Logiciel de planification d’événements : 5 applications pour gérer efficacement vos événements
Organiser un événement réussi est à la fois un devoir gratifiant et stressant. Vous avez besoin de compétences pointues pour rédiger un budget qui tient compte des aléas, trouver un ou plusieurs lieux adaptés, promouvoir l'événement, etc.
Mais en plus d'avoir une excellente attention aux détails, des compétences organisationnelles et d'être un réseauteur averti, s'appuyer sur un logiciel de planification d'événements contribuera grandement à rationaliser le processus de gestion et à gagner du temps.
Comment choisir l'application de planification d'événements idéale
Il existe de nombreuses applications de planification d'événements, chacune offrant des fonctionnalités spécifiques. Cependant, le meilleur logiciel de gestion d'événements est celui qui répond à vos besoins, car différents événements nécessitent des fonctionnalités différentes.
Ainsi, vous devrez définir vos besoins pour votre événement à venir pour savoir comment choisir le logiciel idéal. Voici quelques questions pour vous guider dans cette tâche :
- Quel type d'événement organisez-vous, en personne, virtuel ou hybride ? Cela vous aidera à choisir une application qui prend en charge le type d'événement.
- Est-ce un événement fermé ou ouvert ? S'il s'agit d'un événement fermé, vous n'aurez peut-être besoin que d'un logiciel qui peut vous aider à envoyer des invitations à des invités spécifiques. Sinon, vous auriez besoin d'une application avec des outils marketing intégrés pour promouvoir l'événement.
- Le logiciel d'organisation d'événements a-t-il une version mobile ? Avoir un logiciel de planification d'événements adapté aux mobiles vous permet d'accéder à toutes vos informations lors de vos déplacements. Vous pouvez également utiliser l'application pour partager des informations liées à l'événement avec vos participants.
- Vous devez calculer beaucoup d'inventaire de restauration ? Vous pouvez utiliser une application avec un calculateur de planification d'événements intégré pour avoir toutes vos informations en un seul endroit.
- De quoi avez-vous besoin pour l'événement? Vous pouvez écrire ici tous les outils dont vous avez besoin, y compris les systèmes de notification, les systèmes de billetterie, les outils de contrôle des présences, etc.
- Avez-vous besoin de collaborer avec d'autres organisateurs ou acteurs de l'événement ? Si oui, vous devez choisir une application qui permet la communication.
Ces questions devraient vous aider à affiner votre liste d'applications de planification d'événements. Cependant, vous devrez peut-être mélanger différentes applications en fonction de la taille de votre événement ou si vous n'en trouvez pas qui réponde à tous vos besoins. Cela dit, vous devriez envisager ces solutions de planification d'événements :
1. Eventbrite
Eventbrite est largement connu pour être l'un des meilleurs outils pour trouver des événements autour de vous , mais il a également une application de gestion d'événements dans sa boîte à outils—Eventbrite Organizer.
Que vous planifiez une petite réunion ou une grande fête, vous pouvez compter sur Eventbrite Organisateur pour être votre outil unique pour créer vos événements, gérer les ventes d'événements et suivre la participation en direct via votre smartphone.
Vous pouvez également utiliser Eventbrite pour annoncer votre événement en ligne et partager des informations vitales avec vos invités.
Télécharger : Eventbrite Organisateur pour Android | iOS (gratuit, tarification personnalisée)
2. monday.com
Il y a tellement de pièces mobiles impliquées lors de la planification d'un événement. C'est pourquoi vous devez disposer d'un emplacement central pour rester organisé et suivre à la fois les tâches terminées et non terminées.
monday.com est un outil puissant que vous pouvez utiliser pour regrouper tous vos projets en cours sur la même plate-forme. Bien qu'il s'agisse principalement d' un outil de gestion de projet , il propose également des fonctionnalités de planification d'événements et des modèles intégrés que vous et d'autres collaborateurs pouvez utiliser pour planifier votre budget ou organiser vos échéanciers.
Vous pouvez utiliser la fonction Ma semaine pour créer et attribuer des tâches à d'autres membres de l'équipe, tout en utilisant son tableau de bord pour suivre et mesurer vos progrès. Vous pouvez également utiliser monday.com pour communiquer avec les membres de l'équipe au sein de l'application, de sorte que vous n'aurez pas à vous perdre dans une pile de boîtes de réception de courrier électronique. Essayez les puissants outils d'organisation de monday.com pour dynamiser la collaboration de votre équipe .
Télécharger : Monday.com pour Android | iOS (version gratuite et premium disponible)
3. Agenda de poche
L'une des compétences essentielles d'un organisateur d'événements est la capacité de rédiger des budgets précis qui tiennent compte des situations imprévues. Cela signifie que vous devrez tendre la main au mathématicien en vous.
Mais faire tous ces calculs manuels peut prendre beaucoup de temps et vous devez souvent faire face à des horaires serrés. Pocket Planner est une application efficace et facile à utiliser qui peut vous aider à faire des estimations précises pour vos événements. Avoir tous vos calculs au même endroit vous permettra également de gagner du temps.
Télécharger : Pocket Planner pour iOS (gratuit)
4. Tables sociales (Web)
Social Tables est un outil pratique spécialisé dans la création de diagrammes d'événements pour vous aider à visualiser votre lieu, à trier la disposition des sièges et à collaborer avec les participants.
Vous pouvez créer votre plan architectural ou utiliser l'un de ses modèles 3D pour commencer. Choisissez simplement le type d'événement, sélectionnez un modèle qui correspond au style et ajustez en fonction de vos besoins.
Vous pouvez utiliser ce logiciel pour concevoir l'aménagement de votre espace événementiel en ajoutant toutes sortes d'objets préfabriqués, notamment des projecteurs, des scènes, des tables, etc. Vous pouvez également partager l'aménagement avec d'autres collaborateurs via le logiciel.
5. Quiva
Si vous préférez une plateforme de gestion d'événements tout-en-un pour éviter de jongler avec plusieurs outils spécialisés, vous ne vous tromperez pas avec Whova. Il s'agit d'un logiciel multifonctionnel qui vous permet de gérer vos événements virtuels, en personne ou hybrides à l'aide du même système.
Certaines de ses fonctionnalités clés incluent l'inscription à des événements, la gestion de conférences, le marketing d'événements, la création de sites Web, l'enregistrement des participants, l'engagement des participants, le réseautage, etc.
Vous pouvez également partager des informations telles que l'agenda de l'événement et d'autres éléments logistiques (dispositions de stationnement et plans) avec les participants à l'aide de l'application. De plus, les participants peuvent tirer parti de ses fonctionnalités de mise en réseau pour partager des photos de l'événement, échanger des contacts en scannant des cartes de visite ou même s'envoyer des messages via l'application.
Télécharger : Whova pour Android | iOS (démo gratuite, tarification personnalisée)
Gérez vos événements en toute confiance
Vous pouvez désormais abandonner l'approche de bricolage fastidieuse et vous fier à ces outils de gestion d'événements pour faciliter le processus de planification, rationaliser les opérations et vous aider à organiser des événements plus réussis.
Mais, étant donné qu'il n'y a pas deux événements identiques, la clé est d'identifier vos besoins et de choisir le logiciel le plus approprié qui mettra à niveau chaque élément de votre événement. Allez-y et choisissez le logiciel qui vous aidera à faire de votre prochain événement un moment inoubliable.