Comment rendre Outlook moins distrayant avec ces conseils rapides
Si Microsoft Outlook est votre application de prédilection pour gérer vos e-mails et votre calendrier, vous avez peut-être pensé que certaines de ses fonctionnalités peuvent être assez distrayantes. Bien sûr, Outlook est déjà configuré pour vous aider à gérer votre charge de travail, mais cela peut être encore mieux avec quelques ajustements simples.
Jetons un coup d'œil à certaines des façons dont vous pouvez améliorer le fonctionnement d'Outlook pour vous.
1. Créez des règles pour les e-mails entrants
Lorsque vous recevez un e-mail, il ira automatiquement dans votre dossier Boîte de réception. Cela peut être difficile à suivre si vous recevez plusieurs e-mails de nombreuses personnes différentes, et ils peuvent rapidement s'accumuler. Outlook vous permet de définir des règles de boîte de réception pour que les e-mails entrants de personnes spécifiques soient directement dirigés vers un sous-dossier, ce qui peut vous aider à savoir qui envoie quoi. Pour créer une nouvelle règle, procédez comme suit :
- Accédez à Fichier > Gérer les règles et alertes et cliquez sur Nouvelle règle. Une nouvelle fenêtre apparaîtra avec diverses options.
- Sous Étape 1 : sélectionnez un modèle, cliquez sur Déplacer les messages d'une personne vers un dossier.
- Ensuite, sous Étape 2 : Modifier la description de la règle, vous devez cliquer sur les liens hypertexte pour sélectionner les personnes ou le groupe public dont vous souhaitez rediriger les e-mails vers le dossier spécifié .
- Cliquez sur Terminer pour appliquer la règle.
La vidéo officielle de Microsoft l'illustre en détail.
Les règles de la boîte de réception peuvent empêcher votre boîte de réception de se boucher. De plus, si vous avez besoin de garder une trace de personnes particulières ou d'e-mails de travail critiques, c'est déjà organisé pour vous.
2. Désactiver les notifications par e-mail
À présent, vous avez peut-être remarqué le son de notification émis par Outlook lorsque vous recevez un e-mail. Vous avez peut-être également remarqué l'icône d'enveloppe jaune qui apparaît sur l'icône Outlook dans la barre des tâches. Cela peut être utile si vous souhaitez être averti, mais cela peut vous empêcher de vous concentrer si ces e-mails continuent d'arriver. Heureusement, Outlook vous offre également la possibilité de désactiver ces notifications.
Allez dans Fichier > Options > Courrier, et sous la rubrique Arrivée du message, vous pouvez choisir les notifications que vous souhaitez désactiver. Une fois que vous êtes satisfait de votre sélection, cliquez sur OK.
3. Définir des rappels de calendrier
Tout comme les notifications par e-mail, le calendrier Outlook est configuré pour vous rappeler les rendez-vous 15 minutes avant leur début. Pour ce faire, il affiche vos prochains rendez-vous et vous devez cliquer sur Ignorer pour fermer la fenêtre.
Ces rappels peuvent être utiles si vous en avez besoin. Par exemple, si vous êtes profondément dans votre travail et que le rappel s'affiche, vous pouvez conclure ce que vous êtes en train de faire et vous préparer pour le rendez-vous.
Cependant, si vous n'avez pas besoin de cette fonction, cela peut interrompre votre flux. Pour arrêter ces rappels, accédez à Fichier > Options > Avancé, et sous Rappels , décochez Afficher les rappels .
Alternativement, vous pouvez également aller dans Fichier > Options > Calendrier, et sous Options du calendrier, vous verrez une option pour les rappels par défaut. Pour modifier cela, procédez comme suit :
- Cliquez sur la case à côté de Rappels par défaut, il y a donc une coche dans la case
- Dans la liste déroulante, sélectionnez 0 minutes
- Cliquez à nouveau sur la case à côté de Rappels par défaut pour que la coche disparaisse ; si vous ne le faites pas, cela n'enregistrera pas votre sélection
- Cliquez sur OK
Vous pouvez maintenant continuer votre travail sans que ces rappels n'apparaissent. Si vous souhaitez toujours suivre vos tâches importantes, examinez également les avantages de Microsoft To-Do.
4. Colorez votre calendrier Outlook
Il n'y a rien de mal à colorer les rendez-vous de votre calendrier Outlook avec une seule couleur. Cependant, le codage couleur peut vous aider à simplifier votre calendrier et à obtenir plus facilement un aperçu de votre journée ou de votre semaine de travail sans vérifier le sujet de chaque rendez-vous ou réunion.
Par exemple, si vous avez plusieurs types de travail différents, y compris des réunions au sein de votre entreprise, des réunions avec des entreprises externes, des clients, des tâches administratives et des formations réservées dans votre calendrier, etc., cela peut devenir un flou d'informations que vous devez dépenser. plus de temps à se concentrer.
Si vous utilisez un code couleur, vous pouvez rapidement parcourir votre calendrier et avoir une idée générale des types de travail auxquels vous devez vous préparer. Vous pouvez également utiliser un code couleur pour hiérarchiser les rendez-vous par ordre d'importance. Par exemple, vous pouvez choisir la couleur rouge pour les réunions « urgentes », ambre pour « importante » et verte pour « routine ».
L'important ici est de choisir des couleurs différentes pour les différents types de travail que vous effectuez et de choisir des couleurs qui ne se ressemblent pas trop pour faire la différence. Pour commencer, suivez ces étapes :
- Cliquez sur un rendez-vous ou une réunion dans votre calendrier pour afficher l'onglet Série de rendez – vous .
- Cliquez sur l'icône de la fenêtre colorée indiquant Catégoriser .
- Dans la liste déroulante, cliquez sur Toutes les catégories .
- Une nouvelle fenêtre s'ouvrira ; sur le côté droit, cliquez sur Nouveau .
- Écrivez au nom de votre catégorie. Par exemple, « réunions internes » et choisissez la couleur que vous souhaitez pour cela.
- Cliquez sur OK dans les deux fenêtres jusqu'à ce que vous voyiez votre nouveau rendez-vous de calendrier à code couleur.
Répétez ce processus pour autant de catégories que vous souhaitez créer.
Distractions Outlook résolues
Maintenant que vous savez comment rendre Outlook moins distrayant, vous pouvez l'adapter pour qu'il fonctionne le mieux pour vous. Même s'ils ne semblent pas importants, faire de petits ajustements peut faire une différence dans votre journée de travail.
Il ne s'agit en aucun cas d'une liste exhaustive, et vous voudrez peut-être les essayer avant de vous y engager. Vous pouvez également jouer avec vos paramètres Outlook et voir si vous découvrez d'autres éléments qui vous aident à optimiser votre concentration.