5 fonctionnalités Slack utiles pour les travailleurs à distance

Slack est l'une des plates-formes de communication les plus utilisées par les entreprises pour gérer leurs équipes de travail à distance. Dans cet article, nous partagerons quelques astuces utiles qui amélioreront votre activité sur l'application afin que vous puissiez maîtriser cet outil et rester au courant de tout ce qui compte.

1. Personnalisez vos notifications

Recevoir des notifications et répondre rapidement est important lorsque vous travaillez à domicile. Cependant, il y a des moments où vous devez les désactiver pour pouvoir vous concentrer sur une tâche ou maintenir votre équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Voici les conseils de pro pour personnaliser vos notifications.

Définissez votre statut de travail

Vous pouvez définir l'état de votre profil sur en ligne ou hors ligne. Lorsque vous vous définissez sur Absent , vous pouvez ajouter un emoji qui explique pourquoi vous n'êtes pas disponible pendant une période de temps que vous choisissez. Par exemple, définir un emoji alimentaire pour indiquer une pause, un palmier en vacances ou un calendrier lorsque vous êtes en réunion.

Limitez vos notifications

Si vous faites partie des chaînes Slack qui envoient et reçoivent de nombreuses notifications, vous pouvez désactiver la chaîne (ainsi que les messages directs et les messages de groupe). Vous pouvez entrer et vous mettre à jour lorsque vous en avez besoin, mais vous recevez des notifications sur chaque commentaire effectué.

Vous pouvez entrer dans le mode Ne pas déranger de Slack, dans lequel vous suspendez les notifications pendant un certain temps. Pour personnaliser davantage cela, vous pouvez définir un calendrier qui suspend les notifications en dehors des heures de travail, par exemple.

Enfin, vous pouvez modifier les paramètres de notification en fonction de l'appareil que vous utilisez. Par défaut, si vous ne répondez pas à une notification reçue sur votre bureau, vous pouvez recevoir le message par e-mail ou à l'application Slack sur votre appareil mobile après une période de temps sélectionnée, ce qui vous garantit de ne pas manquer toutes les notifications.

Ajustez vos paramètres

Vous pouvez personnaliser le son, la fréquence et le type de notification dans le menu Préférences Slack en fonction de vos besoins. Vous pouvez également désactiver toutes les notifications par e-mail si vous le souhaitez. Lorsque vous êtes dans le menu Préférences, vous pouvez également choisir un nouveau thème ou créer le vôtre pour modifier l'apparence de votre espace de travail.

2. Slackbot est votre assistant personnel

Définir des rappels

Avec Slackbot, vous avez accès à une automatisation facile à utiliser qui peut améliorer votre productivité. De plus, vous pouvez définir des notifications de rappel récurrentes ou ponctuelles. Vous pouvez également définir des rappels à envoyer à d'autres.

De cette façon, vous pouvez vous assurer de vous enregistrer sur quelque chose, de répondre à un message une fois que vous avez la réponse, de recevoir des commentaires sur l'avancement d'un projet, etc.

Ceux-ci peuvent également être définis pour les chaînes, leur rappelant par exemple une date d'échéance ou une réunion hebdomadaire à venir. Vous pouvez définir le message de rappel à envoyer à une date et une heure spécifiées.

Automatisez vos enregistrements

Les enregistrements automatisés sont une autre fonctionnalité d'automatisation de Slack. Vous pouvez les définir de manière hebdomadaire ou quotidienne, où les gens envoient des mises à jour sur leurs plans pour la journée ou la semaine à venir.

En parlant d'automatisation Slack, familiarisez-vous avec les commandes rapides, les raccourcis et la syntaxe que vous devez connaître dans notre Slack Cheat Sheet .

Slackbot permet également aux utilisateurs de définir des réponses automatiques lors de la réception de messages contenant certains mots ou phrases. Vous pouvez l'utiliser lorsque vous avez besoin de partager rapidement un lien ou votre calendrier, par exemple.

3. Comment vous assurer que vous êtes en ligne (même lorsque vous n'êtes pas vraiment)

Slack s'assure que ses utilisateurs travaillent en fait et en ligne. Par conséquent, si vous prévoyez d'être en ligne sans travailler réellement , vous devez garder à l'esprit les conseils suivants:

• Lorsque vous utilisez l'application Slack sur votre appareil mobile, l'application doit rester ouverte pour que vous puissiez l'afficher en ligne . Si vous utilisez une autre application sur votre téléphone avec Slack en arrière-plan, votre profil apparaît hors ligne.
• Votre application doit être ouverte tout le temps pour afficher votre statut en ligne, mais vous devez également être actif sur l'application de temps en temps. Même si vous ne recevez pas tous les messages dans les deux sens, vous pouvez toujours rendre votre activité visible en vous envoyant un message ou un GIF.

4. Garder les choses pertinentes

Ajouter des intégrations d'applications

Slack permet aux utilisateurs d'ajouter des applications qui aident à travailler. Vous pouvez les utiliser pour passer des appels, créer un système de billetterie, extraire des rapports et synchroniser votre calendrier.

Les catégories d'intégrations d'applications sont variées, de la conception au marketing, en passant par la productivité, le social et même la santé et le bien-être. Certains d'entre eux font partie des collections d'applications, telles que les flux de travail et Office 365.

Créer des chaînes

Il est recommandé de créer un canal dédié pour des annonces et des célébrations spécifiques, tout comme le partage de messages dans les discussions de groupe pertinentes si nécessaire.

Lorsque vous répondez à quelque chose de spécifique dans une discussion de groupe, pensez à garder la communication concise en répondant dans un fil de discussion.

Vous pouvez facilement afficher les fils et vous y référer. Cela s'applique également aux messages que vous enregistrez , ce qui est une fonctionnalité pratique à garder à l'esprit.

Laissez Emoji parler

Vous n'avez pas besoin de répondre à chaque annonce ou message avec des œuvres – l'utilisation d'émojis pour la sténographie maintient la communication concise et claire.

Par exemple, répondre avec une coche ou un sourire signifie que le message a été reçu et compris sans avoir réellement dit quoi que ce soit.

5. Sachez à qui vous vous adressez

À l'instar de ce qui précède, gardez ces conseils rapides à l'esprit lorsque vous vous adressez aux gens:

• Vous pouvez utiliser des mentions pour envoyer des notifications spécifiques. Mettre un @ envoie une notification directe à une chaîne, un groupe, une personne ou un projet.
• Utilisez les mentions de chaîne pour faire des annonces – utilisez @here pour informer tous les membres actuellement en ligne. En revanche, @Channel informera tous les membres, quel que soit leur statut en ligne (sauf s'ils ont activé le mode Ne pas déranger ).
• Pour notifier tous les utilisateurs du canal #general, saisissez @everyone .
• Pour communiquer directement avec des membres spécifiques, mentionnez leur nom en tapant @ et commencez à épeler leur nom, ou cliquez sur @ pour une liste de tout le monde et sélectionnez le nom à partir de là.
• Si vous avez besoin des commentaires de l'équipe, vous pouvez utiliser les sondages dans Slack. Ceux-ci peuvent être formels et créés à l'aide d'une application ou informels, où les réponses sont des émojis.

Maîtrisez Slack de chez vous

Slack est une application simple à utiliser , et maîtriser la meilleure utilisation de cette plate-forme est possible avec les trucs et astuces mentionnés ci-dessus. Personnalisez votre expérience sur l'application pour vous assurer que vous et votre entreprise êtes satisfaits de votre statut en ligne.