Comment filtrer dans Excel pour afficher les données souhaitées
Vous avez donc des milliers de lignes de données dans une feuille Excel et vous souhaitez parcourir les lignes pour trouver un modèle dans les colonnes des données.
Vous savez que vous avez besoin d'un filtre Excel pour vous aider, mais vous ne savez pas comment vous y prendre. Ici, nous discuterons de toutes les meilleures façons de filtrer votre feuille Excel et d'afficher les données dont vous avez besoin.
Comment filtrer dans Excel
Supposons que vous ayez une feuille Excel avec trois colonnes: tranche d'âge, région et nombre de ventes. Dans ce cas, un filtre Excel peut être utile lorsque vous souhaitez voir vos performances de vente dans une région sélectionnée, en fonction d'un groupe d'âge particulier.
Les filtres Excel peuvent également être utiles lorsque vous souhaitez créer un groupe plus petit avant de tracer vos données Excel sur un graphique .
Jetons un coup d'œil aux méthodes suivantes pour filtrer les données dans Excel.
Comment filtrer en fonction des catégories
Une fois que vous ouvrez votre feuille de données, sur le ruban Excel, cliquez sur Données .
Ensuite, recherchez le groupe Trier et filtrer et cliquez sur Filtrer . Cela met un bouton déroulant sur chaque colonne de votre feuille de données.
Par exemple, si vos données ont une colonne de genre, qui est une variable catégorielle, vous pouvez décider de filtrer vos données pour voir uniquement les entrées féminines.
Pour ce faire, cliquez sur le bouton déroulant de la colonne catégorielle de votre choix (sexe dans ce cas). Dans le menu qui apparaît, décochez tout en cliquant sur la case Sélectionner tout . Sélectionnez ensuite les valeurs sur lesquelles vous souhaitez filtrer vos données et cliquez sur OK .
Cette opération filtre les données en fonction des listes féminines, ou quelles que soient vos données catégorielles de choix. Vous pouvez ensuite vérifier le coin inférieur gauche du fichier Excel pour voir le nombre d'enregistrements sur ce filtre particulier.
Bien que cette option fonctionne également pour les nombres, elle est généralement inefficace et décourageante. C'est parce que les nombres peuvent avoir une plage de valeurs plus large. En tant que tel, parcourir la longue liste prend du temps.
Comment utiliser les filtres numériques dans Excel
Parfois, vous souhaiterez peut-être filtrer en fonction d'une plage de nombres particulière.
Pour utiliser le filtre numérique, cliquez sur Filtre dans le ruban. Cliquez ensuite sur le bouton déroulant en haut de la colonne contenant les nombres que vous souhaitez filtrer.
Dans le menu suivant, accédez à Filtres numériques et sélectionnez votre choix préféré parmi les options qui s'affichent.
Par exemple, si vous souhaitez filtrer la colonne en fonction de tous les nombres inférieurs ou égaux à un certain nombre, dans les options Filtres numériques , sélectionnez Inférieur à .
Vous pouvez également utiliser la section Et / Ou pour ajouter un deuxième filtre pour vos numéros.
Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé.
De nombreuses options de filtrage basées sur des nombres sont disponibles. Vous pouvez jouer avec eux pour voir comment ils fonctionnent.
Comment utiliser des filtres avancés dans Excel
La méthode de filtrage avancée d'Excel offre un moyen plus flexible de filtrer les données. Avec le filtre avancé, vous pouvez séparer votre résultat filtré des données source en les collant dans la même feuille ou dans une nouvelle feuille Excel.
Pour utiliser le filtre avancé, créez une nouvelle colonne sur le bord droit de votre feuille. Cette nouvelle colonne est l'endroit où vous définissez vos critères de filtrage. Vous pouvez laisser un espace entre cette colonne de critères et la dernière colonne de vos données source pour les séparer si vous le souhaitez.
Dans la colonne des critères, saisissez le nom exact de la colonne de données source que vous souhaitez filtrer; une meilleure alternative consiste à copier et coller l'en-tête de colonne pour éviter les erreurs.
Dans la ligne suivante, saisissez la valeur par laquelle vous souhaitez filtrer vos données pour cette colonne. Par exemple, si vous souhaitez afficher les données de tous les hommes dans la colonne sexe des données source, saisissez "homme" sous "sexe" dans la section des critères.
Vous pouvez créer plusieurs colonnes de critères pour filtrer si vous le souhaitez. Pour ce faire, copiez les noms de colonnes souhaités à partir des données principales et collez-les après votre première colonne de critères.
Sous chaque en-tête de colonne, saisissez la valeur de données que vous souhaitez filtrer.
Vous pouvez utiliser des fonctions booléennes Excel telles que inférieur à (<) ou supérieur à (>) comme critères de filtrage des nombres.
Une fois que vous avez suivi le processus ci-dessus, sélectionnez Données dans le ruban Excel. Dans le groupe Trier et filtrer , cliquez sur Avancé .
Dans le menu qui s'ouvre, cliquez sur la flèche vers le haut à côté du champ Plage de liste et choisissez la partie de vos données que vous souhaitez filtrer. Ou ignorez le champ Plage de liste si vous souhaitez appliquer le filtre à toutes vos données.
Ensuite, placez votre curseur dans le champ Plage de critères et mettez en surbrillance les colonnes de critères que vous avez créées précédemment: en-têtes et valeurs.
Cliquez sur OK pour appliquer le filtre.
Comment coller les résultats filtrés avec la méthode de filtrage avancée
Comme nous l'avons mentionné précédemment, vous pouvez également utiliser le filtre avancé pour séparer votre résultat et le coller ailleurs dans la même feuille ou dans une nouvelle feuille Excel.
Pour ce faire, répétez le processus ci-dessus pour filtrer les données avec la méthode avancée. Cependant, cette fois, dans le menu Filtre avancé , sélectionnez Copier vers un autre emplacement .
Ensuite, placez votre curseur dans le champ Copier vers et sélectionnez une cellule de votre feuille Excel, puis cliquez sur OK .
Cette opération copie le résultat filtré et le colle à l'emplacement sélectionné dans votre feuille Excel.
Comment afficher le résultat filtré avec les colonnes sélectionnées dans Excel
Si vous souhaitez afficher uniquement les colonnes sélectionnées dans les données filtrées, mettez en surbrillance ces en-têtes de colonne et copiez-les.
Ensuite, collez les en-têtes n'importe où dans la même feuille, là où vous souhaitez voir votre résultat filtré.
Répétez le processus ci-dessus pour séparer les résultats filtrés avec la méthode de filtrage avancée. Mais cette fois, une fois que vous arrivez dans le champ Copier vers , mettez en surbrillance les en-têtes que vous avez collés.
Cliquez ensuite sur OK pour afficher le résultat filtré sous ces en-têtes.
Comment utiliser des filtres avancés pour coller le résultat filtré dans une nouvelle feuille Excel
Si vous souhaitez coller les données résultantes dans une nouvelle feuille, cliquez sur le bouton Ajouter ( + ) dans le coin inférieur gauche de la feuille Excel pour ouvrir une nouvelle feuille.
Cliquez sur n'importe quelle cellule de la nouvelle feuille pour l'activer.
Sélectionnez Données dans le ruban, puis cliquez sur Avancé pour faire apparaître le menu Filtre avancé . Sélectionnez l'option Copier vers un autre emplacement .
Placez votre curseur dans le champ Plage de liste et sautez dans la feuille qui contient les données source. Mettez ensuite en surbrillance l'ensemble des données source.
Ensuite, placez votre curseur dans le champ Plage de critères , mettez en surbrillance les critères que vous avez créés précédemment dans la feuille de données source.
Sélectionnez le champ Copier vers . Sélectionnez à nouveau une cellule de la nouvelle feuille. Cliquez sur OK pour coller le résultat filtré dans la nouvelle feuille.
Remarque: pour que cela fonctionne, assurez-vous d'activer la feuille cible en cliquant d'abord sur une cellule à l'intérieur.
Tirez le meilleur parti des filtres Excel
Bien qu'il existe d'autres options pour filtrer les données, Excel est l'un des outils de productivité les plus polyvalents. Bien que les filtres Excel puissent être un peu déroutants, c'est facile une fois que vous maîtrisez ces astuces.
Nous avons discuté des moyens les plus courants de filtrer les données dans Excel ici, mais il existe des options encore plus avancées disponibles si vous jouez avec le filtre avancé. Lorsqu'il s'agit d'analyser vos données filtrées, vous devrez peut-être également utiliser une formule Excel.