Qu’est-ce que Google Documents ? Comment l’utiliser comme un pro

Google Docs est le composant de traitement de texte de la suite bureautique en ligne de Google. C'est une alternative gratuite à Microsoft Word. Il a également plus de fonctionnalités que vous ne le pensez.

Dans cet article, nous répondrons aux questions les plus fréquemment posées sur Google Docs.

Qu'est-ce que Google Documents ?

Google Docs est le traitement de texte basé sur un navigateur de Google. Vous pouvez créer, modifier et partager des documents en ligne et y accéder depuis n'importe quel ordinateur avec une connexion Internet. Il existe même une application mobile pour Android et iOS.

Ce qui distingue Google Docs de son principal concurrent de bureau, Microsoft Word, ce sont ses fonctionnalités collaboratives. Google Docs a été l'un des premiers traitements de texte à proposer l'édition partagée de documents en ligne.

Google a rendu incroyablement facile le partage de documents sur plusieurs plates-formes et leur travail en temps réel à partir d'une fenêtre de navigateur. Vos collaborateurs n'ont même pas besoin d'un compte Google pour afficher ou modifier les documents Google que vous partagez avec eux.

De plus, les modules complémentaires de Google Docs vous permettent d'étendre les fonctionnalités et d'ajouter des fonctionnalités manquantes.

Comment utiliser Google Documents

Vous pouvez utiliser Google Docs comme vous utiliseriez des documents Word. Créez de nouveaux documents, utilisez des modèles Google Docs , partagez des documents avec votre équipe et collaborez en temps réel. Nous allons vous montrer les bases ici.

Comment créer un document Google

Pour créer un nouveau document Google, rendez-vous d'abord sur docs.google.com et connectez-vous avec votre compte Google. Une fois que vous êtes sur la page de démarrage de Google Docs, vous pouvez créer un nouveau document vierge ou choisir un modèle.

Vous pouvez également accéder à Fichier > Nouveau > Document ou Fichier > Nouveau > À partir du modèle pour faire de même à partir d'un document Google existant.

Dans le menu Fichier, vous pouvez égalementmodifier de nombreux aspects du document, notamment l'orientation de la page .

Comment enregistrer un document Google

Dans le cadre de la suite bureautique en ligne de Google, vous n'aurez jamais besoin de vous rappeler d'enregistrer un document puisque Google l'enregistre automatiquement sur votre Google Drive. Par conséquent, vous ne trouverez pas de bouton Enregistrer.

Cela dit, dans le menu Fichier , vous pouvez faire une copie , envoyer un e – mail ou télécharger votre document Google.

Comment télécharger des documents Google

Google stocke vos documents sur Google Drive. Pour télécharger un document Google sur votre ordinateur à la place, accédez à Fichier > Télécharger et choisissez le format de fichier souhaité.

Comment envoyer un e-mail à un document Google

Si vous souhaitez télécharger le document parce que vous souhaitez l'envoyer par e-mail, vous pouvez le faire directement à partir du document. Accédez à Fichier > E-mail > Envoyer ce fichier par e-mail / Envoyer un e-mail aux collaborateurs , choisissez le format de fichier que vous souhaitez joindre et remplissez les détails de l'e-mail standard.

Comment partager un document Google

Plutôt que d'envoyer un document par courrier électronique, nous vous recommandons de le partager. En effet, le partage permet à tout le monde de voir et de travailler sur la même version du document. De cette façon, vous évitez de créer des copies contradictoires ou de dupliquer votre travail. Comme mentionné précédemment, le destinataire n'a pas besoin d'un compte Google pour afficher ou modifier le document.

Pour partager un document Google à partir du document, cliquez sur le bouton Partager en haut à droite. Vous avez maintenant plusieurs options :

Vous pouvez saisir les noms ou les adresses e-mail du ou des destinataires souhaités. Notez que le niveau d'accès par défaut avec cette méthode est Editor . Cliquez sur l'icône en forme de stylo à droite pour changer cela en Viewer ou Commenter .

Plutôt que de partager le document avec des individus, vous pouvez le partager avec des groupes via un lien via le menu Obtenir le lien . Par défaut, vos documents Google privés seront partagés avec Tout le monde .

Si votre compte Google appartient à une organisation (ici : MakeUseOf.com), il sera partagé au sein de cette organisation. Cliquez sur Modifier ou Partager avec… pour ajuster ces paramètres et fournir aux utilisateurs du lien un accès Visualiseur, Commentateur ou Éditeur.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Copier le lien en bas à droite. Le lien sera copié dans votre presse-papiers.

Si vous souhaitez partager une copie de votre document Google avec plusieurs collaborateurs, car vous ne souhaitez pas qu'ils modifient le document d'origine, vous pouvez également utiliser cette astuce de création de copie pour vous épargner du travail.

Comment suivre les modifications dans Google Docs

Lorsque vous apportez des modifications fréquentes à vos documents Google ou une fois que vous les avez partagés avec d'autres, vous souhaiterez suivre les modifications.

Historique des versions

Google Docs le fait automatiquement en suivant l'historique des versions de votre document. Accédez à Fichier > Historique des versions > Afficher l'historique des versions pour développer un menu répertoriant toutes les modifications que Google a suivies pour votre document.

Vous verrez quand les modifications ont été apportées, qui les a effectuées, et elles sont toutes mises en évidence dans le document.

Vous pouvez même nommer la version actuelle pour annuler facilement les modifications apportées par la suite. Accédez à Fichier > Historique des versions > Nom de la version actuelle , saisissez un nom et cliquez sur Enregistrer .

Sinon, allez dans le menu historique des versions et cliquez sur la date ou le nom d'une version pour la renommer. Dans le menu de l'historique des versions, vous pouvez ensuite activer un paramètre pour afficher uniquement les versions nommées (voir capture d'écran ci-dessus).

L'historique des versions est la forme de base du suivi des modifications. Vous pouvez restaurer les versions d'un document en le sélectionnant et en cliquant sur le bouton Restaurer cette version . Ce que vous ne pouvez pas faire, c'est accepter ou rejeter les modifications individuelles dans chaque version. Si c'est la fonctionnalité que vous désirez, vous devez utiliser une autre fonctionnalité : les modes.

Mode suggestions

Google Docs prend en charge trois modes différents : Édition , Suggestion et Affichage . L'édition est le mode par défaut. Pour passer à un autre mode, accédez à Affichage > Mode ou cliquez sur l'icône du stylo à l'extrême droite du menu Outils. Pour contrôler les modifications individuelles, utilisez le Suggestion .

Lorsque vous apportez des modifications en mode Suggestion, vous verrez un commentaire sur le côté droit du document, avec la possibilité d'accepter ou de rejeter la suggestion. Vous pouvez également écrire une réponse pour discuter de chaque changement.

Toutes les modifications apportées dans ce mode sont suivies individuellement sous la version de document respective dans l'historique des versions. De cette façon, vous avez la possibilité de réviser et de restaurer les modifications rejetées, bien que vous deviez restaurer cette version du document, ce qui signifie que vous perdriez toutes les modifications suivantes.

Astuce : Pour forcer vos collaborateurs à utiliser le mode Suggestion, paramétrez leur accès pour pouvoir commenter lors du partage du document.

Comment imprimer à partir de Google Docs

L'impression à partir de Google Docs fonctionne comme l'impression de n'importe quel autre document sur votre ordinateur. Pour imprimer un document Google, ouvrez le document, puis accédez à Fichier > Imprimer ou appuyez sur le raccourci clavier Ctrl + P ou cliquez sur l'icône d'impression dans le menu Outils.

Chacune de ces actions ouvrira votre menu d'impression. À partir de là, choisissez votre imprimante et vos paramètres et imprimez comme vous le feriez normalement.

Comment modifier Google Docs hors ligne

Pour modifier vos documents Google hors ligne, vous devez remplir quelques conditions de base. Tout d'abord, vous devez être en ligne lors de la configuration de l'accès hors ligne. Vous devez également utiliser Google Chrome en dehors du mode navigation privée, installer et activer l'extension Google Docs Offline Chrome et disposer de suffisamment d'espace de stockage libre pour enregistrer vos fichiers.

Une fois cela fait, rendez-vous sur docs.google.com , cliquez sur le menu hamburger en haut à gauche, accédez à Paramètres et assurez-vous que le curseur à côté de Hors ligne est en position Activé (voir capture d'écran ci-dessous).

Désormais, chaque document sur lequel vous commencez à travailler sera également disponible hors ligne sur votre ordinateur, au moins temporairement. L'icône de nuage à côté du nom du document indique si votre document est disponible hors connexion.

Lorsque votre connexion Internet est interrompue, vous verrez un nuage barré et la note « Travail hors ligne ». Toutes les modifications que vous apportez seront synchronisées une fois que vous vous reconnecterez à Internet.

Lorsque l'extension Google Docs Offline est activée, vous pouvez consulter la liste de tous vos documents sous docs.google.com , même hors connexion. Tous les documents disponibles en permanence hors ligne porteront une icône de coche. Cliquez sur le menu à trois points pour contrôler l'option Disponible hors connexion .

L'extension Google Docs Offline mettra également en cache tous les documents que vous ouvrez. Si vous perdez votre connexion Internet, vous aurez accès même aux documents qui ne sont pas explicitement disponibles hors ligne.

Dans ce cas, vous pouvez rendre le document disponible hors connexion de manière permanente, même si vous n'êtes pas en ligne. Pendant ce temps, les documents non mis en cache et non disponibles hors connexion apparaîtront en sourdine.

Pour sauvegarder et synchroniser les fichiers Google Docs sur votre ordinateur ou votre mobile, vous pouvez également utiliser l' outil de sauvegarde et de synchronisation Google Drive .

Google Docs, désormais sous votre contrôle

Vous connaissez maintenant les bases de l'utilisation de Google Docs. Ensuite, il est temps de découvrir des moyens astucieux de créer de magnifiques documents Google . Vous pouvez ensuite passer à l'exploration des fonctionnalités pertinentes pour les documents commerciaux et la saisie vocale dans Google Docs .