Comment créer une liste de contrôle dans Microsoft Excel »wiki utile

De nombreuses applications peuvent créer des listes de contrôle, mais avez-vous vraiment besoin d'une autre application? Si vous utilisez déjà des feuilles de calcul, ne cherchez pas plus loin. Vous pouvez facilement créer une liste de contrôle dans Microsoft Excel.

Même si vous ne souhaitez pas l'utiliser comme application de liste de tâches au quotidien, une liste de contrôle est un bon moyen de garder une trace de ce que vous devez encore faire dans votre feuille de calcul, directement dans la feuille de calcul elle-même.

Voyons comment créer une liste de contrôle dans Excel en cinq minutes ou moins.

Nous allons vous montrer comment créer une liste de contrôle Excel avec des cases à cocher que vous pouvez cocher lorsque vous complétez les éléments. Il indiquera même lorsque vous avez coché tous les éléments, afin que vous puissiez le voir en un coup d'œil.

Voici les étapes simples que nous allons décrire plus en détail ci-dessous:

1. Activez l'onglet Développeur.
2. Saisissez les éléments de la liste de contrôle dans votre feuille de calcul.
3. Ajoutez les cases à cocher et le formatage avancé.

Pour créer une liste de contrôle, vous devez activer l'onglet Développeur sur le ruban. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur le ruban et sélectionnez Personnaliser le ruban .

Dans la liste des onglets principaux sur le côté droit de la boîte de dialogue Options Excel , cochez la case Développeur , puis cliquez sur OK .

Entrez votre liste de choses à faire, un élément par cellule. Dans notre exemple, nous avons une cellule avec le total des articles et une avec le total des articles emballés , ou combien d'articles sont cochés sur notre liste.

Le Suis-je prêt à partir? La cellule sera rouge avec NON si tous les éléments ne sont pas cochés.

Une fois que vous avez coché tous les éléments, le message Suis-je prêt à partir? la cellule devient verte et lira OUI .

Cliquez sur l'onglet Développeur . Ensuite, cliquez sur Insérer dans la section Contrôles et cliquez sur la case à cocher (contrôle de formulaire) .

Cliquez dans la cellule dans laquelle vous souhaitez insérer la case à cocher. Vous verrez qu'il y a du texte à droite de la case à cocher. Nous voulons uniquement la zone de texte, pas le texte. Lorsque le contrôle de case à cocher est sélectionné, mettez en surbrillance le texte en regard de la case à cocher et supprimez-le.

Le contrôle de case à cocher ne se redimensionne pas automatiquement une fois que vous avez supprimé le texte qu'il contient. Si vous souhaitez la redimensionner, cliquez avec le bouton droit sur la cellule pour sélectionner la case à cocher puis cliquez avec le bouton gauche sur la case (pour faire disparaître le menu contextuel). Il sera sélectionné avec des cercles dans les coins (comme indiqué ci-dessus).

Faites glisser l'un des cercles sur le côté droit vers la case à cocher pour redimensionner le contour à la taille de la case à cocher. Ensuite, vous pouvez déplacer la case à cocher vers le centre de la cellule avec le curseur à quatre têtes.

Maintenant, nous voulons copier cette case à cocher dans le reste de nos éléments de liste de tâches.

Pour sélectionner la cellule contenant la case à cocher, sélectionnez n'importe quelle cellule autour d'elle sans case à cocher. Ensuite, utilisez l'une des touches fléchées de votre clavier pour accéder à la cellule avec la case à cocher.

Pour copier la case à cocher dans les autres cellules, déplacez votre curseur sur le coin inférieur droit de la cellule sélectionnée avec la case à cocher jusqu'à ce qu'il se transforme en signe plus. Assurez-vous que le curseur n'est PAS une main. Cela va cocher la case.

Faites glisser le signe plus vers le bas sur les cellules dans lesquelles vous souhaitez copier la case à cocher et relâchez le bouton de la souris. La case à cocher est copiée dans toutes ces cellules.

En fonction de l'utilisation de votre liste de contrôle, vous pouvez ajouter d'autres éléments de mise en forme pour valider votre liste et résumer son statut.

Pour cette étape, nous devons utiliser la colonne à droite des cases à cocher pour stocker les valeurs TRUE et FALSE pour les cases à cocher. Cela nous permet d'utiliser ces valeurs pour tester si toutes les cases sont cochées ou non.

Cliquez avec le bouton droit sur la première case à cocher (pas sur la cellule avec la case à cocher) et sélectionnez Contrôle du format .

Sous l'onglet Contrôle de la boîte de dialogue Format de l'objet , cliquez sur le bouton de sélection de cellule sur le côté droit de la zone de lien de cellule .

Sélectionnez la cellule à droite de la case à cocher. Une référence absolue à la cellule sélectionnée est insérée dans la zone Lien de cellule sur la version compacte de la boîte de dialogue Contrôle du format .

Cliquez à nouveau sur le bouton de sélection de cellule pour développer la boîte de dialogue. Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue pour la fermer.

Répétez la procédure pour chaque case à cocher de votre liste.

Ensuite, entrez le nombre total de cases à cocher dans votre liste dans la cellule à droite de la cellule Total des éléments .

Maintenant, utilisons une fonction spéciale qui calcule le nombre de cases à cocher.

Entrez le texte suivant dans la cellule à droite de la cellule intitulée Articles emballés (ou comme vous l'avez appelé) et appuyez sur Entrée .

Cela compte le nombre de cellules de la colonne C (de la cellule C2 à C9 ) qui ont la valeur TRUE .

Dans votre feuille, vous pouvez remplacer « C2: C9 » par la lettre de la colonne et les numéros de ligne correspondant à la colonne à droite de vos cases à cocher.

Nous n'avons pas besoin de la colonne avec les valeurs TRUE et FALSE affichées, alors masquons-la. Cliquez sur l'en-tête de colonne en lettres pour sélectionner toute la colonne. Ensuite, faites un clic droit sur l'en-tête de la colonne et sélectionnez Masquer .

Les en-têtes de colonne en lettres ignorent désormais C , mais il y a une double ligne indiquant une colonne masquée.

Nous utiliserons la fonction IF pour Suis-je prêt à partir? (ou peu importe comment vous l'appelez) pour voir si toutes les cases sont cochées. Sélectionnez la cellule à droite de Suis-je prêt à partir? et entrez le texte suivant.

Cela signifie que si le nombre dans la cellule B10 est égal au nombre calculé à partir des cases cochées dans B11 , OUI sera automatiquement entré dans la cellule. Sinon, NON sera entré.

Vous pouvez également attribuer un code couleur à la cellule selon que les valeurs des cellules B10 et B11 sont égales ou non. C'est ce qu'on appelle le formatage conditionnel .

Voyons comment rendre la cellule rouge si toutes les cases à cocher ne sont pas cochées et vertes si elles le sont. Consultez notre article sur la mise en forme conditionnelle pour plus d'informations sur la création de règles.

Sélectionnez la cellule à côté de "Suis-je prêt à partir?". Il s'agit du B14 dans cet exemple de feuille de calcul.

Créez une règle pour cette cellule avec la boîte de dialogue Gestionnaire de règles de mise en forme conditionnelle en utilisant le type de règle Utiliser une formule pour déterminer les cellules à mettre en forme .

Entrez le texte suivant dans la zone Valeurs de format où cette formule est vraie .

Remplacez B11 et B12 par les références de cellule pour vos valeurs Total Items et Items Packed (ou ce que vous avez nommé ces cellules), si ce ne sont pas les mêmes cellules. (Consultez notre guide de la zone de nom Excel si vous avez besoin de plus d'informations à ce sujet.)

Ensuite, cliquez sur Format et sélectionnez une couleur de remplissage rouge et cliquez sur OK .

Créez une autre règle du même type, mais entrez le texte suivant dans la zone Valeurs de format où cette formule est vraie . Encore une fois, remplacez les références de cellule pour qu'elles correspondent à votre propre liste de contrôle.

Ensuite, cliquez sur Format , sélectionnez une couleur de remplissage verte et cliquez sur OK .

Dans la boîte de dialogue Gestionnaire de règles de mise en forme conditionnelle , entrez une référence absolue pour la cellule que vous souhaitez colorer en vert ou en rouge dans la zone S'applique à .

Entrez la même référence de cellule pour les deux règles. Dans notre exemple, nous avons entré = $ B $ 13 .

Cliquez sur OK .

Le Suis-je prêt à partir? La cellule de la colonne B devient maintenant verte et indique OUI lorsque toutes les cases sont cochées. Si vous décochez un élément, il deviendra rouge et indiquera NON .

Vous pouvez créer une liste de contrôle dans Excel assez facilement. Mais ce n'est qu'un type de liste. Vous pouvez également créer des listes déroulantes dans Excel avec vos éléments personnalisés.

Maintenant, avez-vous également des informations que vous utilisez souvent, comme les noms de département et les noms de personnes? Essayez cette méthode pour créer des listes personnalisées dans Excel pour les données récurrentes dont vous avez toujours besoin.