Comment booster la collaboration et la productivité de votre équipe avec des réunions silencieuses
L'un des principaux objectifs des réunions est d'encourager la circulation des idées. Malheureusement, ces idées se noient souvent dans une mare de bruit, d'interruptions et de bavardages aléatoires, qui finissent par vous ronger votre temps et réduire votre productivité.
Mais les réunions ont toujours leur place dans toute organisation. Ainsi, la meilleure alternative serait de trouver un moyen plus productif de les gérer. Mais avant tout, il faut savoir :
Le problème des réunions conventionnelles
Une réunion conventionnelle, ou plus précisément « vocale », se produit lorsque les gens se rassemblent et partagent leurs idées.
Nous avons tous été dans cette salle de conférence bien trop souvent et depuis bien trop longtemps. La mission était simple : réunir un groupe d'esprits créatifs et trouver une idée. Mais cela s'est rapidement transformé en une course aux voix les plus fortes.
Bien que des préoccupations et des recherches largement connues soutiennent l'idée que les sessions de brainstorming vocal sont souvent inefficaces, la plupart des organisations les ont toujours comme option par défaut car elles n'envisagent pas de techniques plus efficaces pour explorer des idées productives .
Voici quelques raisons pour lesquelles les réunions vocales sont souvent improductives :
- Les gens se précipitent pour donner des idées sans trop y penser.
- Les membres francs de l'équipe éclipsent souvent leurs collègues plus introvertis.
- Les réunions verbales sont généralement organisées à la hâte sans préparation suffisante ni objectifs clairs.
- Les gens craignent d'être jugés ou critiqués.
- Les sessions bruyantes sont assez difficiles pour les équipes distantes.
- De nombreuses idées et contributions ne sont pas documentées, et celles qui sont écrites risquent d'être mal interprétées par le preneur de notes.
- Il y a une forte probabilité que des conversations inutiles apparaissent.
- Il n'y a pas de matériel de lecture partagé pour tous les participants à la réunion.
Mais, existe-t-il une alternative à passer des heures dans une salle de conférence sans faire grand-chose ? Plus de silence peut être votre solution.
Que sont les réunions silencieuses ?
Imaginez que vous entrez dans une salle de conférence pour une réunion d'une heure sur le lancement d'un nouveau produit. Tout le monde se concentre sur son écran d'ordinateur et tout ce que vous pouvez entendre est le claquement des claviers pendant les 45 prochaines minutes. Vous ne parlez que pendant les 15 minutes restantes pour discuter de quelques questions critiques et pour les remarques de clôture.
Une réunion silencieuse est un format de réunion innovant qui utilise la majeure partie du temps de réunion alloué pour diffuser des informations et encourager une réflexion et une réflexion approfondies pour promouvoir des idées créatives.
Les réunions silencieuses sont assez malléables, selon des circonstances distinctes ou des besoins individuels. Certains préfèrent utiliser tout leur temps dans un silence complet, en utilisant des outils numériques comme Slack ou Google Workspace pour commenter.
Des entreprises technologiques de premier plan comme Amazon et Twitter exploitent le pouvoir du silence dans leurs réunions pour augmenter la productivité, Jeff Bezos allant jusqu'à déclarer que « c'est probablement la chose la plus intelligente que nous ayons jamais faite ». Et il y a des recherches pour soutenir l'idée que les sessions de brainstorming silencieuses sont plus productives que leurs homologues.
Alors, comment pouvez-vous intégrer des réunions silencieuses dans votre organisation ?
Meilleures pratiques pour les réunions silencieuses dans votre organisation
Comme nous l'avons mentionné plus haut, les réunions silencieuses peuvent prendre diverses formes en fonction de vos objectifs. Cependant, nous visons à vous fournir une base solide qui peut, au moins, vous permettre de monter la vôtre, ou au mieux, répondre à la plupart de vos besoins.
Cela dit, voici quelques conseils avec quelques outils numériques pour dynamiser vos réunions :
1. Préparez et partagez l'ordre du jour à l'avance
Prendre le temps d'évaluer les objectifs d'une réunion est crucial car cela permet de déterminer si cela vaut la peine d'avoir en premier lieu. Si c'est le cas, vous pouvez aller de l'avant et décrire les sujets dont vous souhaitez discuter. Préparer l'ordre du jour de la réunion et le partager avec votre équipe en amont leur donne le temps de mieux se préparer.
Vous pouvez partager votre agenda par e-mail ou utiliser un outil de prise de notes comme Evernote pour une meilleure accessibilité. Une fois connecté à votre compte, vous pouvez choisir son modèle de réunion et simplement remplir les espaces avec des informations telles que les objectifs de la réunion, l'heure allouée, la date, l'animateur et le preneur de notes assignés, etc., et cliquez sur Partager. Vous pouvez également améliorer votre prise de notes sur Evernote en tirant parti de son nouveau tableau de bord d'accueil .
Télécharger : Evernote pour Android | iOS (version gratuite et premium disponible)
2. Créez le « tableau lu »
Les réunions silencieuses sont uniques et productives car elles nécessitent la création et l'utilisation de « lectures de table » qui incluent tous les documents et informations dont les participants auront besoin.
Au lieu de s'appuyer sur une pré-lecture, les participants peuvent utiliser la première partie de la réunion pour étudier en profondeur le document complet. Après une période définie, l'équipe peut maintenant démarrer la conversation via des commentaires sur la Table Read.
Vous pouvez utiliser ONLYOFFICE pour créer vos lectures de table et permettre à vos équipes de poser des questions ou de contribuer par des commentaires. Cet outil vous permettra de créer, éditer ou collaborer efficacement sur des documents dans le même espace de travail sur différentes plateformes.
Cette méthode offre à tous les membres de votre équipe (y compris les introvertis) des chances égales de contribuer. Le logiciel stocke automatiquement toutes les informations, y compris les commentaires et les idées, sur le cloud, ce qui les rend facilement accessibles. Il est également idéal pour les équipes distantes.
Télécharger : ONLYOFFICE pour Android | iOS (version gratuite et premium disponible)
3. Utilisez FigJam pour le brainstorming
De nombreuses organisations savent que certaines de leurs idées innovantes viennent lors d'exercices de brainstorming, et c'est pourquoi elles sont si essentielles. Cependant, il y a toujours place à l'amélioration, et vous pouvez le faire avec un peu de silence.
L'un des principaux avantages du brainstorming silencieux est qu'il permet aux équipes de développer de nombreuses idées. Les participants passent une période déterminée à réfléchir sur le sujet en silence et à écrire leurs idées sur des post-it. Le brainstorming silencieux permet également d'éviter les biais d'ancrage , car toutes les idées se trouvent sur un pied d'égalité au tableau.
Alternativement, les équipes peuvent utiliser un tableau blanc en ligne comme FigJam pour imaginer, réfléchir et communiquer ensemble. Cet outil est facile à utiliser et regorge de fonctionnalités qui peuvent aider à stimuler l'engagement, la collaboration et la productivité lors de vos sessions de brainstorming.
Essayez les réunions silencieuses pour augmenter la productivité de votre réunion
Prendre le temps d'évaluer les objectifs d'une réunion peut vous aider à décider si cela vaut la peine d'être organisé ou non. Mais lorsque vous choisissez de rassembler un groupe de personnes simultanément, pensez à tirer parti des réunions silencieuses et des outils ci-dessus pour une collaboration et une productivité optimales.