9 erreurs courantes dans la gestion de projet (et que faire à la place)
Dans un projet, même les petites erreurs peuvent s'avérer coûteuses pour votre carrière. Cela peut également faire dérailler un projet et avoir un impact négatif sur vos performances en plus de coûter beaucoup d'argent à votre organisation.
Voici quelques erreurs courantes de gestion de projet que vous devriez éviter à tout prix.
1. Ne pas suivre la bonne méthode
Un projet réussi a besoin d'une stratégie appropriée selon les exigences du projet et la capacité des membres de l'équipe. Pour mener le projet vers le succès, vous devez trouver la meilleure méthodologie de gestion de projet pour garder les membres concentrés et engagés.
Vous pouvez évaluer les forces et les faiblesses des membres de votre équipe avec une analyse SWOT avant de développer une stratégie. Les outils SWOT vous permettent de choisir un objectif pour le projet et de saisir des données pour les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces.
2. Communication inefficace
Le manque de communication efficace est l'un des principaux écueils de la gestion de projet que vous pouvez rencontrer. Lors d'un malentendu, les membres de l'équipe se blâment mutuellement ; mais c'est le projet qui est finalement entravé.
Pour éviter de tels problèmes, ayez toujours une communication claire entre les membres du projet. Tenir tout le monde au courant sera utile pour éviter les problèmes de communication. Assurez-vous d'informer les autres parties prenantes de tout changement dans les décisions.
Pour une communication en temps réel, choisissez des applications comme Slack qui enregistrent l'intégralité de la conversation. Google Jamboard est un choix puissant pour la communication audio-vidéo entre les membres de l'équipe impliqués dans la gestion de projet.
3. Ne pas utiliser un logiciel de gestion de projet
Vous devez tirer le meilleur parti de l'automatisation et des outils programmés pour gérer intelligemment les projets. Les organisations qui réussissent mettent en œuvre une ou plusieurs applications pour rationaliser la gestion de projet.
Les outils de gestion de projet améliorent l'efficacité des ressources et le suivi des progrès, quels que soient la taille et le type de projet. Vous pouvez utiliser ProofHub pour planifier et exécuter des projets via des tableaux Kanban, des diagrammes de Gantt, des épreuves en ligne et des fonctionnalités de création de rapports dynamiques.
Vous pouvez également essayer ClickUp pour gérer des projets ou des tâches afin d'exploiter des fonctionnalités telles que la dépendance des tâches, les tâches récurrentes, la vue de tableau agile et l'attribution de commentaires en tant que tâches. Il vous permet également de choisir un modèle adapté à votre projet, et il ajoutera automatiquement des tâches possibles.
4. Manque de contribution des membres de l'équipe
L'une des principales causes d'échec d'un projet est le manque de soutien des membres de l'équipe. Cela peut arriver lorsque le chef de projet n'écoute pas l'équipe. Alternativement, lorsque l'équipe ne se soucie pas de faire valoir un point en faveur du projet, il pourrait y avoir des impacts négatifs.
Avant et pendant un projet, l'équipe doit avoir plusieurs réunions avec le manager. Cela les aidera à comprendre l'importance du projet et à discuter de sa stratégie et de son flux de travail.
Si la réunion en face à face n'est pas possible, les équipes peuvent rejoindre une réunion virtuelle via Zoom où elles peuvent participer à des sondages et discuter du projet via la fonction de tableau blanc. Google Meet propose également une fonction de réunion en ligne avec des fonctionnalités telles que la légende en direct automatisée et davantage de contrôles pour l'hôte de la réunion.
5. Manque de ressources qualifiées
Le choix de ressources inexpérimentées et inefficaces peut mettre l'ensemble du projet en péril. Souvent, vous choisissez des membres pour un projet en fonction de leur disponibilité, et non en fonction de leurs compétences et de leur expérience sur les projets concernés.
Pour cette raison, il est essentiel de sélectionner judicieusement les membres de l'équipe capables de mener le projet à bien dans les délais impartis. Si votre organisation ne dispose pas de la main d'œuvre nécessaire pour un projet particulier, vous pouvez toujours externaliser des personnes efficaces et aguerries d' Upwork ou Fiverr .
6. Travailler simultanément sur plusieurs projets
Travailler sur de nombreux projets à la fois peut vous coûter cher et avoir un impact négatif sur la qualité et l'efficacité de votre travail. Pour éviter les goulots d'étranglement, déléguez toutes les autres tâches tout en travaillant sur un gros projet. Si vous devez gérer plusieurs projets simultanément, utilisez des applications de calendrier et de liste de tâches pour la gestion des tâches.
Google Calendar est une application de calendrier polyvalente que vous devez utiliser lorsque vous êtes impliqué dans plusieurs projets. Il vous permet de planifier des événements de calendrier à partir d'e-mails et de discussions, de partager vos disponibilités et d'afficher des événements personnels ou professionnels en un seul endroit.
Vous pouvez également utiliser Todoist pour centraliser toutes les tâches et les organiser correctement. Il existe un moyen simple de synchroniser Google Agenda avec l' application Todoist .
7. Estimation et gestion du temps peu pratiques
En tant que chef de projet, vous êtes obligé de garder tout le monde sur la bonne voie. Et pour cela, vous pouvez parfois proposer un calendrier irréaliste au client et charger les membres de l'équipe d'heures supplémentaires. Dans un autre scénario, votre clémence envers l'équipe entraîne des retards dans le projet. Les deux sont préjudiciables à votre projet et à la relation client-organisation.
L'utilisation d'outils de suivi du temps efficaces comme Time Doctor vous aidera à suivre la productivité des employés et le temps que prend chaque tâche. Si votre projet implique une facturation basée sur les heures de travail, vous pouvez utiliser Timely pour créer un dossier de travail méticuleux pour la facturation.
8. Microgestion de l'équipe
En tant que chef de projet, vous ne devez pas microgérer les membres de votre équipe. Les membres de l'équipe pourraient considérer cette habitude comme un signe de méfiance. Cela peut avoir un impact négatif sur l'environnement de travail. Offrir une certaine liberté à votre équipe les incitera à travailler avec diligence et à créer un environnement positif.
Vous pouvez utiliser Asana pour définir des objectifs au début du projet et recevoir une notification une fois que l'équipe a terminé une certaine tâche. Le travail d'équipe est une autre application de gestion des tâches qui vous permet d'attribuer des tâches à d'autres et de suivre la bande passante de l'équipe et la capacité de délégation de tâches pour éviter l'épuisement.
9. Incapacité à gérer la portée du projet
Changer la portée du projet à mi-parcours entraînera une mauvaise affectation des coûts et du temps tout en mettant en péril le succès du projet. Même un petit changement peut retarder toute l'opération.
Pour éviter ces problèmes, ayez une portée bien définie dès le début. Pour vous assurer de la bonne gestion des livrables du projet, gardez un œil attentif sur l'avancement du projet. Aussi, tenez toujours les sponsors bien informés en cas de changement de périmètre.
Avec Wrike , vous pouvez gérer le flux de travail d'un projet comportant de nombreuses tâches et sous-tâches. Ses horaires de travail et ses fonctionnalités de gestion des ressources vous aident à gérer la portée du projet sans aucun problème.
NTask est un autre outil de gestion de projet qui vous tient au courant de l'avancement du projet et de l'utilisation du budget afin que vous puissiez présumer de tout changement de portée du projet.
Éviter les erreurs courantes pour une gestion de projet réussie
Une planification appropriée, une vigilance et une communication transparente garantissent une gestion de projet sans effort. Essayez ces conseils pour éviter de commettre des erreurs courantes de gestion de projet et terminer les projets à temps.