Google Workspace vs Google Spaces : quelle est la différence ?
Google a fait des progrès significatifs en matière de collaboration sur le lieu de travail, pas seulement dans les moteurs de recherche. L'entreprise propose plusieurs applications et fonctionnalités que les équipes peuvent utiliser pour améliorer leur flux de travail, dont beaucoup sont faciles à intégrer à d'autres applications.
Deux des plates-formes de collaboration les plus connues de Google sont Workspace et Spaces. Beaucoup de gens confondent souvent les deux, alors en quoi diffèrent-ils l'un de l'autre ? Nous allons jeter un coup d'oeil.
Qu'est-ce que Google Workspace ?
Google a rendu sa fonctionnalité Workspace accessible à tous, même aux utilisateurs avec des forfaits gratuits, en juin 2021. En bref, Workspace est le nom collectif de toutes les plates-formes logicielles de gestion de projet de Google.
Ceux-ci inclus:
- Gmail
- Google Drive
- Google Docs
Hangouts et Meet font également partie de Google Workspace, tout comme diverses autres applications.
Avant de changer de nom pour Workspace, vous connaissiez peut-être cette plate-forme globale sous le nom de G Suite, lancée en 2006. Google a changé le nom en 2020 car il souhaitait faire passer l'état d'esprit des utilisateurs de G Suite d'une collection d'applications à une solution intégrée.
Au moment de la rédaction de cet article, en août 2021, Google Workspace n'avait pas une seule application mobile. Cependant, il en a un auquel vous pouvez accéder via votre navigateur Web et vous pouvez accéder à des applications individuelles, telles que Gmail, à partir de votre smartphone.
Qu'est-ce que Google Spaces ?
Initialement, Google Spaces était l'un des nombreux projets éphémères de Google . Lancé en 2016, Google a conçu Spaces pour offrir aux équipes un endroit facile pour partager des dossiers, des liens et plus encore.
Mais n'est-ce pas similaire à Google Drive ? Et bien non. Pas du tout. Plutôt que de fonctionner comme un endroit pour stocker des fichiers et des dossiers, l'intention de Google avec Spaces était de permettre aux équipes de partager des documents essentiels et de discuter entre elles.
Avec Spaces, les utilisateurs peuvent créer un « Espace » et inviter les utilisateurs à les rejoindre. Dans chaque Espace, les utilisateurs pouvaient alors communiquer selon leurs besoins.
Google a choisi d'arrêter la version originale de Spaces un an après son lancement.
La vérité, cependant, est que la version 2021 de Google Spaces n'est pas trop différente de son homonyme précédent. Dans la nouvelle version d'Espaces, vous pouvez continuer à interagir en temps réel avec vos partenaires de projet. De plus, vous pouvez partager des fichiers et créer des tâches, ainsi qu'effectuer diverses autres actions.
Google Workspace vs Google Spaces : les principales différences
Vous comprenez donc mieux ce que sont Google Workspace et Spaces. Vous savez également que même si elles peuvent sembler similaires de l'extérieur, les deux plates-formes ont (ou ont eu) des utilisations très différentes.
Pour voir à quel point ils étaient différents, divisons-les en différentes sections, que vous trouverez ci-dessous.
Public cible
La nouvelle et l'ancienne version d'Espaces se concentrent sur une communication interne rapide. Dans leurs espaces, les utilisateurs peuvent partager des choses pour obtenir des réponses plus immédiates, plutôt que de faire la même chose, par exemple, dans un fil de discussion.
Bien que l'intention de Google avec Workspace soit en partie d'aider les équipes à améliorer leur flux de travail en interne, ce n'est pas le seul objectif de la plate-forme. Workspace aide les utilisateurs à devenir plus productifs dans tous les domaines de travail et d'étude, sans se limiter à Google.
Workspace s'adresse à la fois aux équipes et aux individus. Alors qu'un utilisateur peut utiliser Google Drive pour partager des dossiers avec d'autres, un autre peut souhaiter conserver tous ses documents au même endroit pour lui-même.
Intégrations d'applications
Il est important de se rappeler que Google Workspace est, en soi, une plate-forme tout-en-un permettant de regrouper toutes vos applications Google. Cependant, vous pouvez également intégrer de nombreuses applications dans cet écosystème avec des plates-formes tierces ailleurs.
Un exemple de solution que vous pouvez utiliser avec Google Workspace est la solution de gestion de projet monday.com. Avec ce système, vous avez la possibilité d'intégrer à la fois votre Google Drive et votre calendrier.
D'autres plates-formes qui intègrent des applications de Google Workspace incluent la populaire plate-forme de suivi des ventes Salesforce et la solution de gestion de la relation client (CRM) HubSpot.
D'un autre côté, Google Spaces est plus une fonctionnalité native. Si vous avez remarqué que l'interface et les idées sont similaires à celles des services de messagerie comme Slack et d'autres services de messagerie instantanée, c'est parce que c'est la manière de Google de rivaliser avec ces solutions.
En tant que fonctionnalité au sein d'une application, Spaces se concentre davantage sur l'intégration des autres applications de Google. Vous pouvez le voir dans la manière dont vous pouvez partager des réunions à partir de votre agenda Google, de vos documents Sheets, etc.
Interface
Que vous utilisiez Google Workspace, Spaces ou les deux, vous remarquerez que vous n'aurez pas trop de difficultés à utiliser l'un ou l'autre. Vous pouvez le faire en cliquant sur l'option Applications Google dans la barre d'outils de votre messagerie pour accéder à vos applications. Vous le remarquerez par l'icône avec neuf points dispersés sur trois rangées de trois.
Quant à Spaces, Google a plutôt bien aménagé l'interface. Sur chacun de vos Espaces, vous pouvez choisir si vous souhaitez naviguer entre la discussion de groupe, les fichiers et les tâches. Lorsque vous ouvrez un dossier, vous le verrez sur le côté droit de votre écran.
Objectifs
La différence la plus importante entre Workspace et les anciennes et nouvelles versions de Spaces est sans doute la raison pour laquelle Google les a créés. Bien que les deux se concentrent sur la collaboration, l'intention derrière Workspace est davantage d'éviter de submerger et d'aider les équipes à conserver autant de leurs applications que possible au même endroit.
De l'autre côté de la médaille, Google Spaces fait partie d'une plate-forme de messagerie instantanée et se concentre davantage sur la collaboration en temps réel. Les équipes utilisent cette fonctionnalité pour partager rapidement des documents importants et discuter de sujets qui n'ont pas besoin d'un long fil de discussion sur Gmail.
Une autre différence dans le but d'utiliser Google Workspace et Spaces est que Workspace augmente la capacité de stocker des documents et de pointer vers des éléments pour référence future. Par exemple, les équipes peuvent utiliser Google Drive pour créer des fichiers et des dossiers accessibles, tandis que vous pouvez également archiver des e-mails.
Google Workspace et Spaces : utilisez-les tous les deux ensemble
Donc, nous l'avons. Vous connaissez désormais la différence entre Google Workspace et Google Spaces. Avec Workspace, Google a affiné ses offres G Suite pour créer un moyen convivial d'utiliser ses applications avec moins de friction.
Les équipes peuvent augmenter leur productivité sans avoir besoin de garder des dizaines d'onglets et d'applications ouverts, tout en intégrant leurs applications préférées à d'autres plates-formes.
Spaces n'est qu'une fonctionnalité au sein d'une application plus large, mais peut également offrir aux équipes un excellent moyen de partager rapidement des documents et des informations. L'espace de travail et les espaces ont leurs propres fonctions individuelles, et si vous vous demandez si vous devez utiliser l'un ou l'autre, la réponse est probablement les deux.