vous attendez à trouver dans quelque chose comme Airtable.