6 façons simples de rendre vos réunions plus productives
En facilitant des réunions productives, vous pouvez tirer le meilleur parti de tous les membres de votre équipe. Des réunions productives permettront de faire avancer les projets plus rapidement.
Cependant, il peut être difficile de savoir comment l'appliquer efficacement. Ces conseils vous aideront à organiser des réunions d'équipe qui seront à la fois productives et intéressantes !
1. Apprenez quel est l'objectif
La meilleure façon de commencer une réunion est de s'assurer que tout le monde connaît l'objectif réel. La pratique habituelle de tenir des réunions hebdomadaires est courante, par habitude.
Cependant, si vous ne parvenez pas à identifier un objectif pour la réunion, il n'est probablement pas nécessaire d'avoir cette réunion en premier lieu.
2. Inclure tous les membres de l'équipe
Le travail d'équipe implique d'avoir des perspectives et des opinions différentes sur le même sujet/objectif. Cela permet de développer plus facilement différents types de solutions et de choisir celle qui vous donnera le meilleur résultat.
Peu importe le nombre de membres de votre équipe, il est important de les garder tous impliqués dans la réunion. Le plan permet à votre équipe de se préparer à l'avance.
Au début de la réunion, c'est une bonne idée d'énoncer la politique de « pas d'interruption ». Souvent, le groupe le plus énergique peut parler au-dessus des autres, les fermant ainsi.
3. Être capable de distinguer les faits de l'opinion
Tout le monde a des opinions différentes sur le même sujet ou problème. Vous devez être clair sur les données et les faits lorsque vous prenez des décisions qui auront un impact sur le résultat d'un projet.
De cette façon, vous pouvez intégrer ces faits dans les idées des membres de votre équipe. Notez les faits sur un tableau blanc, afin qu'ils ne se perdent pas dans la discussion. Cela peut aider à garder la réunion sur la bonne voie!
4. Gardez la réunion engageante
Il peut être difficile de garder tout le monde engagé, même si votre équipe est très intéressée par le contenu de la réunion. Cela s'applique particulièrement aux grandes réunions d'équipe qui durent quelques heures. Vous devez trouver un moyen de rendre vos réunions attrayantes pour tout le monde.
Par exemple, vous pouvez utiliser différents formats afin de garder votre équipe engagée. Incluez un présentateur unique, des mini récompenses pour un travail bien fait ou une bonne idée, une activité qui exigera la participation de tout le monde ou une discussion de groupe facilitée.
En incluant des moments interactifs, les membres de votre équipe feront un effort pour participer et prêter une plus grande attention à la réunion.
5. Prendre des décisions et assigner des tâches
Bien que toutes les réunions ne vous obligent pas à prendre des décisions, beaucoup d'entre elles le feront. Dans ce cas, vous devez vous assurer de prendre des décisions claires plutôt que de vous répéter.
Lorsque vous n'êtes pas en mesure de prendre une décision claire parce que vous avez besoin de plus d'informations, vous pouvez désigner un membre de votre équipe pour recueillir ces informations et les présenter lors de la prochaine réunion.
Si vous voulez que votre projet réussisse, vous devez attribuer différentes tâches à des individus ou à des groupes de personnes. Lorsque vous affectez des individus et des groupes à une tâche, assurez-vous d'inclure une date limite. Cela rendra beaucoup plus clair qui est responsable de quoi.
6. Rassemblez votre équipe
Pour une réunion productive et agréable, vous devez avoir une bonne relation de travail avec les membres de votre équipe. Choisir des personnes qui réagissent bien dans un environnement d'équipe est un élément important pour faire le bon choix pour votre équipe.
De petits groupes de votre équipe qui ne sont pas d'accord les uns avec les autres peuvent causer de nombreux problèmes lorsque ces groupes sont chargés de travailler ensemble sur des projets plus importants.
Par conséquent, faire des jeux amusants pendant vos réunions pourrait aider à détendre l'atmosphère. Cela peut également aider les membres de votre équipe à mieux s'entendre.
Tirez le meilleur parti de vos réunions d'équipe
Les réunions sont la meilleure opportunité où les équipes peuvent se réunir, partager des opinions et des idées, terminer des projets et obtenir d'excellents résultats. Les conseils énumérés ci-dessus vous aideront à assurer le bon déroulement de vos réunions.
Il existe plusieurs applications et programmes qui pourraient vous faciliter la vie lors de la configuration de réunions en ligne, telles que Microsoft Teams, Jitsi Meet, Taskade et autres.