7 astuces et outils pour communiquer avec les clients et les équipes en temps réel
En tant que pigiste ou travailleur à distance, vous devrez peut-être travailler avec des clients et des collègues dans différents fuseaux horaires. Cependant, cela ne signifie pas que vous devez toujours être disponible pour une réponse en temps réel, même au prix d'une perte de concentration et de concentration.
Vous pouvez éviter l'épuisement tout en maintenant une relation harmonieuse avec les autres parties prenantes en mettant en œuvre plusieurs stratégies. Découvrez comment procéder grâce aux conseils et outils suivants.
1. Partage de décision/rétroaction sans suivi
Vous aurez besoin d'une communication en temps réel lorsqu'un retour ou un suivi immédiat est nécessaire. Une communication excessive peut vous éviter les tracas d'être disponible tout le temps pour une réponse rapide. Si vous fournissez toutes les informations nécessaires à votre client ou à vos collègues, ils n'ont pas besoin de faire un suivi pour clarifier votre message.
Pour cela, n'hésitez pas à expliquer les choses en détail. Parfois, la rétroaction immédiate n'est pas appropriée ou complète. Cela peut aussi provoquer des malentendus. La rétroaction différée vous aide à éviter les explosions illogiques et vous permet de fournir des réponses plus réfléchies.
En communiquant de manière approfondie et claire avec vos clients et votre équipe, vous évitez les allers-retours inutiles. Il existe diverses applications de prise de notes en ligne , telles que Supernotes. Vous pouvez les utiliser pour accomplir des messages presque parfaits.
Vous et votre collaborateur pouvez laisser des notes sur le même fichier après avoir passé en revue les réponses de chacun à travers des notes et des documents partageables.
2. Planifiez à l'avance pour permettre un délai raisonnable dans le temps de réponse
Certains projets et tâches peuvent nécessiter une réponse immédiate de vos clients ou des membres de votre équipe, tandis qu'une réponse tardive peut entraîner un retard du projet. C'est l'une des principales raisons pour lesquelles de nombreuses personnes préconisent une communication en temps réel tout en travaillant à distance.
Cependant, la communication asynchrone est également une option réalisable dans ces cas si vous pouvez planifier les tâches et les sous-tâches. Investissez suffisamment de temps pour créer un flux de travail d'escalade qui permettra à votre équipe de gérer les urgences. Tenez compte de la différence de fuseau horaire et planifiez des tâches indépendantes pendant le délai de réponse.
Il sera utile d'intégrer l'application de calendrier aux outils de gestion des tâches comme Asana . Ainsi, chaque fois que vous créez un événement, la mise à jour sera disponible dans les applications de gestion des tâches pour que tout le monde puisse le suivre.
3. Enregistrement d'écran/tableaux blancs numériques pour montrer les bogues
Imaginez qu'il y ait un bogue complexe dans le logiciel. Maintenant, vous devez décrire le tout en écrivant à une équipe distante ! Sans parler des questions qui surgissent de l'autre côté, et vous vous perdez.
Vous pouvez éviter toutes ces situations compliquées en utilisant des applications d'enregistrement d'écran. Démontrez et enregistrez le bogue du logiciel à l'aide d'un enregistreur d'écran gratuit comme ActivePresenter ou Apowersoft. Vous pouvez également inclure votre audio pour décrire le problème verbalement pour éviter toute confusion.
Vous pouvez également utiliser des tableaux blancs en ligne comme Freehand pour décrire les bogues d'une application ou d'un site Web. Ces applications sont idéales pour la collaboration à distance. Votre collègue peut travailler sur votre fichier de tableau blanc et y laisser des notes afin que vous puissiez le consulter lorsque ce sera votre tour.
4. Créez des workflows accessibles numériquement avec des commentaires
Plus vous réduisez le besoin de communication audio/vidéo, plus vos collègues et clients pourront se concentrer sur ce qui compte vraiment. À l'heure actuelle, vous pouvez facilement créer un flux de travail détaillé de votre projet et le rendre numériquement accessible à toutes les autres personnes impliquées. Pour ce faire, vous pouvez utiliser des applications de collaboration comme Jira .
En plus de prendre en charge le flux de travail visuel de vos tâches, ces applications complètes vous permettent d'ajouter des commentaires aux tâches. Ces commentaires permettent de trouver rapidement les informations recherchées et ainsi de fluidifier les discussions.
Par exemple, si le client a besoin de connaître l'avancement du projet, il peut consulter le commentaire de la tâche pour connaître les tâches terminées. Cela leur évite de vous envoyer des messages tout en leur fournissant instantanément les informations dont ils ont besoin.
5. Créer et définir des sprints pour les projets
Si vous faites partie d'une équipe qui suit un flux de travail agile ou Scrum, vous savez que la collaboration et la communication en temps réel sont des éléments indispensables de votre travail. Néanmoins, vous pouvez réduire la dépendance à la communication immédiate en définissant correctement les sprints.
Lors de la création d'un sprint, assurez-vous de répondre aux questions évidentes telles que les buts ou objectifs, les feuilles de route, les ressources, les arriérés, la capacité, le processus de travail, les délais, etc. Ainsi, les personnes affectées ne vous posent pas ces questions et commencent à travailler immédiatement.
Vous pouvez également obtenir de l'aide de différents outils de gestion de projet gratuits pris en charge par Scrum comme iceScrum . Ces applications permettent à votre équipe de travailler efficacement avec l'exigence minimale de réponse urgente.
6. Distribuez des enregistrements de réunion pour minimiser la fatigue des réunions vidéo
Parfois, faire partie d'une équipe à distance signifie assister à un éventail de réunions pour compenser la distance physique. Cela peut conduire à une situation appelée fatigue du zoom, ce qui n'est pas bon pour votre productivité. Au lieu de cela, vous pouvez vous concentrer sur d'autres canaux de communication et refuser les demandes de réunion pendant un travail ciblé.
Il est essentiel d'assister aux réunions pour des discussions stratégiques ou des ordres du jour ciblés. Néanmoins, vous pouvez compter sur la communication textuelle pour résoudre la plupart des problèmes restants. En dehors de cela, l'enregistrement des réunions devrait être obligatoire.
Ainsi, toute personne qui l'a manqué peut consulter l'enregistrement pour obtenir des informations et peut ajouter de la valeur à la discussion plus tard. Vous pouvez utiliser VLC pour enregistrer des réunions Zoom, ou la fonction d'enregistrement de Google Meet pour enregistrer des réunions Meet. Ces deux applications sont gratuites, elles ne vous coûtent donc pas d'argent supplémentaire.
7. Utiliser correctement le calendrier numérique en bloquant le temps
L'une des principales raisons du choix de la communication non vocale est d'avoir un temps productif ininterrompu. Bien que cela nous aide à faire des progrès significatifs sur un projet ou une tâche, les gens ne le marquent pas dans le calendrier comme ils marquent une réunion ou une présentation. En conséquence, les autres membres de l'équipe n'en ont généralement aucune idée.
Cependant, vous pouvez marquer le temps d'un travail approfondi dans votre calendrier pour que les autres le sachent. Les espaces blancs du calendrier signifient que vous êtes libre pour une réunion ou un SMS. Si vous bloquez l'heure dans le calendrier, ils s'abstiendront de planifier des réunions ou de vous envoyer des SMS à ce moment-là.
Vous pouvez utiliser des outils de calendrier gratuits comme Google Calendar ou TeamUp pour bloquer votre temps. Par conséquent, d'autres deviendront prévenants et dépendront davantage de la communication en ligne comme le courrier électronique et les canaux de discussion du projet.
Les communications ne doivent pas toujours être instantanées
Pendant que vous travaillez à domicile ou dans le cadre d'une équipe hybride, la communication en temps réel peut vous nuire.
Essayez ces conseils et outils de communication en ligne pour éviter d'être submergé. Comme ceux-ci vous permettent de travailler sans interruption, vous constaterez une augmentation de votre productivité quotidienne.