Comment configurer une nouvelle base de données avec LibreOffice Base

L'une des applications proposées dans la suite libre et open source LibreOffice s'appelle Base. Base est une application frontale permettant de créer, de se connecter ou de lire des bases de données (y compris celles créées avec Microsoft Access). Ce guide vous guidera tout au long du processus d'utilisation de Base pour créer votre propre base de données simple mais utile et commencer à saisir des données.

1. Installez LibreOffice Base

La suite LibreOffice , une alternative à la suite Microsoft Office , est disponible pour Windows, macOS et Linux. Il existe plusieurs façons de l'installer sur votre système (en particulier si vous êtes un utilisateur Linux) mais vous pouvez télécharger les packages d'installation officiels sur libreoffice.org/download . Dans cet article, nous utiliserons la version 7.0.2.2 de LibreOffice.

2. Lancez Base et créez une base de données

Une fois LibreOffice installé, lancez Base depuis votre bureau. Chaque fois que vous ouvrez Base, vous verrez cette boîte de dialogue, vous demandant si vous souhaitez démarrer une nouvelle base de données ou en ouvrir une existante. Sélectionnez le bouton radio Créer une nouvelle base de données .

Base est livré avec un système de gestion de base de données relationnelle appelé HSQLDB (HyperSQL Database Management System) qui est prêt à l'emploi et est l'option par défaut.

HSQLDB est idéal pour votre premier projet, car il est simple et facile à gérer. Assurez-vous que l'option HSQLDB Embedded est sélectionnée dans la liste et cliquez sur le bouton Suivant> .

3. Enregistrez et sauvegardez votre base de données

Base vous demandera si vous souhaitez enregistrer la base de données. L'enregistrement rend simplement votre base de données accessible à d'autres applications de la suite LibreOffice sur votre appareil, telles que Calc et Writer. Cette fonction est locale à votre appareil – vous n'avez pas à vous soucier qu'elle soit accessible par quelqu'un d'autre.

Sauf si vous êtes certain que vous ne voudrez jamais accéder à votre nouvelle base de données avec ces autres applications, vous pouvez laisser Oui, enregistrez la base de données pour moi sélectionnée.

Assurez-vous d'avoir sélectionné Ouvrir la base de données pour modification , puis cliquez sur Terminer . Base vous invitera à enregistrer votre base de données sous forme de fichier .ODF. Choisissez un emplacement et un nom de fichier et cliquez sur Enregistrer .

4. Créer une table et définir une clé primaire

La première chose que vous devrez faire avec une nouvelle base de données est de créer une table. Les tables sont la partie la plus essentielle d'une base de données et vous en avez besoin au moins pour accomplir quoi que ce soit.

La vue par défaut lors de l'ouverture d'une base de données est la section Tables. Sélectionnez Créer une table en mode Création … dans le menu des tâches.

La boîte de dialogue Conception de la table s'ouvre avec plusieurs cellules vides sous les étiquettes Nom du champ, Type de champ et Description . C'est ici que vous choisirez et nommerez les champs souhaités dans votre tableau.

Ce sont les différentes «catégories» de données que vous prévoyez de saisir dans votre base de données. À titre d'exemple, nous prévoyons de créer une base de données de notre collection de films, nous allons donc inclure des champs tels que Title, Director et ReleaseYear.

Cependant, le premier champ que vous devez créer doit être une sorte d'identifiant unique, comme un nombre ou un code UPC. Ce champ différenciera chaque entrée, même si tous les autres champs ont des données en double. Dans notre exemple, nous avons nommé le premier champ MovieID et sélectionné le type de champ Integer [INTEGER] pour faire de ce champ un simple nombre.

Quoi que vous finissiez par créer le champ d'identification, faites un clic droit sur cette ligne et cochez la case Clé primaire dans le menu déroulant. Si vous ne sélectionnez pas un champ comme clé primaire, Base lancera une erreur lorsque vous tenterez d'enregistrer la table.

Dans notre exemple, sous Propriétés du champ , nous avons également défini l'option AutoValue pour notre champ de clé primaire sur Oui afin que nous n'ayons pas à choisir manuellement un nouveau numéro d'identification chaque fois que nous créons une entrée. Avec la fonction AutoValue, Base entrera automatiquement le prochain numéro incrémentiel pour chaque nouvelle entrée.

5. Complétez vos champs de données

Continuez à ajouter autant de champs que vous le souhaitez et assurez-vous de sélectionner les types de champs appropriés. Pour la plupart des utilisations de base, vous souhaiterez utiliser VARCHAR pour le texte, INTEGER pour les nombres et DATE pour les dates du calendrier.

Si vous avez déjà des données dans une feuille de calcul ou un fichier .csv que vous prévoyez d'importer dans votre base de données, il est très utile, car vous ajoutez des champs, vous vous assurez que les noms de vos champs correspondent facilement aux noms des champs de votre fichier de données. .

Sachez que les champs que vous créez peuvent être réorganisés lors de la création initiale d'une table, mais vous ne pouvez pas réorganiser les champs après avoir enregistré la table. Cependant, cela ne devrait pas vous poser de problèmes majeurs et vous pourrez toujours ajouter et supprimer des champs ultérieurement.

6. Enregistrez votre première table

Cliquez sur le bouton Enregistrer ou appuyez sur Ctrl + S pour enregistrer votre table, et Base vous demandera de nommer votre table. Choisissez le nom que vous souhaitez (nous avons choisi le nom par défaut, Table1, dans notre exemple).

Après avoir enregistré la table, assurez-vous d'enregistrer le fichier de base de données lui-même pour vous assurer de ne pas perdre votre travail. Votre fichier .ODF devra être enregistré à chaque fois que vous créez ou modifiez une table, une requête, un formulaire ou un rapport.

Si jamais vous avez besoin de modifier les champs de votre tableau, vous devez cliquer avec le bouton droit de la souris sur le tableau et cliquer sur Modifier dans le menu déroulant.

7. Entrez ou importez des données

Maintenant que vous avez une table, votre table a besoin de données. Il existe plusieurs façons d'obtenir des données dans votre base de données, mais aujourd'hui, nous verrons comment les saisir manuellement dans la vue tableau et comment les importer à partir d'une feuille de calcul.

Saisie manuelle

Double-cliquez sur votre table, ou faites un clic droit et sélectionnez Ouvrir . Dans cette boîte de dialogue, vous verrez tous les champs que vous venez de créer. Vous pouvez créer manuellement des entrées en saisissant les données un champ à la fois, tout comme la saisie d'informations dans des cellules de feuille de calcul.

Lorsque vous atteignez le dernier champ pour une entrée, appuyez sur Tab pour passer à l'entrée suivante. Base enregistrera automatiquement les données que vous avez saisies, vous n'avez donc pas à cliquer sur le bouton Enregistrer chaque fois que vous entrez des données. De plus, si vous définissez le champ ID sur AutoValue, Base remplira automatiquement le champ ID pour vous lorsque vous passerez à l'entrée suivante.

Continuez jusqu'à ce que vous ayez saisi toutes les données souhaitées.

Importer à partir d'une feuille de calcul

Si vous disposez d'une feuille de calcul contenant déjà les données que vous souhaitez saisir, vous pouvez l'importer facilement dans votre tableau, même si vous devez suivre quelques règles.

Pour importer à partir d'une feuille de calcul, vous devez avoir une colonne pour chaque champ que vous avez dans votre table, même si le champ est défini sur AutoValue ou si vous n'avez pas encore de données pour celui-ci. De plus, des données doivent être présentes dans chaque ligne de chaque colonne que vous importez dont la destination n'est pas définie sur AutoValue.

Dans notre exemple, il existe une colonne avec à peu près le même nom pour chaque champ de notre table, et toutes les lignes sont remplies à l'exception des lignes du champ ID, que Base remplira automatiquement lors de l'importation. Les noms n'ont pas besoin de correspondre exactement, et les colonnes n'ont pas besoin d'être dans le même ordre que les champs de votre base de données; vous aurez la possibilité de réorganiser vos données lors de l'importation.

Pour commencer l'importation, mettez en surbrillance toutes les données de votre feuille de calcul que vous souhaitez importer, y compris les étiquettes de chaque colonne, et copiez-la avec Ctrl + C.

Ensuite, ouvrez Base et assurez-vous que vous êtes sur l'écran de vue Table. Cliquez sur Edition> Coller ou appuyez sur Ctrl + V. Cela ouvrira la boîte de dialogue Copier la table . Laissez les options telles quelles et cliquez sur le bouton Suivant> .

Dans la boîte de dialogue Attribuer des colonnes , vous devrez aligner les colonnes que vous importez avec les champs de votre tableau. Utilisez les boutons haut et bas pour ajuster la position de chaque colonne et décochez les colonnes que vous avez copiées que vous ne souhaitez pas importer. Cliquez sur le bouton Créer lorsque vous avez terminé.

S'il n'y a pas eu d'erreur lors de l'importation, la boîte de dialogue se fermera simplement et vous ramènera à la vue de table principale. Double-cliquez sur votre table pour afficher les données et vérifier que rien n'a été importé de manière incorrecte.

Une base de données prête à l'action

Toutes nos félicitations! Maintenant que vous avez suivi le processus de création d'une base de données, de création d'une table et de saisie de données, vous disposez d'un fichier de base de données utilisable. Certaines tâches supplémentaires que vous pouvez effectuer dans Base sont l'exécution de requêtes dans SQL, la conception de formulaires et la création de rapports avec votre base de données.