5 choses que vous devriez éviter de faire dans Excel

Excel est un excellent outil de traitement des données, mais il a ses limites. Lorsque vous avez des formules trop compliquées ou si votre ordinateur plante lors de l'ouverture d'un fichier Excel, vous devriez peut-être envisager d'utiliser un format de fichier différent.

Alors, quels sont les cas d'utilisation pour lesquels vous devriez envisager différents logiciels ? Voici quelques situations dans lesquelles vous devriez utiliser une autre application.

1. Bases de données massives

Si vous n'êtes pas familiarisé avec les ordinateurs, vous pourriez probablement penser qu'Excel (ou Google Sheets) est le seul moyen de stocker des données. Après tout, les dernières versions d'Excel ont 16 384 colonnes et 1 048 576 lignes, pour un total de 17 179 869 184 cellules.

Bien qu'il s'agisse de beaucoup d'informations, vous devez savoir que votre ordinateur les chargera toutes en même temps. Par conséquent, si vous utilisez beaucoup de cellules, vous pouvez vous attendre à ce que votre PC fonctionne lentement. Avoir cent, voire mille, lignes ne sera pas un problème.

Cependant, si vous continuez à compiler des données au fil des ans, ou si plusieurs utilisateurs ajoutent des informations à un fichier, même les ordinateurs puissants auront du mal à le charger. C'est parce que Microsoft charge toutes les données lorsqu'il ouvre le fichier.

Bien que cela soit utile pour analyser des données à court terme, cela gaspille de la puissance de calcul si vous n'avez besoin d'analyser que des informations spécifiques. Par exemple, si vous avez besoin de l'adresse e-mail d'un client, vous n'avez pas besoin de charger tout le reste de votre base de données client.

Une bonne alternative pour stocker des données consiste à utiliser un logiciel ou un service de base de données dédié. Ils offrent les mêmes fonctionnalités qu'Excel, telles que l'analyse de données, mais avec encore plus de fonctionnalités. Vous pouvez utiliser Microsoft Access si vous êtes un fan de la suite Microsoft. D'autres alternatives incluent LibreOffice Base et d'autres.

2. Analyse de données complexes

Microsoft Excel dispose d'un nombre important de formules disponibles. Il offre la formule de somme la plus simple à des fonctions compliquées telles que la valeur actuelle nette (calcule la valeur temporelle de l'argent) et les prévisions (utilisées pour calculer les valeurs futures).

Cependant, si vous vous retrouvez à créer plusieurs fonctions compliquées, il est grand temps d'envisager d'autres solutions. Excel est un excellent outil si les variables de votre formule sont toutes basées sur des données brutes. Mais si vous trouvez que vos fonctions sont basées sur des cellules qui sont elles-mêmes des formules, envisagez d'utiliser un logiciel d'analyse dédié.

Si vos feuilles de calcul reposent sur plusieurs formules, la couche supplémentaire de complexité signifie qu'il est facile pour les erreurs de ne pas être détectées. Et même si vous trouvez des erreurs, il n'est pas facile de les retracer si vos formules font trois lignes.

Au lieu d'utiliser Excel pour des scénarios compliqués, essayez d'apprendre un langage de programmation comme Python. Il est facile à comprendre et il existe plusieurs ressources gratuites pour vous aider à démarrer . Et si vous n'êtes pas enclin à étudier la programmation, vous pouvez également utiliser des outils d'analyse de données dédiés qui sont beaucoup plus faciles à utiliser.

3. Gestion de projet

Avant l'avènement des outils de gestion de projet dédiés comme Asana et Trello, de nombreux professionnels utilisaient Microsoft Excel. Après tout, c'est facile à mettre en place. Il existe même des modèles que vous pouvez télécharger pour vous aider à démarrer.

Mais dès que votre équipe s'agrandit ou que vous commencez à avoir plus de projets, les choses se compliquent. À moins que vous n'utilisiez la version en ligne d'Excel, votre équipe ne peut pas utiliser votre fichier de gestion de projet simultanément. Et lorsque vous ajoutez plus de tâches et de sous-tâches, vous risquez de vous retrouver avec trop d'informations dans une seule feuille.

De plus, comme de plus en plus de personnes ont accès au fichier, il y a plus de chance qu'il y ait une confusion involontaire. Ils peuvent modifier par inadvertance une formule ou même supprimer des informations cruciales. La création et l'attribution de dépendances de projet peuvent également prêter à confusion.

C'est pourquoi il est préférable d'avoir une application de gestion des tâches dédiée pour gérer votre équipe. Des applications spécialement conçues vous permettront, à vous et à votre équipe, d'avoir une vue claire de tout ce qui doit être fait. Vous pouvez même attribuer des tâches à des membres spécifiques afin que rien ne soit oublié.

Et si vous avez un budget limité, vous pouvez trouver des outils de gestion de projet gratuits en ligne. Maintenant, vous pouvez garder tout le monde sur la même longueur d'onde sans avoir à dépenser un centime.

4. Formulaires

En raison de sa disponibilité facile, Excel est souvent utilisé comme formulaire. Il y a eu de nombreux cas où des événements et des rassemblements ont utilisé des ordinateurs portables et des fichiers Excel pour l'enregistrement des invités.

Utiliser Excel (ou n'importe quelle feuille de calcul) comme formulaire est pratique car les organisateurs peuvent directement analyser leurs données. Cependant, cela comporte plusieurs inconvénients.

• Premièrement, vous n'auriez aucun contrôle sur l'entrée des données. N'importe qui pourrait taper des informations incorrectes, et vous n'en seriez pas plus avisé. Il n'y a pas non plus de normalisation des données. Une personne pourrait taper New York sous état, tandis qu'une autre écrirait NY. Ceci est problématique lors de l'analyse des données.
• Deuxièmement, si vous avez plusieurs sites d'enregistrement, vous aurez des ensembles de données distincts qui nécessitent une consolidation. Cela prend du temps et peut introduire des erreurs dans vos données. Cela pourrait également entraîner une duplication des efforts puisque les utilisateurs peuvent saisir leurs données deux fois.
• Troisièmement, il n'y a pas de confidentialité des données. Si vous utilisez une feuille de calcul, n'importe qui peut faire défiler les entrées et collecter des données. Ils pourraient même altérer les informations existantes, ce qui fausserait vos données. Si une fuite de données survient lors de votre inscription Excel, votre responsabilité pourrait être engagée.
• Enfin, si vous envisagez d'utiliser Excel pour l'inscription en ligne, il ne convient pas aux bases de données volumineuses, comme déjà indiqué.

5. Analyse des données financières

Lorsque vous utilisez Excel pour suivre les données financières, il est probable que vous deviez établir un lien vers plusieurs sources. Ces sources peuvent être d'autres fichiers Excel, des bases de données en ligne et même des sites Web financiers. Cependant, au fur et à mesure que vous les ajoutez, les chances d'introduire une erreur ou d'obtenir des informations obsolètes augmentent.

Il y a même eu un incident chez JP Morgan en 2012, où une formule a accidentellement utilisé des sommes de prix au lieu de leur moyenne lors du calcul du risque. Ceci, à son tour, a donné un résultat d'environ deux magnitudes inférieures à la valeur réelle et a fait perdre à la banque 6 milliards de dollars dans le commerce.

Alors que d'autres problèmes sont impliqués, cette formule mal écrite fait partie de la cascade d'erreurs qui ont conduit à cette perte massive.

Utiliser un logiciel dédié

Microsoft Excel est un excellent tableur. C'est idéal pour les petits ensembles de données ou si vous l'essayez comme preuve de concept. Mais si vous souhaitez faire évoluer votre travail, vous devriez envisager un logiciel dédié.

L'utilisation d'un logiciel développé spécifiquement pour votre objectif vous offrira de meilleures fonctionnalités, travaillera plus rapidement et vous permettra de faire les choses plus efficacement. Bien que certains d'entre eux coûtent du temps ou de l'argent (ou les deux) à mettre en place, cela vous fera économiser de l'argent à long terme.