Pourquoi la commutation de contexte sabote votre productivité (et ce que vous pouvez faire à ce sujet)

À quand remonte la dernière fois que vous avez eu plus de 30 minutes de concentration ininterrompue pendant que vous travailliez sur une tâche ? En fait, il est probable que nous vous perdions à cause d'un e-mail, d'un message Slack, d'une alerte de dernière minute ou d'une vidéo YouTube avant que vous n'ayez fini de lire cet article.

Lorsque vous fragmentez votre énergie et vous concentrez sur tant de tâches différentes, vous ne pouvez pas être votre moi le plus productif. Dans cet article, nous allons explorer le changement de contexte et comment le surmonter.

Qu'est-ce que la commutation de contexte ?

Le changement de contexte, le changement de tâche ou le multitâche se produit lorsque vous passez d'une tâche ou d'une activité à une autre sans terminer la précédente, déplaçant votre attention et perdant du temps dans le processus.

Mais, dans un sens pratique, nous pensons que le changement de contexte ou de tâche est le terme le plus précis pour décrire ce que beaucoup de gens considèrent comme du multitâche. En effet, dans la plupart des cas, nous ne faisons que passer rapidement notre attention d'une tâche à une autre plutôt que de nous concentrer sur plusieurs tâches simultanément, car cette étude révèle que notre cerveau ne peut pas faire cela.

Le changement de tâche peut sembler inoffensif à première vue. Cela pourrait même vous faire croire que cela vous aide à être plus efficace, mais le changement de contexte est comme une boule de démolition qui prend de l'ampleur pour démolir votre productivité, comme le montre cette recherche .

Cela se produit parce que votre cerveau passe par une phase réfractaire avant de revenir à la tâche précédente ou de commencer la suivante, car il essaie de se rappeler ce sur quoi vous travailliez ou de s'adapter à la nouvelle activité.

Par conséquent, le changement de tâche à plusieurs reprises met à rude épreuve vos capacités cognitives. De plus, le stress aggravé par les pensées intrusives sur les tâches inachevées que vous avez laissées derrière vous alors que l' effet Zeigarnik se déclenche peut entraîner une surcharge mentale et un épuisement professionnel.

C'est le temps, la concentration, l'énergie et la créativité que vous pourriez utiliser pour travailler de manière productive sur votre projet. La taxe que vous payez pour le changement de tâche est un temps d'achèvement plus long pour les projets et une probabilité accrue d'erreurs.

Pourquoi sommes-nous la proie du changement de contexte

Comprendre pourquoi il est si facile de passer d'une tâche à une autre et si difficile de rester concentré est essentiel pour créer un plan efficace de riposte. Voici quelques raisons pour lesquelles vous changez de contexte :

1. Accès rapide à une vaste mer d'informations.
2. Votre cerveau a soif de nouveauté et aime vagabonder.
3. Les outils numériques sont conçus pour rivaliser pour attirer votre attention.
4. Interrompre les notifications de votre ordinateur et de vos smartphones.
5. La culture « always-on » crée des exigences de travail excessives et augmente les attentes de réponse immédiate aux e-mails ou autres messages, etc.

Comment surmonter le changement de contexte

La création d'un plan pour gérer le changement de tâche vous permet d'entrer dans un état de flux qui favorise le travail en profondeur, de profiter de temps d'exécution plus courts pour les tâches et d'une marge d'erreur plus faible, et d'atténuer l'épuisement professionnel du travail à domicile.

Cela dit, voici quelques conseils et outils numériques pour vous aider à mieux structurer votre journée pour surmonter les changements de tâches :

1. Utilisez un gestionnaire de tâches numérique

L'une des raisons pour lesquelles vous avez tendance à changer de contexte est que vous pouvez travailler physiquement sur un projet tout en vous concentrant mentalement sur un autre, ce qui augmente vos chances de sauter dessus. Cependant, faire un plan vous permet de développer vos muscles de concentration pour vous concentrer sur la tâche qui vous attend.

Vous pouvez utiliser un gestionnaire de tâches numérique comme Trello pour vous débarrasser de toutes les tâches sur lesquelles vous prévoyez de travailler plus tard, ce qui vous permet de vous concentrer uniquement sur celle à portée de main. Il sera difficile de vous débarrasser complètement de toutes ces tâches au début, mais vous vous améliorerez avec le temps.

Télécharger : Trello pour Android | iOS (version gratuite et premium disponible)

2. Choisissez la bonne technique de priorisation

Les techniques de hiérarchisation sont les outils les plus efficaces pour vous aider à vous concentrer sur vos tâches les plus importantes avant de passer à la suivante. Ils vous permettent d'évaluer toutes vos tâches, et de les organiser par priorité.

Vous pouvez utiliser la méthode MoSCoW , ou ces autres techniques de hiérarchisation , pour surmonter le changement de contexte et augmenter votre productivité. Les intégrer à votre routine vous aidera à faire la distinction entre les tâches à haute valeur ajoutée (celles sur lesquelles vous devriez vous concentrer maintenant) et les tâches à faible valeur ajoutée, celles que vous pouvez déléguer à d'autres ou ignorer.

3. Tirez parti du blocage du temps et du regroupement des tâches

Après avoir établi votre liste de tâches et organisé vos tâches en fonction de leur priorité, vous pouvez ajouter plus de structure à votre journée de travail en tirant parti du regroupement des tâches et du blocage du temps .

Le regroupement de tâches signifie organiser vos tâches en les regroupant en fonction de leur similarité et en les adressant dans un bloc de temps défini, plutôt que de les faire sporadiquement tout au long de la journée. Par exemple, choisissez un créneau horaire pendant la journée pour des tâches récurrentes ou simples comme répondre aux e-mails.

De plus, vous pouvez créer des plages horaires pour des activités récréatives ou des tâches sans rapport avec votre travail, comme parcourir votre fil Twitter ou regarder des vidéos YouTube. Cette technique vous aidera à gagner du temps, à réduire les distractions et à éviter les changements de contexte.

4. Faites des pauses régulières

Beaucoup de gens considèrent encore les pauses comme un luxe sur le lieu de travail, mais ce n'est pas le cas. C'est parce qu'une concentration profonde sur une tâche, ou un changement de contexte, nécessitent tous deux beaucoup d'énergie. Par conséquent, les pauses sont une nécessité car elles vous permettent de vous reposer, de vous ressourcer et de retrouver votre concentration.

Vous pouvez prendre l'habitude d'incorporer des micro-pauses après chaque bloc de temps en tirant parti de la méthode Pomodoro pour augmenter votre productivité . Pendant ces pauses, vous pouvez faire des exercices de respiration, marcher, vous étirer ou faire toute autre activité que vous aimez, pour vous distraire du travail pendant quelques minutes.

5. Tirez parti de la communication asynchrone

Comme nous l'avons mentionné ci-dessus, les attentes croissantes de répondre immédiatement aux e-mails ou à d'autres messages sont l'une des principales raisons pour lesquelles les gens sont enclins à changer de tâche. La communication asynchrone est une communication qui ne se produit pas en temps réel.

Ainsi, pour surmonter le changement de contexte, vous pouvez tirer parti et encourager la communication asynchrone sur votre lieu de travail, en particulier en ce qui concerne les messages non urgents. Par exemple, vous pouvez utiliser le wiki interne de votre entreprise ou un babillard partagé pour publier des mises à jour que vos collègues peuvent vérifier quand ils le peuvent.

Retrouvez votre concentration et votre productivité

La meilleure façon de faire votre travail le plus productif est de vous concentrer sur une chose à la fois. En utilisant ces conseils et outils numériques, vous pouvez entraîner votre cerveau à une seule tâche, augmenter la productivité et réduire le stress.