Comment préparer des listes de tâches à l’aide de la matrice d’Eisenhower
Vous pouvez améliorer votre productivité en planifiant correctement les tâches et en minimisant les distractions. Mais comment prioriser les tâches ? Mettre tout sur votre liste de choses à faire vous assure de faire les tâches les plus importantes en premier, suivies des secondaires.
Une fois que vous avez une liste de toutes vos tâches, passez du temps à les organiser et à les hiérarchiser pour vous assurer de faire les bonnes choses au bon moment. Dans cet article, vous apprendrez comment hiérarchiser vos tâches en fonction de l'attention qu'elles nécessitent et comment vous pouvez utiliser le principe d'Eisenhower pour les exécuter correctement.
Différents types d'attention
Avant de hiérarchiser vos tâches, comprenons les différents types d'attention dont chaque tâche a besoin.
1. Attention proactive : C'est le genre d'attention qui doit être concentrée et soutenue pour accomplir les tâches les plus difficiles ou les plus complexes. Rédiger votre thèse, envoyer des e-mails de proposition de projet, résoudre un problème académique, créer une vidéo youtube sont les tâches qui nécessitent le plus de concentration. Pour accomplir ces tâches, vous devez porter une attention proactive.
2. Attention active : L'attention active fait référence à l'attention minutieuse requise pour faire face à des tâches quotidiennes répétées et de niveau modéré. La plupart des activités quotidiennes mineures, telles que la planification de vos réunions sur le calendrier Google, l'envoi d'e-mails en attente, l'envoi de documents importants à des collègues, nécessitent une attention active. Bien que vous ne fabriquiez pas quelque chose de manière proactive, vous avez toujours besoin d'une certaine attention pour faire avancer les choses.
3. Attention inactive : les tâches relativement faciles que vous pouvez automatiser nécessitent une attention minimale. Nettoyer les spams de votre courrier, annuler les brouillons d'e-mails, envoyer des invitations à des événements à une liste de vos collègues, toutes ces activités nécessitent un seul clic. Pour une telle tâche, vous n'avez pas besoin d'une attention active appropriée.
Prioriser les tâches selon le niveau d'attention
Hiérarchiser vos tâches en fonction du niveau d'attention qu'elles nécessitent est un excellent moyen de lister vos activités quotidiennes.
Toutes ces tâches qui nécessitent une attention proactive sont certainement d'une grande importance pour vous. Cela vaut la peine de consacrer plus de temps à ces tâches, ce devraient donc être celles avec lesquelles vous commencez votre journée. Essayez également d'allouer les heures les plus concentrées et les plus fraîches de votre journée à ces activités. Prendre une tasse de café et mettre des écouteurs peuvent vous aider à rester proactif.
Les tâches nécessitant une attention inactive se situent entre les activités proactives et inactives. Vous pouvez allouer ces heures pendant la journée lorsque vous n'êtes ni proactif ni inactif. Si vous devez appeler votre ami, le matin n'est peut-être pas le bon moment pour le faire. Alors, ne perdez pas vos heures actives sur de telles activités.
Vous pouvez programmer les tâches qui nécessitent uniquement votre attention inactive aux heures de la journée où vous entrez dans la zone paresseuse. C'est le moment idéal pour les cocher rapidement sur vos listes de tâches. De cette façon, vous utiliserez vos heures de paresse pour faire quelque chose de productif au fur et à mesure que la journée avance.
Implémentons les concepts ci-dessus pour hiérarchiser vos listes de tâches dans todoist . Pour cela, regardez la liste des 6 tâches que vous avez à faire durant la journée.
La liste de tâches ci-dessus, l'écriture du script et le tournage de la vidéo YouTube nécessitent la majeure partie de votre attention. Alors, cliquez sur ces deux tâches et définissez la priorité sur une.
1. Cliquez sur trois points devant chaque tâche.
2. Définissez la priorité sur le drapeau rouge.
Vous verrez que toutes les tâches de priorité 1 se déplaceront au-dessus de toutes les autres tâches.
Lorsque vous rencontrez votre patron et appelez votre ami, vous n'avez pas besoin d'être proactif. Cependant, vous ne pouvez pas faire les deux lorsque vous êtes paresseux et léthargique. Définissez donc ces tâches comme votre deuxième priorité en sélectionnant le drapeau orange dans les paramètres de priorité.
L'envoi d'invitations par e-mail à des collègues et le transfert des données vers MS-Excel sont deux tâches qui nécessitent votre attention inactive. Alors, définissez-les sur votre arbre prioritaire en choisissant le drapeau bleu dans les paramètres de priorité.
C'est ainsi que vous pouvez hiérarchiser les tâches de votre liste de tâches en décidant ce qui sera proactif, inactif et actif. Donner uniquement l'attention appropriée qui correspond à chaque tâche vous oblige à atteindre vos objectifs d'efficacité.
Après avoir hiérarchisé vos tâches quotidiennes et compris l'attention que chacune requiert, il est temps de les intégrer dans la journée de travail réelle. La méthode Eisenhower est une méthode bien connue qui enseigne comment gérer différents types de tâches de routine.
Inscrire des tâches dans votre emploi du temps quotidien à l'aide de la matrice d'Eisenhower
Selon Eisenhower, vous pouvez diviser toutes les tâches en quatre catégories différentes en fonction de leur importance et de leur urgence. Ensuite, vous le faites instantanément, vous le déléguez, le différez ou vous le supprimez complètement.
Examinons brièvement chacune de ces catégories :
- Faites-le : cela fait référence à l'achèvement d'une tâche que vous ne pouvez pas éviter. En connaissant son importance et sa sensibilité temporelle, vous le complétez immédiatement.
- Déléguez-le : vous confiez la tâche à quelqu'un d'autre, et ils s'en chargent.
- Reportez-le : vous voulez le faire vous-même, cependant, plus tard dans la journée. Ce sont les tâches que vous pouvez mettre de côté et planifier en conséquence.
- Dump It : il s'agit de vider les tâches qui ne valent pas votre temps, et ces tâches ne sont rien de plus qu'une distraction.
Voici comment la méthode Eisenhower s'applique aux tâches dans todoist.
Filmer la vidéo YouTube est la première tâche, vous devez donc le faire en premier car c'est votre priorité. Votre prochaine priorité est d'écrire un script, quelque chose que vous pouvez déléguer à votre écrivain. De même, vous pouvez déléguer la tâche de transférer des données vers Excel.
Rencontrer votre patron et appeler vos amis peut être retardé, alors reportez ces deux tâches. Enfin, si vous manquez de temps, vous pouvez supprimer l' envoi d'invitations par e-mail et le faire plus tard.
C'est le moyen le plus simple et le plus efficace de gérer correctement votre routine de travail. Sinon, vous pourriez être très occupé à effectuer les tâches au mauvais moment de manière inefficace, à part être productif.
Tirez le meilleur parti de vos listes de tâches
Que vous soyez du matin ou un oiseau de nuit, filtrez vos heures les plus efficaces et affectez-les à des tâches nécessitant une attention proactive. Votre priorité devrait être de ne pas laisser les tâches inactives et actives vous distraire des tâches proactives.
Commencez à utiliser des applications de productivité qui vous aident à mieux performer dans des situations de pression et à rester discipliné.