Comment rédiger des e-mails professionnels ? 8 règles simples à respecter

Nous envoyons et recevons des e-mails tous les jours. Pourtant, nous commettons des erreurs embarrassantes que nous ne pouvons pas tout à fait "annuler". Ainsi, rédiger un e-mail efficace qui retient l'action de votre lecteur tout en étant conscient des défis de notre monde peut être délicat.

Dans cet esprit, nous avons compilé quelques règles essentielles que vous devez connaître lorsque vous envoyez des e-mails. Suivez ces règles simples pour rédiger de meilleurs e-mails sans effort.

1. Reconsidérer les salutations et les signatures

« J'espère que vous passez une bonne semaine ! » était une merveilleuse façon de commencer un e-mail. Pas plus! Compte tenu de l'incertitude de la vie, cela peut sembler insouciant et trop détaché.

Il en va de même pour les signatures telles que « Regards », « Meilleurs vœux » ou « Cheers » – qui fonctionnaient parfaitement bien auparavant, mais peuvent parfois sembler retirées de la réalité.

Alors, pourquoi ne pas rester simple et authentique ? Optez pour des signatures telles que « Restez en sécurité », « Prenez soin de vous » ou « Sincèrement ». Quant aux salutations, « J'espère que tout va bien » ou « J'espère que vous et vos proches êtes en sécurité » peuvent être de bons points de départ.

2. Inclure une ligne d'objet claire

Cette règle de courrier électronique est aussi ancienne que le courrier électronique lui-même. C'est parce que les gens décident souvent d'ouvrir ou non un e-mail en fonction de la ligne d'objet.

Avec tout notre travail maintenant en ligne, la nécessité de prioriser ce qui est important et d'ignorer ce qui ne l'est pas est cruciale. Par conséquent, si vous laissez toujours la ligne d'objet vide, il est probable que votre e-mail sera ignoré.

La ligne d'objet idéale a moins de 10 mots. Choisissez-en un qui répond à vos préoccupations et communique le sujet de l'e-mail. « Proposition pour le projet d'aviation », « Réunion reprogrammée » ou « Questions rapides sur votre présentation » sont de bons exemples de lignes d'objet dont vous pouvez vous inspirer.

3. Utilisez une signature professionnelle

Ayez un bloc de signature pré-figuré que vous utilisez pour répondre aux e-mails sur tous vos appareils personnels. Il doit contenir votre nom, le titre de votre entreprise et vos coordonnées.

Cela donne à votre destinataire une bonne idée de qui vous êtes et comment vous contacter si le besoin s'en fait sentir. En ce qui concerne la police et la taille de votre signature professionnelle, assurez-vous qu'elle est la même que le reste de l'e-mail.

De plus, terminez vos e-mails en toute confiance, mais n'allez pas trop loin avec des dictons ou des détails personnels.

4. Présentez-vous si vous vous rencontrez virtuellement pour la première fois

Nous avons tous rencontré des situations où nous avons dû envoyer un e-mail à quelqu'un que nous n'avions pas rencontré. Recevoir un e-mail d'un étranger peut être étrange. Et c'est le mettre à la légère.

Alors, prenez une minute pour vous présenter au destinataire de l'e-mail. Le contexte est essentiel et les premières impressions comptent toujours. Alors, ajoutez une ligne comme « Salut ! Voici Tracy de Multiseon Pvt. Ltd, et je vous envoie un e-mail parce que vous avez exprimé votre intérêt pour l'achat de nos produits électroniques ».

Ou, lorsque vous êtes présenté à quelqu'un par e-mail, vous pouvez également lui envoyer un message disant à quel point il est agréable de le rencontrer en ligne.

5. Écrivez des e-mails de compassion

Nous ne pouvons souligner l'importance de celui-ci. La vie est dure. Surtout, il est très incertain.

Ont-ils manqué une date limite? Ne se sont-ils pas présentés à ce rendez-vous Google ? Avant d'envoyer un e-mail sévère, arrêtez-vous et réfléchissez-y. Et s'il y a une urgence médicale ?

Par conséquent, soyez compatissant et demandez si tout va bien avec eux. Un e-mail comme « Vous nous avez manqué à la réunion d'aujourd'hui. Il suffit de vérifier pour voir que tout va bien. peut établir des relations qui résistent à l'épreuve du temps.

6. Compressez/redimensionnez et nommez les pièces jointes quand vous le pouvez

Nous ne parlons pas beaucoup de cette règle de courrier électronique car lors de l'envoi de pièces jointes volumineuses, nous supposons automatiquement que notre destinataire dispose de suffisamment d'espace. Les gros fichiers prennent plus de temps à télécharger et peuvent devenir ennuyeux en un rien de temps.

Par conséquent, efforcez-vous de les compresser ou de les redimensionner. Si vous partagez trop de fichiers à la fois, il est conseillé d'ajouter une note polie indiquant à quoi servent les pièces jointes.

Aussi, nommez vos pièces jointes avant de les envoyer. Envoi de votre CV ? Renommez le fichier en Tracy_Mackenzie_CV et commencez du bon pied.

7. N'utilisez pas le courrier électronique comme une autre application de messagerie instantanée

La raison pour laquelle nous aimons tous la messagerie instantanée, c'est qu'elle est instantanée.

Mais lorsque vous mélangez les deux et utilisez le courrier électronique comme substitut à la messagerie instantanée, vous risquez d'être ennuyeux et non professionnel.

Par conséquent, vous devez savoir quand envoyer un e-mail et quand le suivre avec un autre. Ne commettez pas l'erreur d'envoyer trop d'e-mails de suivi, car ils pourraient travailler à domicile. N'appelez pas non plus quelqu'un pour lui demander de vérifier un e-mail.

Si c'est urgent, utilisez un autre mode de communication.

8. Utilisez l'humour pour guérir, mais avec parcimonie

Alors que beaucoup utilisent l'humour pour détendre l'atmosphère en ces temps extraordinaires, le problème avec l'utilisation de l'humour dans les e-mails est qu'il peut se retourner contre lui.

Si vous souhaitez utiliser l'humour dans un e-mail, ne le faites que si vous connaissez bien la personne. Vous ne voulez pas avoir l'air irrespectueux ou impoli si quelqu'un est dans une situation grave. De plus, ce qui semble drôle peut ne pas être drôle.

Parole au sage : si vous avez un doute, il est préférable de le laisser de côté.

Définissez des réponses d'absence du bureau et améliorez votre équilibre travail-vie personnelle

Lorsque vous envoyez des e-mails aux gens ces jours-ci, vous devez également tenir compte des heures. Avec la montée en puissance des modes de vie du travail à domicile, les frontières entre le travail et nos vies personnelles se sont estompées. Les réponses d'absence du bureau permettent de comprendre facilement quand quelqu'un est disponible pour une réunion ou répond à un e-mail.

Examinez les paramètres de votre client de messagerie et configurez les répondeurs automatiques lorsque vous êtes absent ou non à votre bureau. Par exemple, Gmail l'appelle le répondeur de vacances, tandis que Microsoft Outlook utilise les réponses d'absence du bureau.

Nous espérons que ces règles d'or pour rédiger des e-mails efficaces et les bonnes habitudes de messagerie vous aideront à gagner du temps et à créer les bonnes réponses.