Comment utiliser la matrice à 4 quadrants de Covey pour une gestion efficace du temps
Parmi tous les biens précieux que vous possédez, le temps est le plus précieux de tous. Dans le monde en évolution rapide d'aujourd'hui, le manque de gestion du temps est le problème le plus important que les gens ont. Avec autant de temps passé à travailler, il n'y a pas de temps pour les activités personnelles.
Il est courant de se sentir dépassé par les responsabilités et les activités. Plus vous travaillez, plus vous vous sentez derrière vous. Au lieu de décider de ce que vous voulez faire, vous réagissez à ce qui se passe autour de vous.
L'article explique comment vous pouvez utiliser la stratégie des quatre quadrants de Covey pour vous concentrer sur les tâches les plus importantes et être plus productif.
Les 4 quadrants de Covey
La stratégie de gestion du temps à 4 quadrants a été créée par Steven Covey. Il est l'auteur du célèbre livre The Seven Habits of Highly Effective People. La matrice de Covey permet de hiérarchiser les tâches en fonction du temps disponible pour une efficacité optimale.
L'idée de base de cette stratégie est de diviser vos activités en quatre quadrants en fonction de leur importance et de leur urgence. Discutons de ces deux termes avant de passer à la stratégie elle-même.
1. Important: ce sont les tâches ou les objectifs les plus susceptibles d'avoir un impact sur votre réussite à long terme.
2. Urgent: les tâches urgentes sont celles qui nécessitent une action immédiate. Vous ne pouvez pas les retarder.
Quatre quadrants de la matrice de gestion du temps
Voici les quatre quadrants de la matrice de gestion du temps:
1. Q1: Urgent et important.
2. Q2: Pas urgent mais important.
3. Q3: Urgent mais pas important.
4. Q4: pas urgent et pas important.
En hiérarchisant vos tâches sur quatre quadrants, vous pouvez différencier les tâches qui font une réelle différence à la fin. Ce qui suit est un bref aperçu de ce que contient chaque quadrant.
Q1: urgent et important:
Dans la matrice de gestion du temps de Covey, ce quadrant est situé en haut à gauche. Les problèmes et les crises qui nécessitent une attention immédiate appartiennent au premier quadrant. Les négliger, à long terme, peut être problématique pour vous.
Préparer une présentation pour une réunion importante qui commencera après un court laps de temps est un type de tâche qui relève du premier quadrant. C'est urgent car vous n'avez pas beaucoup de temps pour cela et c'est important car vous devez le préparer avant le début de la réunion.
Les tâches impliquant des délais, des affectations scolaires, l'envoi de courriels quotidiens et des activités similaires ayant un impact direct sont urgentes et importantes.
Q2: pas urgent mais important:
Dans la matrice de gestion du temps de Covey, ce quadrant est en haut à droite. Dans ce quadrant, vous trouverez des tâches directement liées à vos objectifs à long terme. Cela nécessite votre attention approfondie; cependant, ce n'est pas urgent car il n'y a pas de temps limité pour mener à bien cette tâche.
Si vous avez un objectif à long terme d'établir votre réputation dans un bureau ou une classe, ce n'est peut-être pas si urgent; cependant, il est toujours important. Le développement de relations, la planification à long terme, le développement personnel, l'amélioration de la santé et les activités connexes relèvent de ce quadrant.
Q3: Urgent mais pas important:
Ce quadrant est situé dans le coin inférieur gauche de la matrice de gestion du temps de Covey. Toutes ces activités peuvent vous sembler urgentes, mais vous pouvez les supprimer du flux de travail car elles ont une importance minimale pour vous.
Disons que vous travaillez sur un projet important et que vous recevez un appel d'un collègue vous demandant de rejoindre une réunion. Si la réunion n'est pas planifiée sans ordre du jour, vous pouvez choisir de l'ignorer. Depuis, dans l'ensemble, cela n'aura aucun impact positif sur votre vie.
En d'autres termes, toutes les activités qui font perdre du temps tombent dans ce quadrant. Peu importe si ce sont des appels sans importance ou l'envoi d'e-mails qui n'ajoutent aucune valeur.
Q4: pas urgent et pas important:
Dans la matrice de gestion du temps de Covey, ce quadrant est en bas à droite. Toutes les activités qui prennent du temps sans produire aucune valeur entrent dans ce quadrant. Vous pouvez gagner un temps précieux en évitant ces tâches et en le consacrant à des activités plus précieuses.
Les tâches que vous faites uniquement pour le divertissement, comme regarder la télévision, surfer sur le Web pendant des heures, bavarder sur les gens, ne sont ni urgentes ni importantes pour vous.
Avantages de suivre la matrice de gestion du temps de Covey:
1. Augmentation de la productivité : suivre la matrice de gestion du temps change la façon dont vous gérez les tâches, vous aidant à mieux les hiérarchiser. Si vous réduisez le temps que vous passez sur les tâches, vous pouvez augmenter considérablement votre productivité.
2. Équilibre travail-vie personnelle : en planifiant bien, vous pouvez vous débarrasser efficacement de votre routine trépidante. De cette façon, vous pouvez passer plus de temps avec vos amis et votre famille.
3. Poursuite des objectifs : en détournant votre attention vers des tâches importantes, vous pouvez accélérer le processus de poursuite des objectifs .
4. Évite l'embarras : en reconnaissant les tâches urgentes, vous pouvez les différencier des moins urgentes pour mieux respecter les délais. De cette façon, vous pouvez éviter l'embarras et sauvegarder votre réputation.
Importance de placer les tâches dans le quadrant droit:
Même une fois que vous comprenez cette stratégie, il reste impératif d'attribuer des tâches aux bons quadrants. Il serait préférable que vous déterminiez l'importance et l'urgence de la tâche avant de l'adapter à n'importe quel quadrant. Assurez-vous de passer un bon moment à organiser vos tâches dans différents quadrants pour faciliter leur bonne exécution.
Une bonne compréhension de la matrice de gestion du temps est une condition préalable à sa mise en œuvre correcte. Mettez cette stratégie au service de votre tâche quotidienne pour voir si cela fait une différence. En gérant le temps et en vous mettant au bon endroit, vous pouvez considérablement augmenter votre productivité.
Soyez plus organisé avec la stratégie de gestion du temps de Covey
La matrice à quatre quadrants de Covey est l'un des modèles les plus importants et les plus célèbres du monde de la gestion du temps. Suivre correctement cette stratégie vous aidera à être plus productif et à rester plus actif.
Une organisation parfaite et une hiérarchisation appropriée des tâches vous permettent d'accomplir plus en moins de temps. Vous pouvez également déterminer quelles tâches nécessitent plus d'attention et les attribuer en conséquence.
Cependant, vous pouvez réaffecter le temps des activités de faible valeur à des activités de plus grande valeur, même si ce temps est irremplaçable. Si vous avez encore du mal à organiser votre journée, vous pouvez rechercher d'autres stratégies de gestion du temps comme la règle des 80/20 pour devenir une personne plus organisée.