Comment s’excuser et s’excuser dans un e-mail: la manière professionnelle
Tout le monde se trompe parfois. Essayez comme nous pourrions, personne n'est parfait. Lorsque vous faites une erreur qui blesse quelqu'un d'autre, il est normal de présenter des excuses.
Bien que vous ayez souvent besoin de vous excuser en personne, vous pouvez parfois préférer ou dire que vous êtes désolé par e-mail. Voyons comment présenter des excuses professionnelles dans un e-mail pour vous aider à tirer le meilleur parti de cette situation.
Les trois ingrédients d'un bon courriel d'excuses
Bien qu'il n'y ait pas de modèle universel, une norme généralement acceptée pour les excuses comprend trois parties:
- Reconnaître que vous avez fait quelque chose de mal.
- Ressentir des remords pour vos actions et être empathique pour comprendre comment ils blessent l'autre personne.
- La restitution , où vous corrigez la situation.
Nous examinerons chacun de ces trois éléments en expliquant comment dire pardon dans un e-mail.
Comment ouvrir votre e-mail d'excuses
Avant de commencer à rédiger les excuses, vous devez vous adresser à la personne à qui vous écrivez. Cela variera considérablement en fonction de votre relation avec la personne.
Supposons que vous ayez fait une erreur dans une situation professionnelle et que vous deviez donc envoyer un courriel d'excuses à votre patron. À titre d'exemple, nous dirons que vous n'avez pas réussi à terminer une tâche critique à temps, ce qui a retardé le projet pour tout le monde.
Dans ce cas, une salutation appropriée serait "Cher [Nom],". Si vous présentiez des excuses à un ami, quelque chose comme "Bonjour [Nom]" ou "Bonjour [Nom]" serait plus approprié.
N'oubliez pas non plus la ligne d'objet de l'e-mail d'excuses. Après avoir fait du tort à quelqu'un, il se peut qu'il ne soit pas heureux de voir un e-mail de votre part arriver.
Mettre quelque chose comme «Veuillez accepter mes excuses» ou «Je suis sincèrement désolé» dans la ligne d'objet est un bon moyen de préciser dès le départ à quoi sert votre message. N'essayez pas d'être intelligent en utilisant des acronymes de courrier électronique ; soyez simple pour qu'ils sachent ce que contient votre message.
Reconnaître votre erreur
Maintenant que vous avez terminé l'ouverture, il est temps pour la première partie vitale des excuses. Ici, vous devez identifier clairement le problème qui s'est produit. Acceptez ce que vous avez fait; n'essayez pas de détourner le blâme sur quelqu'un d'autre ou de trouver des excuses pour ce qui s'est passé.
Voici un exemple de ce qu'il ne faut pas faire dans votre e-mail d'excuses:
Bien que je sache que j'ai raté une échéance importante, ce n'est vraiment pas de ma faute. Je travaillais avec Paul sur ce projet, et il a perdu trop de mon temps en me posant un tas de questions sans rapport. Mon ordinateur a également gelé tout au long de la semaine et le service informatique n'a pas encore pu le regarder. Donc ce n'est pas tout à cause de moi.
Même si tout ce qui précède est vrai, cela ne constitue pas une bonne excuse. Cette partie doit reconnaître votre responsabilité dans l'erreur.
Quelque chose comme ça est bien mieux:
Je me rends compte que j'ai raté une échéance cruciale. Ce projet était vraiment important pour notre département et vous m'avez fait confiance pour le mener à bien dans les délais. Je sais que mon incapacité à terminer cette tâche à temps a retardé l'achèvement du projet. Cela reflète mal notre équipe, et je suis désolé pour cela.
Ici, vous avez clairement exposé ce que vous avez mal fait, sans essayer de le minimiser ou de le dévier. Cela fait partie des excuses qui sont souvent manquées aujourd'hui.
Exprimer ses remords pour ce que vous avez fait
Maintenant que vous avez clairement exposé votre erreur, vous devez montrer de la contrition pour ce qui s'est passé. Gardez à l'esprit que ce que vous avez fait, à tout le moins, a causé de la douleur, de la frustration et d'autres émotions négatives chez l'autre personne. Dans un cadre professionnel, cela peut également les avoir amenés à perdre du temps, de l'argent ou à avoir des ennuis avec leurs supérieurs.
Montrez clairement que vous ressentez des remords face à la situation. Essayez de vous mettre à leur place et de comprendre ce que vos actions les ont amenés à ressentir. N'expliquez pas ici votre comportement et ne dites pas que vous êtes «désolé qu'ils se sentent ainsi» à propos de ce que vous avez fait.
Le but des excuses est de réparer une relation fracturée, pas de prouver que vous aviez raison depuis le début.
Voici un exemple de la façon d'encadrer cette partie des excuses:
Je tiens à m'excuser sincèrement de ne pas avoir rempli mes obligations et accompli la tâche que vous m'avez confiée à temps. Il n'y a aucune excuse pour cet échec. Je n'aime pas savoir que j'ai laissé tomber mon équipe et je me sens mal que cela vous ait causé de l'embarras lors de la rencontre avec le client.
Exprimer de l'empathie confère de l'authenticité à vos excuses. Cela vous aide à oublier votre point de vue pendant un moment et à regarder ce à quoi quelqu'un d'autre a affaire.
Réparer votre erreur
Les mots sont importants, mais les actions ont beaucoup plus de poids. Pour montrer que vous pensez ce que vous avez dit, il est important de faire amende honorable. Agir soit pour corriger la situation (si possible), soit montrer que vous ferez de votre mieux pour ne plus refaire la même erreur.
Poursuivant notre exemple de non-respect d'une date limite, quelque chose comme celui-ci pourrait servir de partie de restitution de l'e-mail d'excuses:
À l'avenir, pour éviter de manquer des délais, je vous parlerai bien à l'avance si je crains de ne pas pouvoir faire quelque chose à temps. Je serai plus conscient du temps que les projets critiques me prennent et je suis prêt à consacrer des heures supplémentaires à l'extérieur du bureau pour m'assurer qu'ils sont terminés. Cela ne se reproduira plus.
Dans certaines situations, vous ne savez peut-être pas quoi offrir pour compenser votre comportement. Si tel est le cas, vous pouvez simplement demander "Que puis-je faire pour corriger cela?"
Le plus important est de montrer comment vous allez agir différemment à l'avenir pour éviter que le même problème ne se reproduise.
Comment fermer votre e-mail d'excuses
Il ne vous reste plus qu'à conclure le message. C'est assez simple, mais assurez-vous de garder le ton approprié. Vous devez remercier le destinataire d'avoir lu votre message d'excuses et lui souhaiter bonne chance.
Il peut également être judicieux de les inviter à discuter davantage de ce que vous avez dit. Cela montre que vous êtes sincère et ouvert à des dialogues supplémentaires.
Voici une façon de fermer votre e-mail d'excuses professionnelles:
Merci d'avoir lu ceci. Si vous souhaitez discuter davantage de quelque chose, veuillez me contacter afin que nous puissions y remédier.
Sincèrement, [Votre nom]
Si vous ne voulez pas utiliser «Sincèrement», d'autres fermetures formelles comme «Meilleures salutations» fonctionneront également. Vous n'avez pas besoin de dire "Avec des excuses" ou quoi que ce soit du genre, puisque vous avez passé tout le courrier électronique à vous excuser correctement.
Le courrier électronique est-il le bon moyen de présenter des excuses?
Nous avons expliqué comment présenter des excuses professionnelles dans un e-mail. Mais avant de commencer à rédiger votre message, vous devez vous demander si un e-mail est le bon support pour les excuses.
Le courrier électronique présente certainement des avantages en matière d'excuses. Parce qu'il n'y a pas de contrainte de temps, vous pouvez composer vos pensées de manière claire et directe. Si des excuses rapides s'imposent, l'envoi par courrier électronique vous permet de les contacter dans un court laps de temps si la réunion en personne n'est pas une option. Et contrairement aux excuses en personne, vous n'avez pas besoin d'être spontané et de réagir à ce que dit l'autre personne.
Mais ce n'est pas tout bon. Les courriels sont moins personnels que les excuses en personne (ou par téléphone). Selon la configuration de votre entreprise, l'envoi d'un e-mail peut sembler lâche s'il est possible de se présenter en personne. Ne vous cachez pas derrière un écran lorsque vous avez besoin de vous excuser pour quelque chose.
Envoyez des excuses pour réparer les erreurs
S'excuser correctement est une compétence de vie précieuse. Tout le monde ne sait pas comment le faire, et de mauvaises excuses peuvent laisser l'autre personne se sentir encore plus frustrée qu'auparavant. Utilisez ce guide de base sur la façon de vous excuser par e-mail et vous serez sur la bonne voie pour une relation réparée.
Gardez à l'esprit que le but ultime des excuses est de reconstruire la confiance brisée. Vous avez fait quelque chose de mal, et les trois étapes principales ci-dessus sont la façon dont vous vous acquittez et corrigez. Ne vous excusez pas.
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