8 façons d’organiser vos feuilles de calcul dans Excel
Microsoft Excel est un programme qui utilise des feuilles de calcul pour vous aider à organiser les nombres et les données avec des fonctions et des formules. Il existe de nombreuses façons d'utiliser Excel, et avec autant d'idées, il est facile de se désorganiser.
Cela dit, il existe toujours un moyen de trouver une solution de contournement qui vous aidera à mettre de l'ordre dans vos feuilles de calcul. Ceci est particulièrement utile pour les projets d'équipe dans Excel.
1. Utilisez des modèles
Vous ne devez pas perdre votre temps à essayer de recréer des feuilles de calcul Excel à partir de zéro chaque fois que vous souhaitez analyser vos données. Au lieu de cela, Microsoft Excel inclut déjà une large gamme de modèles créés par l'utilisateur .
Cliquez simplement sur Fichier > Nouveau et choisissez l'un des nombreux modèles fournis avec Excel. Bien sûr, vous pourriez avoir du mal à trouver un modèle qui convient parfaitement à votre processus d'analyse de données.
Mais vous pouvez toujours en trouver un, que vous pouvez facilement formater pour le rendre meilleur et plus fonctionnel.
2. Mettez en surbrillance les données importantes
Comme pour tout outil de gestion, vous devez toujours mettre en évidence les informations les plus importantes. La même chose s'applique lorsque vous travaillez dans Excel, en particulier si vous avez une équipe entière travaillant dans une seule feuille de calcul.
L'un des moyens les plus simples de le faire est de créer une feuille de tableau de bord dans laquelle vos points de données clés seront résumés.
En outre, vous devez toujours conserver vos informations clés dans une police facile à lire tout en utilisant la mise en forme conditionnelle afin d'attribuer les hauteurs et la couleur aux cellules importantes.
Ce sont des tactiques de présentation simples qui vont rendre votre analyse des données organisationnelles beaucoup plus fluide.
3. Triez vos données
L'une des parties intégrantes de l'analyse des données est de savoir comment trier vos données. Que vous souhaitiez trier les noms par ordre alphabétique ou répertorier les produits du prix le plus bas au prix le plus élevé, peu importe comment vous le faites.
Le tri de vos données vous aidera à comprendre et à mieux visualiser rapidement vos données. Excel vous permet de trier vos données par ordre alphabétique, numérique et par date et heure. Vous pouvez également choisir de le trier selon une liste personnalisée que vous créez, ou par mise en forme, couleur de police, jeu d'icônes ou en incluant la couleur de cellule.
Après avoir sélectionné les colonnes ou les lignes que vous souhaitez trier, cliquez simplement sur Trier et filtrer dans l'onglet Données et avoir plus d'options pour trier vos données. Si vous rencontrez des problèmes avec cela, vous pouvez consulter le didacticiel sur le site officiel de Microsoft .
4. Utilisez plusieurs feuilles!
Lorsque vous travaillez sur quelque chose de complexe ou que vous travaillez avec beaucoup d'informations dans l'ensemble, n'oubliez pas qu'Excel vous permet d'utiliser simultanément plusieurs feuilles de calcul.
Vous n'êtes pas obligé de stocker toutes vos informations sur une seule feuille de calcul. Au lieu de cela, répartissez vos données sur plusieurs feuilles de calcul et étiquetez-les en conséquence. Cela vous permettra de trouver facilement toutes les informations dont vous avez besoin.
5. Masquer les données inutiles
Lorsque vous avez trop d'informations dans une feuille de calcul, il est difficile de se concentrer sur les bonnes choses. Si vous vous perdez dans les chiffres, il est peut-être temps de revoir vos feuilles de calcul, composant par composant.
Si vous trouvez des informations qui ne semblent plus nécessaires ou importantes, vous pouvez les masquer. Excel dispose d'une fonctionnalité qui vous permet de masquer les colonnes, les feuilles ou les lignes dont vous n'avez plus besoin, mais que vous ne souhaitez pas supprimer.
Les outils de visualisation de données sont généralement capables de masquer des informations telles que les numéros d'hypothèses et les tables de recherche qui constituent la base de vos modèles mais qui ne changent pas.
6. Les cellules hypertextes peuvent vous faire gagner beaucoup de temps
Lorsque vous travaillez en équipe, voire seul, le plus souvent, vous perdrez du temps à rechercher une certaine information, en parcourant toutes les feuilles de calcul.
Mais il n'est pas obligé d'en être ainsi. Au lieu de cela, vous pouvez nommer vos cellules importantes et les créer des hyperliens dans vos feuilles, ce qui vous guidera à travers les données. Microsoft Excel dispose d'excellents outils de navigation pour votre analyse de données, alors assurez-vous de les utiliser.
7. Utiliser correctement les formules et les fonctions
Maîtriser les bases des formules Excel est essentiel pour tous les débutants. Microsoft Excel est considéré comme le logiciel d'analyse des données, dans la plupart des normes de l'industrie.
C'est également le logiciel le plus préféré des analystes financiers, des banquiers d'investissement, des présentations et de la modélisation financière. Excel dispose de fonctions et de formules intégrées conçues pour vous faciliter la vie.
Une formule dans Excel est une expression qui fonctionnera sur une valeur dans une cellule ou dans une plage de cellules. Une fonction est une formule prédéfinie. Ils éliminent le besoin de toujours saisir des formules tout en fournissant des noms conviviaux.
8. Les raccourcis peuvent vous aider à travailler plus rapidement
Une fois que vous êtes déjà habitué aux fonctions et formules Excel, vous devriez apprendre les raccourcis de base. Vous constaterez peut-être qu'en utilisant les raccourcis clavier pour Excel, vous pourrez travailler beaucoup plus efficacement.
Cela s'applique en particulier aux utilisateurs ayant des troubles de mobilité ou de vision. Les raccourcis clavier sont un moyen plus simple d'obtenir les résultats souhaités à partir d'Excel sans appuyer sur un écran tactile ou à l'aide d'une souris.
En appuyant simplement sur Alt dans Excel, vous pourrez voir tous les raccourcis en haut, et si vous appuyez sur Alt + Q , vous serez redirigé vers le champ de recherche. Le champ de recherche est une fonctionnalité intéressante que Microsoft a ajoutée à ses programmes, car elle vous permet de trouver facilement quelque chose. Vous pouvez également créer des raccourcis clavier personnalisés dans Excel .
Facilitez-vous la vie avec des feuilles de calcul organisées
Il y a une bonne règle à respecter quand on parle de Microsoft Excel. Si vous vous surprenez à faire quelque chose manuellement dans Excel, vous devez savoir qu'il existe probablement un moyen plus simple de s'y prendre.
Microsoft Excel est couramment utilisé dans les lieux de travail du monde entier. À chaque nouvelle mise à jour, cela devient plus facile à utiliser, mais cela peut aussi être beaucoup plus compliqué. Connaître les bases des fonctions et des formules Excel, ainsi que la façon de garder vos feuilles de calcul organisées, vous aidera à utiliser complètement le programme.