5 façons dont l’automatisation peut augmenter votre productivité

Vous remarquerez peut-être que votre productivité semble à la traîne car vous avez continuellement du mal à trouver le temps de terminer plus de travail. C'est un peu parce que vous pourriez passer beaucoup de temps sur des tâches récurrentes comme répondre aux e-mails ou sauvegarder des données.

Cependant, le temps est une ressource limitée et vous n'avez que 24 heures à consacrer chaque jour. La meilleure façon de maximiser votre temps et d'augmenter votre productivité est d'automatiser les tâches banales et répétitives.

Qu'est-ce que l'automatisation et quels sont ses avantages ?

L'automatisation décrit l'utilisation de la technologie pour gérer des tâches chronophages ou répétitives afin de minimiser les efforts manuels. En automatisant les tâches redondantes, vous pouvez gagner du temps et vous concentrer sur d'autres activités génératrices de revenus.

L'automatisation réduit également les erreurs humaines, améliore l'efficacité opérationnelle, augmente l'évolutivité et permet d'économiser de l'argent. Alors, comment pouvez-vous exploiter le potentiel de l'automatisation dans vos activités quotidiennes ? Voici quelques idées d'automatisation de workflow que vous pouvez utiliser dès maintenant :

1. Accélérez le traitement des e-mails

Traiter les e-mails peut être fastidieux et prendre du temps si vous ne trouvez pas de système pour bien les gérer. C'est parce que vous recevez probablement chaque jour une tonne d'e-mails qui nécessitent votre attention. De plus, si vous souhaitez développer votre entreprise, vous devez répondre rapidement aux demandes de renseignements par courrier électronique des clients potentiels.

Réponses automatiques par e-mail

La bonne nouvelle est que vous pouvez automatiser certains processus afin de passer moins de temps dans votre boîte de réception. Par exemple, vous pouvez créer un modèle à l'aide des données de votre formulaire de contact Web ou utiliser ces générateurs de modèles d'e-mails gratuits, de sorte que vous n'aurez pas à les écrire à partir de zéro tout le temps. Vous pouvez également utiliser les fonctionnalités de réponse automatique intégrées dans les services de messagerie, par exemple, l'option Suivi dans Outlook pour suivre et répondre aux e-mails.

Alternativement, vous pouvez utiliser un service de courrier électronique et de publipostage comme GMass pour personnaliser, planifier ou envoyer des campagnes marketing et des e-mails froids à des clients potentiels et effectuer un suivi automatique.

Organisez vos e-mails

Nous parions que vous recevez quotidiennement d'innombrables e-mails de la part de collègues, de votre famille et de vos amis, d'autres entreprises, etc. Lorsque cela se produit, il peut être difficile de trier les e-mails importants du courrier indésirable. Mais vous pouvez automatiser le déplacement des e-mails d'un dossier à un autre pour gérer l'encombrement. Vous pouvez utiliser les « filtres » de Gmail ou les « règles » d'Outlook pour gérer votre boîte de réception .

Ces fonctionnalités intégrées vous permettent de supprimer automatiquement les messages avec un message spécifique, de trier les e-mails avec un texte particulier ou de contacts particuliers dans un dossier, etc.

Extraire les données

Vous passez probablement beaucoup de temps à parcourir les contacts dans votre boîte de réception pour obtenir des informations qui peuvent vous aider à commercialiser ou à vendre vos produits. En utilisant Mailparser , vous pouvez automatiser ce processus en fonction de vos règles d'analyse.

2. Boostez la communication à l'aide de chatbots

Les chatbots ont complètement révolutionné le service client ces dernières années en améliorant la communication et l'expérience client. Comme les FAQ, les chatbots offrent une automatisation via l'intelligence artificielle. Par conséquent, ils peuvent effectuer une variété de tâches par eux-mêmes.

Certains avantages de l'utilisation des chatbots sont disponibles 24h/24 et 7j/7, certains sont multilingues, fournissent des réponses cohérentes instantanément, vous aident à obtenir des informations précieuses sur le comportement des clients, etc. Vous pouvez utiliser ces chatbots pour booster votre communication sur votre site WordPress et améliorer votre productivité. Cependant, il convient de mentionner que vous devez investir du temps et des efforts pour affiner votre chatbot afin de profiter des avantages.

3. Sauvegarde des données

À mesure que la technologie continue de progresser, nous comptons de plus en plus sur les disques durs de nos ordinateurs pour stocker des parties de nos vies, telles que des documents professionnels et académiques, ou des photos de famille. Pour la plupart, il ne s'agit pas de savoir si, mais quand, car les disques durs s'usent, sont volés et subissent des surtensions.

La question est, qu'est-ce que cela signifie pour vous, ou mieux encore, que pouvez-vous faire pour minimiser la perte ? Vous pouvez sauvegarder vos données.

Mais il y a de fortes chances que vous oubliiez de le faire vous-même de temps en temps. Donc, votre meilleur pari serait d'automatiser les sauvegardes régulières. En plus d'assurer la sécurité de vos données, la planification automatique de vos sauvegardes vous permettra de travailler sur votre ordinateur sans interruption.

Vous pouvez utiliser CrashPlan pour sauvegarder vos données sur un disque dur externe, un autre ordinateur de votre réseau local ou ses serveurs. Après avoir installé le logiciel, il analysera votre système et suggérera ce que vous pourriez sauvegarder. Il vous permet également de choisir ce que vous souhaitez sauvegarder. Vous pouvez planifier vos sauvegardes toutes les 15 minutes, une heure ou chaque fois que vous n'utilisez pas votre ordinateur ; Tout dépend de toi.

4. Planifiez les publications sur les réseaux sociaux

Les réseaux sociaux sont devenus une partie intégrante de nos vies. Et ainsi, ces plateformes sont devenues une mine d'or pour les personnes essayant de promouvoir leurs marques et de vendre des produits/services.

Mais rester en contact avec tous vos prospects et clients sur vos plateformes de médias sociaux est une tâche qui peut facilement nécessiter votre attention à plein temps. Cependant, exploiter la magie de l'automatisation grâce à des outils tels que Hootsuite et Buffer vous permet de planifier à l'avance toutes vos publications sur les réseaux sociaux. Vous pouvez utiliser ces outils pour en faire plus sur les réseaux sociaux en moins de temps.

5. Programmer des réunions

La planification réussie d'une réunion ou d'un rendez-vous demande souvent beaucoup de va-et-vient, surtout lorsqu'elle implique de nombreuses personnes. Vous devrez peut-être envoyer un e-mail à tout le monde pour connaître leurs disponibilités avant de réserver et risquer de répéter le processus si quelqu'un annule.

Heureusement, vous pouvez automatiser ce processus pour mettre votre flux de travail de réunion en pilote automatique afin que vous puissiez vous concentrer sur autre chose. Des outils comme Calendly vous permettent d'automatiser vos réunions ou autres événements à l'avance avec n'importe qui via un lien. Vous pouvez définir différents créneaux horaires pour lesquels vous serez disponible et envoyer des demandes de réunion via le lien.

De plus, cet outil s'intègre parfaitement à votre calendrier. Ainsi, lorsque tout le monde a choisi un bon moment, Calendly peut enregistrer la réunion dans votre calendrier et vous envoyer une notification. Si vous êtes occupé pendant cette période, la reprogrammation est aussi simple que la programmation.

Automatisez vos tâches répétitives pour augmenter votre productivité

L'automatisation est particulièrement bénéfique pour les petites entreprises avec quelques employés portant plusieurs chapeaux. Laisser la technologie gérer quelques tâches ici et là vous aidera à faire plus en moins de temps.