Comment créer un bilan dans Excel
Que vous ayez une petite entreprise ou une grande multinationale, vous devez comprendre comment votre entreprise se développe. Vous devez donc suivre les finances de votre entreprise en examinant divers états financiers.
Le compte de résultat, par exemple, montre comment l'organisation gagne et dépense de l'argent. Alternativement, l'état des flux de trésorerie vous permet de voir combien d'argent vous disposez, ce qui vous permet de budgétiser correctement vos dépenses.
Enfin, il y a le bilan, qui est aussi l'un des états financiers de base. Voici un guide rapide pour vous aider à créer le vôtre dans Microsoft Excel.
Qu'est-ce qu'un bilan et pourquoi en avez-vous besoin ?
Un bilan vous permettra de voir la répartition des actifs, des passifs et des capitaux propres de votre entreprise. En un coup d'œil, vous verrez quelle part de l'entreprise provient des bénéfices non répartis, des capitaux propres et des prêts.
Avec ces informations en main, vous pouvez calculer son retour sur investissement et ses différents ratios financiers. Vous pouvez ensuite comparer ces valeurs à celles d'entreprises similaires du même secteur. Cela vous donnera une idée de la performance de l'entreprise par rapport à ses pairs dans l'industrie.
1. Sélectionnez le temps à couvrir
Comme pour les autres états financiers, vous devez choisir une période à couvrir. En règle générale, cela commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre.
Cependant, vous pouvez également choisir une période différente pour le calcul, appelée année fiscale, qui commence le 1er octobre et se termine le 30 septembre. Notez que la période que vous utilisez ici doit être cohérente dans vos autres relevés.
2. Préparez vos comptes
Pour éviter les tracas d'avoir à fouiller dans vos dossiers lorsque vous faites votre bilan, vous devez le préparer à l'avance. Assurez-vous d'avoir à votre disposition votre relevé de trésorerie, vos relevés bancaires, vos relevés de compte de prêt et vos soldes de carte de crédit.
Avant de commencer, vous devez connaître la valeur des actifs et des stocks disponibles. N'oubliez pas d'inclure le montant que vous avez mis pour démarrer votre entreprise, ainsi que les investissements réalisés par d'autres personnes et entités.
3. Créez le fichier Excel
Une fois que vous connaissez la période que vous couvrez et que vous avez les valeurs dont vous avez besoin, il est temps de créer le fichier Excel. Ouvrez un nouveau fichier sur Microsoft Excel. Mettez le bilan de [Nom de l'entreprise] dans la cellule A1 pour une identification facile.
Laissez de l'espace pour le formatage, puis sur la première colonne de la troisième ligne, écrivez Assets . C'est la section où vous allez mettre les valeurs pour tout ce que votre entreprise a. Ensuite, sur la troisième colonne de la même rangée, écrivez l' exercice que vous couvrez.
Après Actifs, vous devez créer la section Passif et Capitaux Propres correspondante. Le passif fait référence au montant que l'entreprise doit à des tiers, y compris les banques, les fournisseurs, les propriétaires et le gouvernement.
L'avoir du propriétaire, quant à lui, fait référence au montant que les propriétaires ont collecté pour l'entreprise, plus tout revenu qu'il conserve dans ses comptes. Ces valeurs dans ces deux sections doivent être égales au montant noté sous les actifs, d'où le terme bilan.
Cependant, avant de créer la section Passif et capitaux propres, vous devez d'abord placer les sous-catégories pour les actifs. De cette façon, vous aurez moins de problèmes de formatage.
4. Insérez vos catégories
Les atouts
Chaque entreprise et industrie aura ses propres sous-catégories d'actifs. Cependant, voici les sections typiques de la plupart des entreprises : Actifs actuels , Actifs fixes ou à long terme et Autres actifs . Ceux-ci sont ensuite divisés en petites catégories.
Les actifs courants sont des actifs que vous pouvez liquider rapidement. Il s'agit généralement de liquidités, de comptes débiteurs, de stocks et d'investissements à court terme. D'autre part, les actifs fixes ou à long terme sont plus difficiles à convertir en devise. Il peut s'agir de biens immobiliers , d' équipements de bureau , d' investissements à long terme , etc.
Les autres actifs sont généralement des éléments mineurs qui ne peuvent pas être facilement définis dans les actifs actuels ou à long terme. Ceux-ci peuvent inclure les dépenses payées d' avance (comme les abonnements), les actifs d'impôt différé (comme les remboursements) et les avances aux employés .
Bien que ces catégories s'appliquent à la plupart des entreprises, votre entreprise peut avoir une catégorie d'actifs unique, vous devez donc revoir vos opérations avant de considérer cela comme final.
Passif et capitaux propres
À l'instar de l'actif, du passif et des capitaux propres du propriétaire, il existe trois sous-catégories principales : les passifs courants , les passifs à long terme et les capitaux propres du propriétaire . Comme le terme l'indique, les passifs courants sont des obligations que l'entreprise doit respecter soit au cours d'un an, soit au cours d'un cycle d'exploitation (où un cycle d'exploitation fait référence au temps nécessaire pour que les stocks soient convertis en ventes).
Les passifs à court terme pourraient comprendre les comptes créditeurs aux fournisseurs et aux bailleurs, les prêts à court terme des banques et des créanciers, les impôts sur le revenu, les salaires à payer, les biens et services payés d'avance et la portion à court terme de la dette à long terme.
Sous Passif à long terme, vous trouverez Dette à long terme , Impôt sur le revenu différé et Prestations de fonds de pension , si la loi l'exige.
Enfin, l'avoir du propriétaire se compose de l'avoir du propriétaire , qui est le montant que vous investissez dans l'entreprise. Si vous dirigez une société, cette section et sa sous-section sont plutôt appelées capitaux propres .
Vous trouverez également les bénéfices non répartis dans la section capitaux propres, qui correspondent au montant que l'entreprise a gagné au cours de la période moins les dividendes versés.
5. Ajouter vos valeurs
Sous Actifs, ajoutez les valeurs de chaque sous-catégorie pour savoir combien vous avez pour chaque section. Vous devez ensuite additionner chaque sous-total pour obtenir la valeur totale de l'actif de votre entreprise.
De même, vous devez également ajouter les valeurs de chaque sous-catégorie Passif et Capitaux propres pour déterminer la part des actifs de votre entreprise provenant des créanciers, des propriétaires et des bénéfices.
Notez que les valeurs totales de la section Actif et de la section Passif et capitaux propres doivent correspondre. Sinon, il se peut qu'il y ait eu une erreur dans votre comptabilité.
6. Quelques formules utiles
Vous pouvez utiliser les valeurs que vous trouvez dans le bilan pour regarder ses ratios financiers. Ces formules évaluent les performances de votre entreprise et peuvent être utilisées à des fins de comparaison avec d'autres entreprises similaires du même secteur.
Ratio d'endettement
Il s'agit du pourcentage de la dette de l'entreprise mesurée par rapport à ses actifs. La formule pour cela est Total des passifs / Total des actifs . Si vous obtenez une valeur supérieure à 100 %, cela signifie que sa dette est supérieure à tous ses actifs. Les ratios élevés présentent également un risque de défaut plus élevé, mais cette valeur varie selon les secteurs.
Comme l'immobilier et les services publics, les entreprises à forte intensité de capital obtiennent généralement des taux d'endettement moyens plus élevés que les entreprises du secteur des services.
Ratio actuel
Cette valeur montre la capacité d'une entreprise à payer ses emprunts à court terme avec ses liquidités. Ceci est calculé en divisant les actifs courants par les passifs courants . Si la valeur que vous obtenez ici est inférieure à zéro, il existe un risque qu'une entreprise fasse défaut sur ses prêts à court terme en raison d'un manque de liquidités.
Fonds de roulement
Lorsque vous soustrayez le passif à court terme d'une entreprise de ses actifs à court terme , vous obtenez un fonds de roulement. Ce montant indique le montant de trésorerie et d'équivalent de trésorerie dont dispose une entreprise après avoir remboursé ses obligations actuelles.
S'il existe une différence positive significative entre les deux, l'entreprise peut facilement se développer et faire évoluer son activité. Mais s'il est proche de zéro, voire négatif, il pourrait alors avoir du mal à payer ses prêts et ses dettes, ou pire, faire faillite.
Ratio actif/fonds propres
Le ratio actif/fonds propres (A/E) est calculé en divisant le total des capitaux propres du propriétaire par le total des actifs . Cette formule montre combien l'entreprise est financée par les propriétaires par rapport au montant financé par des prêts.
Une entreprise avec un ratio A/E élevé peut indiquer que la plupart de son financement provient des propriétaires, ce qui signifie qu'elle n'a pas beaucoup d'obligations à payer. Au contraire, un faible ratio A/E signifie que la plupart de ses actifs provenaient de prêts ou de crédits.
Si l'entreprise dispose de flux de trésorerie constants, un faible ratio A/E aura un faible impact sur ses opérations quotidiennes. Cependant, cela le rend vulnérable aux prix, aux intérêts et aux changements drastiques, ce qui leur donne moins de latitude pour réagir.
Où trouver des modèles de bilan
Même si vous savez peut-être maintenant comment créer un bilan, il est parfois préférable de trouver un modèle à suivre. Vous pouvez le faire dans Excel en cliquant sur Fichier. Accédez à l'onglet Nouveau, puis dans la barre de recherche, saisissez Bilan. Après une recherche rapide, Excel vous donnera au moins trois modèles que vous pouvez utiliser.
Alternativement, vous pouvez également visiter Vertex42 , FreshBooks ou Wise.com pour télécharger un modèle à partir de leur site Web.
Gardez une trace de votre entreprise
Quelle que soit votre entreprise, vous devez suivre son évolution. De cette façon, vous n'entrez pas aveuglément et ne prenez pas de décisions sans chiffres pour vous appuyer. Après tout, un bon entrepreneur doit connaître son entreprise comme sa poche.
Un bilan, un compte de résultat et un document de flux de trésorerie ne sont que quelques-uns des documents essentiels dont vous avez besoin pour surveiller vos finances. Mais une fois que votre entreprise se développe et que les finances deviennent compliquées, embauchez un comptable professionnel pour vous assurer que tous vos chiffres sont corrects.