Comment créer des graphiques et des graphiques puissants dans Microsoft Excel

Hibou Gourou

La puissance d'un bon graphique est indéniable. Prendre des concepts numériques et les afficher visuellement peut faire toute la différence si quelqu'un saisit ou non votre idée.

Les tableaux et les graphiques n'ont pas besoin d'être compliqués. Tu te souviens des graphiques que tu faisais dans Excel quand tu avais neuf ans ? Exactement! Comic Sans en vert citron n'est pas la voie à suivre. Cependant, nous pouvons faire cela pour vous maintenant. Voici comment créer de bons graphiques dans Excel, même pour des feuilles de calcul financières ennuyeuses.

Nous utilisons des données du gouvernement britannique accessibles au public. Évidemment, si vous avez vos propres données, n'hésitez pas à les utiliser.

L'aperçu de l'utilisation du graphique rapide

L'un des plus grands crimes contre un tableau ou un graphique est son utilisation inappropriée. Voici un bref aperçu de ce qu'il faut utiliser et quand :

  • Utilisez un graphique linéaire pour afficher et souligner les tendances des données au fil du temps
  • Utilisez un graphique à barres ou un graphique à secteurs pour comparer les catégories, bien que ce dernier compare généralement des parties d'un tout
  • Utilisez un graphique en aires pour mettre en évidence l'évolution des valeurs au fil du temps
  • Utiliser un nuage de points pour tracer plusieurs points de données

Ceux-ci couvrent les graphiques de base que vous pouvez rencontrer, ainsi que les graphiques que vous êtes le plus susceptible d'utiliser. Il existe d'autres types de graphiques (bulle, sparkline, puce, etc.), mais nous ne nous concentrons pas sur ceux-ci aujourd'hui.

Formatage d'un graphique linéaire

Ce tableau nous montre l'évolution de la population britannique de 1951 à 2011. Un regard précurseur nous montre que, oui, la population a augmenté au cours des 60 dernières années. Mais nous avons quelques variables à examiner, et il est plus facile de visualiser la masse des nombres à l' aide d'un graphique.

L'un des meilleurs graphiques pour afficher les tendances au fil du temps est le graphique linéaire , qui nous permet d'afficher une gamme de points de données et de catégories spécifiques.

J'ai surligné les deux premières colonnes.

Maintenant, dirigez-vous vers l'onglet Insertion et sélectionnez Insérer un graphique en courbes – c'est la petite boîte avec des lignes tracées. Vous devriez maintenant avoir un joli nouveau graphique simple. À partir de là, vous avez deux options : utiliser les styles Excel intégrés, de qualité variable, ou personnaliser le graphique vous-même.

Utilisation de styles de graphique pour créer de jolis graphiques dans Excel

Les styles de graphique sont accessibles à droite de la zone de graphique, comme illustré ci-dessous. Vous pouvez choisir parmi un certain nombre de styles, ainsi que des couleurs.

Notre graphique ne comporte actuellement qu'un seul ensemble de données, donc le choix des couleurs aura peu d'effet, mais à mesure que d'autres seront ajoutées, les couleurs aideront votre public potentiel à discerner entre différents ensembles d'informations.

Axe formatant vos graphiques dans Excel

Notez l'espace vide sous notre ligne? C'est un espace que nous pourrions mieux utiliser. Cliquez sur l' axe vertical . Cela ouvrira la fenêtre Format Axis . Ici, nous pouvons modifier les limites , les unités , les graduations, les étiquettes , etc. Nous pouvons voir que les limites de nos données vont d'environ 50 000 à un peu plus de 62 000, ce qui signifie que nous pouvons augmenter la limite minimale de 0,0 à 50 000.

Vous voyez l'effet immédiat que cela a sur le graphique ? L'augmentation de la population est maintenant prononcée, alors qu'auparavant, elle pouvait être considérée comme une légère augmentation.

Nous devrions également donner un titre à notre axe. Appuyez sur le symbole plus à droite du graphique, puis sur Titres des axes , suivis de Horizontal principal et Vertical principal . Vous pouvez maintenant modifier chaque titre pour qu'il corresponde à votre graphique.

J'ai utilisé Population pour mon vertical et Period pour mon horizontal. Je vais également augmenter la police d'un point et mettre les titres en gras pour que le public puisse les lire.

Ajout d'un axe secondaire aux graphiques dans Excel

Maintenant, nous aimerions ajouter des séries de données supplémentaires à notre graphique, mais le simple fait d'étendre la plage de sélection de données ne fera pas le travail. Pourquoi? Les valeurs de la première colonne sont des dizaines de milliers.

Cependant, les valeurs dans les colonnes suivantes ne sont que des centaines et des points jusqu'à un seul chiffre. Notre plage d'axes verticaux actuelle ne peut pas prendre en charge les valeurs inférieures, ajoutant un axe secondaire.

Tout d'abord, je vais étendre la plage de sélection de données pour englober les naissances et les décès vivants . Ensuite, cliquez avec le bouton droit sur la zone du graphique et sélectionnez Modifier le type de graphique . Sélectionnez Combo dans la colonne de gauche. Tout devrait devenir clair maintenant!

Je peux maintenant sélectionner le type de graphique et l'axe pour chaque série de données. Je vais utiliser un graphique en courbes et ajouter les deux dernières séries de données à l' axe secondaire , selon l'image ci-dessous :

Et le graphique lui-même :

N'oubliez pas que vous pouvez également créer des graphiques en utilisant les données de deux feuilles Excel différentes.

Maintenant que nous avons tracé notre nouvelle série de données, nous aurons besoin d'une légende . Dans certains cas, une légende est inutile, mais lorsque vous avez des lignes qui se croisent, utilisant deux axes, cela vaut la peine de donner à votre public une chance de comprendre vos données.

Activez la légende en appuyant sur le symbole plus à droite du graphique, puis sur légende . Si vous appuyez sur la petite flèche, vous pourrez sélectionner l'emplacement de la légende. Dans ce cas, la légende doit être placée en bas du graphique.

Pour modifier les titres de la légende, cliquez avec le bouton droit sur la zone du graphique et cliquez sur Sélectionner des données . Dans la colonne de gauche de la nouvelle fenêtre, vous devriez repérer votre série de données sans nom. Sélectionnez le premier et appuyez sur Modifier . Vous pouvez maintenant entrer votre nom préféré pour la série de données.

Lorsque vous êtes prêt, appuyez sur OK et votre légende devrait se mettre à jour automatiquement.

Maintenant, allez-y et ajoutez un titre au deuxième axe en utilisant la même méthode que nous avons explorée précédemment. Encore une fois, j'agrandirais la police d'un point et mettrais le titre en gras.

Notre nouvelle série de données semble un peu plate. Nous pouvons voir quelques écarts majeurs dans les naissances et les décès dans les données brutes, alors assurons-nous que le graphique reflète cela.

Comme nous l'avons fait avec la première série de données, nous allons ajuster les options de l'axe secondaire. Cliquez sur l' axe secondaire . Je vais ajuster les limites minimales à 400 , et l'unité mineure à 100 .

Marges et titres

Ensuite, nous avons de grandes marges à chaque extrémité de notre graphique, et cela ne suffira pas. Double-cliquez sur l'axe horizontal ( Période) et modifiez la position de l' axe de Entre les graduations à Sur les graduations . Nos lignes rempliront désormais toute la zone du graphique, plutôt que de nier le passage du temps.

Enfin, choisissez un titre descriptif accrocheur et n'ayez pas peur d'utiliser un sous-titre pour transmettre exactement ce que montre votre graphique. J'ai opté pour UK Population Change 1951-2011; Changement de population au Royaume-Uni en milliers .

D'accord, alors ce n'est peut-être pas si accrocheur, mais mon public saura exactement ce qu'il regarde et quelles valeurs expriment les chiffres.

Formatage d'un graphique à barres

C'était un graphique linéaire, idéal pour souligner les tendances au fil du temps. Voyons maintenant le graphique à barres . Cette fois, en utilisant le même tableau, nous allons examiner les naissances vivantes , les décès , le changement naturel net et le changement global .

Commencez par sélectionner chacune des colonnes susmentionnées et dirigez-vous vers Insertion > Barre en cluster .

À l'envers?

Vous remarquerez immédiatement que votre graphique est à l'envers. C'est-à-dire qu'Excel a inversé l'organisation de vos catégories de graphiques. Mon graphique commence en 2010-2011 et se termine en 1951-1961.

Cela ne fonctionnera pas, car la plupart des gens liront logiquement le graphique de haut en bas. Double-cliquez sur l'axe vertical (ou appuyez sur Ctrl+1 lorsque l'axe est sélectionné) pour afficher les options d'axe. Recherchez et sélectionnez Catégories dans l'ordre inverse .

Vous remarquerez maintenant que votre axe horizontal est passé en haut de votre graphique. Dans le même panneau Options d'axe, sélectionnez À la catégorie maximale .

Formatage des axes et des zones de graphique

Double-cliquez sur l'axe horizontal pour ouvrir les options d'axe. Nos données ne contiennent pas une valeur supérieure à 1000, alors réduisez la limite maximale à 1000. Vous avez maintenant deux options : conserver l' unité majeure à 200, ce qui convient tout à fait à notre graphique, ou la réduire à 100, ce qui fonctionne également .

Je vais avec 100 car nous avons un certain nombre de séries de données avec des valeurs similaires entre les deux unités potentielles. Cela facilitera la distinction entre des valeurs similaires.

Nos barres sont également assez minces. Faites-les ressortir en cliquant sur l'une des séries de données et, dans la barre latérale Options de série , réduisez la largeur de l' écart à 125 %, en ajoutant un peu de poids visuel à nos données.

Titre et légende

Comme notre tableau contient plus d'une forme de données, Excel a aimablement fourni une légende détaillant chaque série de données. Augmentez la taille de la police de la légende d'un point.

Donnez à votre graphique à barres un titre descriptif accrocheur. Si votre graphique fait partie d'une série, assurez-vous que le titre reflète le reste de vos données.

En utilisant le même titre que notre graphique en courbes – Changement de population au Royaume-Uni 1951-2011. Nous lui donnerons un sous-titre contextuel : Moyennes annuelles : naissances vivantes, décès et changement global .

Styles de graphique

Notre graphique est maintenant formaté, et si vous deviez le montrer à un public, il comprendrait les données. Mais nous n'avons pas examiné les styles intégrés d'Excel.

Certains sont légèrement inutiles, leurs couleurs et leur formatage général l'antithèse d'utile, tandis que d'autres sont étonnamment pratiques.

Nous pouvons également choisir parmi une gamme de combinaisons de couleurs.

À droite du graphique se trouve une icône de pinceau , située sous le symbole plus . En fonction de votre public, parcourez les styles prédéfinis et déterminez si cela aurait l'impact dont vous avez besoin et si le style permet à vos données de parler.

Considérez également les couleurs prédéfinies. J'ai changé mon graphique de l'affaire standard bleu, jaune, orange, gris à un jeu de couleurs illustrant les différences entre les naissances vivantes, les décès et le changement naturel net.

TL;DR

Si vous voulez juste les détails juteux sur la façon d'éclaircir votre graphique et d'engager votre public, voici quelques-uns des points essentiels :

  • Choisissez le bon graphique. Utilisez le bon outil pour le travail.
  • Triez vos données ; ne laissez pas Excel décider où vos données apparaîtront.
  • Ajustez votre axe. Gardez vos formats de nombres et titres de catégories propres.
  • Vérifiez vos marges. Ces graphiques en courbes commenceront au milieu de nulle part.
  • Supprimez le style inutile. Laissez parler les données.
  • Choisissez vos couleurs. Rendez votre graphique facile à comprendre.
  • Formatez votre légende. Si vous n'en avez pas besoin, débarrassez-vous-en.
  • Choisissez votre titre. Gardez-le vif. Dites à votre public exactement ce qu'il regarde.

Bien qu'il ne s'agisse pas de l'essentiel de la conception d'un graphique, parcourir cette liste de contrôle rapide peut vous aider à embellir vos données et à rendre votre graphique plus facile à lire pour tout le monde.

Expériences de graphique

Nous vous avons montré une belle gamme de graphiques Excel et nous vous avons donné quelques conseils pour savoir quand les déployer. Si vous n'êtes toujours pas sûr de la puissance des graphiques, pensez à cette expérience où les individus ont reçu des informations factuelles claires contredisant leur vision du monde, mais les données ont été affichées dans un format plus convaincant. Les chercheurs ont testé trois stratégies :

  • Présenter un paragraphe de texte résumant les preuves factuelles
  • Présenter les preuves dans un tableau
  • Développer l'estime de soi des sujets pour qu'ils se sentent moins menacés.

La méthode de transmission de données la plus efficace ? Des graphiques simples et clairs, affichant des informations dans une langue facile à comprendre.

Ainsi, la prochaine fois que vous chercherez un meilleur moyen d'atteindre votre public, envisagez un graphique.

Et si vous souhaitez vous en tenir à un graphique, mais utilisez plutôt Google, voici comment créer des graphiques dans Google Slides .