7 Avantages et inconvénients de l’utilisation de Microsoft Excel comme outil de gestion de projet
L'application Microsoft Excel fait partie d'un abonnement Office. L'outil est populaire parmi les chefs de projet, les propriétaires d'entreprise, les travailleurs de chantier et les entrepreneurs indépendants.
De plus, vous pouvez utiliser des modèles Excel gratuits pour faciliter la gestion de projet. La question est: utilisez-vous Excel pour gérer vos projets ou gagner du temps? Découvrez les 7 principaux avantages et inconvénients de l'utilisation d'Excel pour la gestion de projet.
Les 7 meilleurs avantages de l'utilisation d'Excel comme outil de gestion de projet
Il ne fait aucun doute qu'Excel est la principale application d'enregistrement et de visualisation de données. L'entreprise domine le marché depuis 34 ans maintenant. Les raisons suivantes font d'Excel un excellent outil de gestion de projet:
1. Idéal pour les projets simples et singuliers
Excel est le bon outil si vous travaillez sur un seul projet à la fois et que vous avez un petit groupe de membres du projet. Microsoft propose des modèles gratuits , tels que le planificateur de projet Gantt dans Excel.
Lorsque vous ouvrez Excel , cliquez sur Nouveau , puis recherchez Gantt Project Planner . Pour créer un classeur Excel, cliquez sur le modèle .
2. De grosses économies de temps et d'argent
Excel n'est qu'un outil dont vous avez besoin pour effectuer diverses tâches pour vos projets indépendants ou commerciaux. Par conséquent, vous n'avez pas besoin d'investir dans des achats de logiciels supplémentaires. De plus, si les membres d'une équipe savent déjà utiliser Excel, vous gagnez également du temps sur la formation aux nouveaux outils.
3. Entreposage de données dans des feuilles de calcul complètes
Dans Excel, vous avez la possibilité de stocker des données de projet directement dans des bases de données. Vous pouvez accéder ou récupérer des données de projet spécifiques à partir d'un seul endroit tout en gérant les tâches du projet.
Vous pouvez également créer des feuilles de calcul complètes dans un classeur Excel pour stocker des millions de données pour l'analyse de données volumineuses. Vous pouvez manipuler les données avec quelques raccourcis clavier et mettre en évidence les données cruciales liées à la méthodologie de développement de projet.
4. Listes de tâches et chronologie du projet
Si vous avez besoin de faire circuler des listes de tâches interactives parmi les coéquipiers, vous pouvez utiliser Excel pour économiser de l'argent sur des applications supplémentaires. Une interface utilisateur interactive vous permet de créer des listes de tâches à l'aide de lignes et de colonnes. Vous pouvez également intégrer des tableaux Excel dans le portail Web, MS Word et Microsoft OneDrive pour un accès facile.
Pour un calendrier de projet détaillé et une feuille de route de projet de haut niveau, vous pouvez utiliser Excel pour créer un calendrier de projet complet.
5. Reporting instantané des données de projet à l'aide d'un seul outil
Il existe de nombreuses fonctionnalités de création de rapports disponibles dans Excel dont vous pouvez faire bon usage. Vous pouvez principalement utiliser un tableau Excel (Ctrl + T) , un tableau croisé dynamique (Alt + N + V) , Power Pivot, etc. Vous pouvez également intégrer de tels rapports dans Powerpoint pour les présenter au public. Vous pouvez utiliser le modèle Blue Sales Report à cet effet.
6. Graphiques, graphiques et cartes 3D
Lorsque vous présentez un rapport de performance de projet au client, vous pouvez rendre les visualisations de données attrayantes en insérant des graphiques, des graphiques et des cartes 3D. Vous pouvez accéder gratuitement à des graphiques linéaires, des graphiques en anneau, des graphiques circulaires, des graphiques radar, des graphiques boursiers, des graphiques à bulles, etc., sans avoir à payer pour un service supplémentaire.
7. Modèles simples pour la planification du travail
Les chefs de projet ou les pigistes utilisent des modèles Excel pour les horaires de travail . Vous pouvez facilement suivre les éléments suivants dans Excel:
- Temps passé par les membres de l'équipe.
- Temps passé sur les tâches du projet.
- Temps restant pour terminer le projet.
- Approche des échéances des projets.
Les 7 principaux inconvénients de l'utilisation d'Excel comme outil de gestion de projet
Les faiblesses d'Excel sont évidentes lorsque votre équipe doit gérer un projet qui va au-delà du simple, interne et petit. Vous devrez relever plusieurs défis lors de l'utilisation d'Excel:
1. La collaboration est improductive
Lorsque vous gérez des tâches et des calendriers de projet dans un fichier Excel, il devient difficile de collaborer avec d'autres. Il existe des formules complexes à mettre en œuvre, des cellules qui doivent être verrouillées et vous devez configurer le partage réseau.
2. Moins d'options pour la mise à jour de projets en temps réel
Dans Excel, l'implémentation de la mise à jour de l'état en temps réel est minimale et ambiguë. Pour intégrer des fichiers Excel à des portails Web ou à des applications de développement de projets, vous et votre équipe avez besoin de compétences avancées en Excel et en création de scripts VBA. Ces approches manuelles n'obtiennent pas des résultats satisfaisants dans tous les cas.
3. Absence de fonction de communication instantanée
Pour travailler sur un fichier de gestion de projet dans Excel, vous devrez organiser des réunions avec l'équipe à l'aide d'applications tierces telles que Skype, Google Meet, Microsoft Teams, Zoom, etc. Par conséquent, vous devrez peut-être payer pour des applications de communication supplémentaires .
4. Obstacles à la garantie de l'intégrité des données
L'un des principaux obstacles de la gestion de projet avec Excel est le contrôle des versions de fichiers. Si les membres obtiennent un accès complet au fichier, un conflit surviendra en raison de modifications simultanées. Pour garantir l'intégrité des données, vous avez besoin de formules complexes, d'une mise en forme conditionnelle et du suivi des modifications.
5. Gestion des problèmes moins efficace
Bien qu'il existe un modèle Excel pour le suivi et la gestion des problèmes, le processus est toujours manuel. La mise à jour de chaque champ prend trop de temps. Vous n'avez pas non plus la possibilité de lier des problèmes spécifiques à un segment de projet.
La mise à jour manuelle est une tâche risquée car toute donnée égarée pourrait entraîner une perte d'heures de production substantielle. Par conséquent, vous avez besoin d'outils automatisés de suivi des problèmes pour la gestion de projet.
6. Mauvaise gestion du temps et de l'équipe
Dans Excel, vous pouvez principalement créer des lignes et des sous-lignes pour définir les tâches et sous-tâches du projet. Vous devez également effectuer le formatage des cellules et le codage couleur.
En raison de la nature manuelle de ce travail, vous devrez consacrer une partie importante de vos heures de travail à la saisie de données plutôt qu'au développement de projet proprement dit. Finalement, cela retarde le calendrier de livraison du projet et augmente le budget du projet.
Moins de travail collaboratif et plus d'entrées manuelles ont le potentiel de démoraliser l'équipe. Une gestion d'équipe efficace est pratiquement impossible dans Excel et vous avez besoin d'une application de gestion de projet dédiée.
7. Absence d'interface utilisateur et de fonctionnalités dédiées
L'inconvénient le plus évident d'Excel est qu'il n'est pas spécialisé dans la gestion de projet. Il manque des fonctionnalités d'interface utilisateur importantes telles que:
- Saisie automatique des tâches.
- Création de sous-tâches.
- Attribution de tâche.
- Suivi des progrès.
- Dépendances.
- Commentaire de tâche.
- Reliez le statut du projet à partir des outils de développement.
- Marquage de l'achèvement du projet.
La plupart des modèles Excel pour la gestion de projet sont des arrangements de fortune. L'application ne peut pas aider les chefs de projet ou les pigistes à libérer leur plein potentiel.
Les économies de coûts sont généralement compensées par la perte d'heures productives et les dépenses supplémentaires liées aux applications de réunion et de messagerie. Les données de projet que vous partagez avec d'autres membres de l'équipe par e-mail ou sur un support de stockage externe présentent de nombreux risques de sécurité.
Essayez des outils de gestion de projet dédiés
Excel est un outil de gestion de projet indéniable qui offre de nombreux avantages. Si vous avez une petite équipe, Excel peut vous sembler un bon outil. Cependant, si vous voulez une intelligence artificielle, une interface utilisateur simple et un engagement d'équipe, essayez des applications professionnelles gratuites de gestion de projet.