Comment optimiser votre liste de tâches pour être plus efficace
Une liste de tâches est un élément essentiel pour rester organisé et, en substance, il s'agit d'une liste de tâches que vous devez accomplir. Cela semble simple, non? Cependant, à bien des égards, votre liste de choses à faire peut vous stresser et vous rendre moins productif.
Heureusement, il existe des moyens éprouvés d'optimiser votre liste de tâches pour éviter que cela ne se produise.
Gardez votre liste de tâches courte
Si votre liste de tâches contient plus de 10 éléments à la fois, elle est probablement trop longue. Avoir une longue liste de tâches à accomplir peut vous stresser et conduire à la procrastination. C'est parce que cela crée l'impression qu'il y a beaucoup à faire et que cela va demander beaucoup d'efforts pour que tout soit fait.
Pour éviter cela, vous pouvez condenser votre liste de tâches afin qu'elle soit plus facile à gérer, et vous aurez un sentiment d'accomplissement lorsque vous rayez des choses. Vous pouvez le faire en étant strict sur ce qui s'y passe et en évitant de le remplir inutilement. Ce sont des choses qui peuvent ne pas faire partie de votre liste de choses à faire.
- C'est la tâche de quelqu'un d'autre à accomplir.
- Il est déjà dans votre calendrier ou enregistré ailleurs.
- C'est l'une de vos responsabilités quotidiennes, par exemple, vérifier les e-mails.
- Cela fait partie d'une autre tâche qui est déjà sur votre liste.
Vous verrez que si certaines de ces choses sont à votre ordre du jour, elles ne feront que l'alourdir et donner l'impression que votre charge de travail est plus importante qu'elle ne devrait l'être. Supprimez-les, attribuez-les ailleurs si nécessaire, et vos tâches vous sembleront tout à fait réalisables.
Divisez votre liste de tâches en thèmes
Vous pouvez également classer vos tâches en thèmes ou en actions. Todoist est une application de liste de tâches numériques qui vous permet de créer des étiquettes à code couleur, ce qui permet de ne pas encombrer votre écran. Pour créer une étiquette, il vous suffit de :
- Dans le menu Ouvrir , cliquez sur le signe Plus en regard de Libellés .
- Lorsque la fenêtre Nouvelle étiquette s'ouvre, saisissez le nom que vous souhaitez donner à votre étiquette, par exemple « E-mail » ou « Contact ».
- Choisissez la couleur que vous souhaitez lui associer.
- Cliquez sur Ajouter .
Alternativement, si les étiquettes ne sont pas votre truc, vous pouvez utiliser la fonction de section de Todoist pour obtenir le même résultat :
- Depuis votre page Boîte de réception de Todoist, placez votre curseur en bas de votre liste.
- Lorsque le bouton Ajouter une section apparaît, cliquez dessus.
- Là où il est écrit Name this section , tapez le nom que vous souhaitez donner à la section .
- Cliquez sur Ajouter une section .
Vous pouvez créer autant d'étiquettes ou de sections que vous le souhaitez, mais essayez de les réduire au minimum. Une fois que vous avez configuré l'une de ces options de catégorisation, vous pouvez commencer à ajouter vos tâches sous celles-ci en cliquant sur le signe Plus ou sur Ajouter une tâche .
Si vous souhaitez une mise en page légèrement plus simple, Microsoft To Do vous permet de créer plusieurs listes pouvant servir de thèmes ou d'actions, en cliquant sur Nouvelle liste dans votre barre d'outils. Nommez simplement la liste et vous pouvez commencer à diviser vos tâches selon vos besoins.
Le blocage du temps rend votre liste de tâches plus facile à gérer
Vous pourriez penser que l'utilisation d'une liste de tâches est proactive en soi, mais si elle est composée de demandes d'autres personnes qui surviennent tout au long de la journée, vous travaillez peut-être de manière réactive. Cela peut conduire à une gestion des tâches désorganisée et à une liste qui ne répond pas à vos besoins.
Le blocage du temps est essentiel si vous voulez rester au top de votre travail et rester efficace. Essayez de consacrer 15 à 20 minutes pour créer votre liste de choses à faire au début de votre journée, ou si votre travail est de nature réactive, vous pouvez bloquer le temps à deux ou trois intervalles.
Pour vous assurer de vous y engager, mettez un rendez-vous dans votre calendrier Outlook ou Google afin d'éviter de contourner cette étape. Vous gagnerez du temps à long terme et vous pourrez prendre des mesures supplémentaires pour optimiser votre liste de tâches.
Prioriser vos tâches
La simple création d'une liste de tâches ne vous donne pas une bonne indication du moment où vous devez terminer les choses avant ou du niveau d'urgence qui s'y rattache. Bien qu'il soit possible de hiérarchiser mentalement l'importance de vos tâches, cela peut vous ouvrir à une complexité hétérogène.
La complexité hétérogène est l'endroit où vous choisissez la tâche qui prend le moins de temps, car cela vous donne un coup de pouce psychologique rapide pour savoir que vous avez accompli quelque chose. Malheureusement, cela signifie que vous pouvez finir par négliger les tâches qui prennent plus de temps, quelle que soit leur importance. De plus, en raison de la façon dont nos esprits fonctionnent, vous pouvez voir les éléments en haut comme prioritaires, même s'ils ne le font pas.
La méthode MoSCoW peut vous aider à hiérarchiser votre liste de tâches à l'aide de quatre catégories, à savoir :
- Doit avoir
- Avoir dû
- Pourrais avoir
- n'aura pas
Et est particulièrement utile pour la gestion de projet, où vous avez une série d'étapes à accomplir dans un délai donné.
Si cela ne correspond pas à vos besoins, vous pouvez opter pour la matrice Eisenhower , qui divise votre liste de tâches en un format de grille avec quatre sections. La rangée du haut correspond aux tâches « importantes » et la rangée du bas aux tâches « pas importantes ». Parallèlement à cela, la colonne de gauche est intitulée « urgent » et la colonne de droite est « non urgente ».
Pour ces deux approches, Trello offre le plus de potentiel en termes de formatage de votre liste de tâches, car il vous permet de catégoriser vos tâches en tableaux. De même, Padlet propose plusieurs modèles prédéfinis qui vous permettent de créer des tableaux et de les organiser comme bon vous semble.
Efficacité atteinte
Les listes de tâches sont vraiment utiles pour suivre votre travail et vous tenir responsable, mais elles sont également ouvertes à de nombreux problèmes qui peuvent vous ralentir et créer toutes sortes de biais. Ils nécessitent encore une certaine surveillance stratégique pour bien fonctionner.
Avec les conseils mentionnés ci-dessus, vous pouvez commencer à essayer différentes techniques de taille et à optimiser votre liste de tâches pour atteindre son potentiel. N'oubliez pas : en passant un peu plus de temps à perfectionner votre liste de tâches, vous pouvez augmenter votre efficacité et améliorer votre rendement de travail plus tard.
Essayez-le et voyez ce qui fonctionne pour vous.