Comment améliorer votre productivité en utilisant la communication asynchrone

1 octobre 2021 Hibou Gourou

Faire en sorte que votre lieu de travail communique en synchronicité, où les membres de l'équipe doivent collaborer en temps réel, à la fois physiquement ou virtuellement, peut sembler l'option la plus pratique.

Cependant, les messages constants et les attentes croissantes de réponses immédiates créent de nombreuses opportunités d'interruptions. Revenir à la tâche initiale après une douzaine de distractions réduit considérablement la productivité.

Dans cet article, nous allons explorer comment vous pouvez tirer parti de la communication asynchrone pour un lieu de travail plus productif.

Les inconvénients de la communication synchrone

La communication synchrone se produit lorsque deux personnes ou plus conversent en même temps (dans l'attente de réponses immédiates), par exemple, des réunions en personne, des conversations vidéo, des appels téléphoniques, des conversations en temps réel via des plateformes de communication comme Slack, etc.

Par défaut, ce type de communication privilégie la rapidité sur les réponses complètes. Et de nombreux lieux de travail associent des réponses instantanées à une collaboration productive. Cependant, ce n'est peut-être pas le moyen le plus efficace de communiquer, sauf si vous travaillez sur une question urgente.

Mais ce n'est pas tout. Vous aurez également à traiter :

Le stress de trouver des heures qui se chevauchent pour vos équipes distantes travaillant dans différents fuseaux horaires afin de communiquer en temps réel.
La perte de productivité due aux interruptions constantes, les employés étant censés abandonner leurs tâches pour répondre immédiatement aux messages.
Une probabilité accrue de changement de contexte et une perte de productivité plus profonde.
L'afflux de notifications entraînant davantage d' interruptions de travail pouvant vous faire perdre jusqu'à 6 heures par jour .

Heureusement, vous pouvez utiliser la communication asynchrone pour améliorer votre productivité.

Qu'est-ce que la communication asynchrone ?

Contrairement à la communication synchrone, la communication asynchrone se produit lorsque les conversations ne se déroulent pas en temps réel ; il n'y a pas de pression ou d'attente pour une réponse instantanée.

Avec ce type de communication, le destinataire peut évaluer l'information et fournir une réponse plus complète. Pensez aux commentaires dans un wiki interne ou à des e-mails. Alors, pourquoi devriez-vous envisager la communication asynchrone ?

La communication asynchrone vous permet d'entrer dans un état de flux pour produire votre meilleur travail, car elle réduit le nombre d'interactions.
Il crée un environnement qui favorise des conversations inclusives et productives. Par exemple, cela aide à empêcher les membres de l'équipe qui sont des orateurs publics plus doués d'éclipser leurs collègues introvertis lors des sessions de brainstorming en temps réel. Vous pouvez encore renforcer la collaboration de votre équipe avec des réunions silencieuses .
La communication asynchrone est plus accommodante dans les organisations qui adoptent des modèles de travail hybrides ou entièrement à distance. Il supprime les tracas de trouver des heures qui se chevauchent pour les membres de l'équipe dans différents fuseaux horaires pour avoir des réunions.
Il y a moins de stress avec la communication asynchrone en raison des attentes plus faibles pour répondre aux messages instantanément ou être en ligne tout le temps.
Étant donné que la communication asynchrone se produit principalement par écrit, elle fournit de meilleurs enregistrements que vous pouvez utiliser pour référence future.

Quand utiliser la communication asynchrone sur la communication synchrone

Maintenant, il convient de mentionner que la communication synchrone n'est pas intrinsèquement mauvaise. Il y aura des cas où vous en aurez besoin, comme des résolutions de conflits, des réunions qui nécessitent beaucoup de délibérations ou lorsque vous aurez besoin de discuter d'informations sensibles.

Les deux types de communication ont leurs avantages et leurs défis. Cependant, voici quelques cas où la communication asynchrone prend facilement les devants et peut vous rendre beaucoup plus productif :

Mises à jour hebdomadaires de l'équipe
Rapport d'avancement du projet
Revues de projets
Annonces non urgentes
Pour fournir un contexte avant les réunions en temps réel
Lorsque vous collaborez avec des collègues dans différents fuseaux horaires, etc.

Comment utiliser la communication asynchrone

Il est important de noter que favoriser la communication asynchrone ne signifie pas laisser aux gens la latitude de mettre trop de temps à répondre. Ainsi, pour que cela fonctionne, vous devrez définir des attentes appropriées quant au moment de recevoir des commentaires, par exemple, dans les 24 heures.

Deuxièmement, étant donné que la communication asynchrone repose en grande partie sur du texte écrit, votre message doit être concis afin que vous n'ayez pas besoin d'un suivi continu.

Enfin, parce que vous pouvez utiliser la plupart des outils numériques de manière synchrone et asynchrone, tirer parti de ces derniers revient à appuyer sur le bouton d'échappement sur les attentes de réponses instantanées, sauf pour les discussions urgentes.

Cela dit, voici quelques outils pour vous aider à tirer parti de la communication asynchrone :

1. Wiki interne

Le wiki interne de votre entreprise est un espace numérique que vos équipes peuvent utiliser pour partager, rechercher et stocker des informations importantes. La configuration d'un wiki interne vous aide à créer une base de connaissances à laquelle vos équipes peuvent accéder rapidement chaque fois qu'il y a une mise à jour ou lorsqu'elles ont une question, plutôt que de remplir leurs calendriers de réunions en temps réel.

Vous pouvez utiliser un logiciel wiki interne comme Guru pour une expérience sans tracas. Cet outil convivial prend en charge l'intégration avec d'autres logiciels, ce qui facilite l'importation de contenu existant ou la création et la modification de nouveau contenu comme la mission, les mots de passe et les ressources pédagogiques de votre entreprise dans votre wiki interne.

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2. Outils de communication en milieu de travail

Bien que de nombreuses personnes utilisent généralement des outils de communication interne sur le lieu de travail comme Slack pour la messagerie instantanée, vous pouvez également les utiliser pour la communication asynchrone.

Vous pouvez personnaliser vos notifications Slack et définir une plage horaire, par exemple, pendant votre pause déjeuner, pour lire et répondre aux messages non urgents afin que vous puissiez mieux vous concentrer pendant vos heures productives de la journée.

Pour organiser vos conversations et pour une meilleure documentation, vous pouvez également créer des chaînes Slack pour des projets ou des sujets spécifiques, tels que des annonces.

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3. Outils de gestion de projet

Les plateformes de gestion de projet comme Asana vous permettent de créer des tâches, de les attribuer aux membres de l'équipe, de fixer des délais et de suivre les progrès.

Ils mettent également à votre disposition un espace dédié pour adopter une communication asynchrone et booster la collaboration. Tout comme le wiki interne d'une organisation, vous pouvez utiliser Asana pour donner votre avis ou laisser des commentaires pour un accès rapide et une référence future.

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4. Outils vidéo

Il peut être plus pratique et moins long d'enregistrer une vidéo lorsque vous souhaitez transmettre beaucoup d'informations à vos équipes que d'écrire un long texte.

Heureusement, vous pouvez utiliser des outils vidéo tels que Vimeo pour créer, gérer et partager vos vidéos sur les mises à jour hebdomadaires de l'équipe ou les procédures vers un emplacement central comme votre wiki interne pour une meilleure accessibilité.

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Rester synchronisé avec la communication asynchrone

Rester en phase avec les membres de votre équipe et être productif ne dépend pas nécessairement du nombre de messages que vous envoyez et auxquels vous répondez un jour donné.

Au lieu de cela, dans un monde technologiquement avancé avec des notifications sans fin et d'autres distractions, la priorité à la communication asynchrone peut créer un espace pour des réponses et une collaboration plus approfondies.