Guide de gestion des tâches en ligne : 10 conseils pour choisir la bonne application
Au cours de la nouvelle normalité, le nombre d'applications de gestion de projet en ligne et hors ligne a été multiplié par plusieurs. De nos jours, il existe des centaines d'applications qui peuvent vous aider à piloter efficacement un projet d'entreprise tout en gérant une équipe de collaborateurs.
Si vous êtes intéressé par l'achat d'un logiciel de gestion des tâches, vous devez déterminer si l'application est suffisamment flexible et évolutive pour atteindre vos objectifs. Lisez la suite pour savoir comment choisir le bon gestionnaire de tâches en ligne.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des tâches en ligne ?
Un projet d'entreprise comprend plusieurs tâches dépendantes ou indépendantes. Chaque membre de l'équipe est responsable d'une ou plusieurs tâches. Les tâches multiples impliquent de nombreuses dates de début et de fin, un budget temps, un budget des coûts, une allocation de ressources, des rappels, des rapports, des documents, etc.
Lorsqu'un logiciel informatique sophistiqué gère tous ces aspects d'un projet, on parle de logiciel de gestion des tâches. Le début de la pandémie a convaincu des milliers d'entreprises d'adopter le travail à distance. En conséquence, les applications de gestion des tâches sont désormais en ligne et hébergées sur des serveurs cloud.
Fonctionnalités standard des applications de gestion des tâches en ligne
Alors que la demande d'applications de suivi des tâches en ligne augmente, de nombreux services informatiques et sociétés de développement de logiciels proposent des applications polyvalentes pour la gestion de projet. Cependant, la plupart de ces applications sont livrées avec un ensemble de fonctionnalités standard essentielles à la gestion de projet de base. Ces fonctionnalités sont les suivantes :
1. Visionneuse de liste de tâches élaborée
La plupart des applications de gestion des tâches en ligne incluent un écran d'affichage des tâches. Ici, vous pouvez voir toutes les tâches et sous-tâches de tous les projets en cours ou terminés.
2. Tableau Kanban
L'application avancée de gestionnaire de tâches en ligne inclura un tableau Kanban pour mettre en œuvre Kanban pour une gestion de projet efficace au niveau individuel ou organisationnel. Les applications visualisent numériquement les tableaux Kanban qui affichent les colonnes pour les statuts et les cartes des tâches en attente , en cours et terminées en tant que tâches réelles.
3. Diagramme de Gantt
Un diagramme de Gantt est la principale fonctionnalité de gestion de projet de toute application de suivi des tâches en ligne. Les diagrammes de Gantt illustrent la progression du projet grâce à la méthode des graphiques à barres horizontales empilées. Il peut également visualiser les dépendances des tâches, le temps passé et l'état actuel des tâches.
4. Notification par e-mail ou application de messagerie
Les applications de gestion de projet en ligne mettent également l'accent sur le maintien de tout le monde au courant en offrant des mises à jour en temps réel sur l'état du projet et les activités. Chaque fois que l'application détecte des modifications dans la liste des tâches, elle en informe immédiatement la ressource affectée et le propriétaire du projet.
5. Suivi du temps
Les applications de gestion des tâches en ligne sont livrées avec un programme de chronométrage automatique pour suivre les heures de productivité, l'utilisation des ressources, le budget du projet, les heures de facturation, etc. Les propriétaires de projet peuvent prendre des décisions en temps réel en voyant les performances d'utilisation du temps du projet.
6. Filtres de tâches et balises
La plupart des applications de gestion de tâches en ligne sont livrées avec des options de marquage et de filtrage des tâches. Le propriétaire du projet peut définir des balises spécifiques, comme le travail prioritaire, le service responsable, les compétences spécifiques, le délai de livraison, la phase de développement, etc. Les membres de l'équipe peuvent facilement filtrer les tâches en fonction de ces balises pour trouver la bonne tâche.
7. Communication avec l'équipe ou le client
Les applications standard de gestion des tâches en ligne ont commencé à proposer une section pour les communications internes et externes. Ces applications incluent des modules tels que la vidéoconférence, les appels vocaux et la messagerie texte.
8. Génération de rapports, stockage de fichiers et partage
Les applications de gestion des tâches offrent également des fonctionnalités de création de rapports pour visualiser les performances du projet, le budget des ressources, les ressources sous-performantes, les problèmes de tâche, les goulots d'étranglement du projet, etc.
Vous pouvez également exporter des rapports sous forme de feuilles de calcul ou de PDF et les envoyer par courrier électronique à l'équipe ou au client. Ces applications permettent également aux collaborateurs du projet de stocker et de partager en toute sécurité des fichiers critiques liés au projet.
Conseils pour choisir la meilleure application de gestion des tâches
Un logiciel de gestion des tâches peut améliorer la productivité globale et les revenus annuels des entreprises de toute taille. Cependant, les indépendants, les entrepreneurs individuels et les petites entreprises doivent choisir la meilleure application de gestion des tâches qui simplifie la tâche et n'ajoute pas de charge de travail supplémentaire.
Outre les fonctionnalités standard ci-dessus, vous devrez également rechercher des fonctionnalités à valeur ajoutée. Voici les meilleurs conseils qui vous aideront à acheter l'application de gestion de tâches en ligne parfaite :
1. Autorisations d'accès aux outils centralisées
Au niveau de l'équipe ou du projet, il pourrait y avoir un conflit d'intérêts entre les collaborateurs. L'application doit permettre un contrôle central pour le propriétaire du projet et un contrôle local pour les pairs. L'administrateur du projet doit avoir le pouvoir de personnaliser l'accès à l'outil en fonction des capacités du collaborateur.
2. Confidentialité et contrôle de confidentialité
Dans la plupart des projets indépendants ou au niveau de l'entreprise, c'est un défi de garder les informations personnelles et la propriété intellectuelle confidentielles. Vous devriez rechercher un logiciel de gestion des tâches qui résout les problèmes de confidentialité des données.
3. Sécurité de la plate-forme cloud
La meilleure application de gestion des tâches doit crypter toutes les données sortantes et entrantes conformément aux derniers protocoles de sécurité de communication Internet. Le cryptage devrait également fonctionner lorsque l'application est au repos. Vous devez rechercher des fonctionnalités de sécurité telles que :
- Système de gestion des identités et des accès (IAM).
- L'application est conforme au GDPR, DSGVO et SOC2.
- Cryptage SSL 256 bits AES (Advanced Encryption Standard).
4. Affectation des tâches et notification
Un outil de suivi des tâches en ligne efficace doit permettre aux membres de l'équipe d'attribuer des tâches à leur compartiment à partir d'une liste centrale de tâches. De plus, des fonctionnalités telles qu'un chef de projet affectant une tâche à une ressource spécifique en fonction de l'ensemble de compétences ajouteront de la valeur à l'outil.
Lorsqu'un propriétaire de projet attribue des tâches ou lorsqu'une ressource réclame des tâches, il doit en informer les personnes responsables.
5. Synchronisation avec le calendrier personnel
À mesure que la tendance au travail à distance augmente, il est fortement recommandé que votre application de suivi des tâches en ligne se synchronise avec votre calendrier personnel. Si vous pouvez voir toutes les tâches quotidiennes personnelles et professionnelles sur un seul écran, vous serez plus efficace pour offrir une productivité élevée.
6. Intégration d'applications tierces
La meilleure application de gestion des tâches doit permettre une intégration sans effort avec d'autres applications telles que la conception graphique, les feuilles de calcul, le traitement de texte, le client de messagerie, la messagerie, la vidéoconférence, le tableau blanc numérique, etc. L'intégration avec les applications professionnelles vous permet de trouver toutes les ressources liées au projet en un seul endroit. .
7. Compatibilité multi-appareils
Recherchez un outil de suivi des tâches en ligne qui vous permet de vous connecter à partir de n'importe quel appareil comme Windows, macOS, Android, iPhone, Blackberry, Chrome OS, etc. Vous obtiendrez un meilleur rapport qualité-prix si l'application vous permet d'enregistrer la progression sur un seul appareil. et commencez à travailler à partir d'un autre appareil en douceur.
8. Analyse basée sur l'IA
Certaines applications de gestion des tâches sont également livrées avec une IA intégrée qui génère des analyses de haut niveau sur les projets passés. En tirant parti de ces rapports, vous pouvez planifier les futurs projets plus efficacement avec un budget moindre.
9. Accès au support client
De nos jours, la plupart des applications offrent un support client par chat, e-mail et téléphone. Lors de l'achat d'une application de suivi des tâches en ligne, vérifiez si le développeur fournit des services d'assistance générale et technique adéquats.
10. Structure des prix
Recherchez une application de gestion des tâches en ligne qui offre une structure tarifaire flexible. Obtenez un plan budgétaire d'entrée de gamme lorsque vous êtes une équipe en herbe et évoluez à mesure que vos projets et vos ressources augmentent.
Une application de gestion des tâches en ligne vous convient-elle ?
Une recherche de la meilleure application de gestion des tâches en ligne pourrait utiliser une grande partie de vos heures de productivité. Vous pouvez suivre les conseils ci-dessus pour obtenir le logiciel de gestion des tâches parfait pour votre entreprise et éviter de perdre un temps précieux.