Les meilleurs outils d’automatisation pour permettre aux pigistes de récupérer leur temps

Être indépendant nécessite une grande quantité d'administrateurs pour que votre entreprise continue de fonctionner et d'être rentable. Pour assurer un flux constant de clients, vous devez annoncer vos services, répondre aux questions et faire le suivi des prospects passés. Une fois que vous avez décroché du travail, vous devez suivre les réunions et les courriels, et à la fin, il reste la question de la facturation.

Tout cet administrateur peut parfois prendre le relais de la journée et ne laisser aucun temps pour votre travail rémunéré réel. Cependant, avec différents outils d'automatisation, vous pouvez gagner du temps, éviter les erreurs et réduire le stress lié à la gestion d'une entreprise indépendante.

1. Mentionnez : Écoutez et étudiez votre public

Les médias sociaux jouent un rôle important dans la publicité de vos services indépendants et la réservation de nouveaux clients. Il existe plusieurs outils pour vous aider à planifier vos publications sur les réseaux sociaux, vous permettant même de republier ou d'organiser automatiquement des publications provenant d'autres sources.

Mais avant de commencer à planifier vos médias sociaux, vous devez savoir ce que vous devez publier pour attirer de nouveaux clients. La meilleure façon d'y parvenir est d'utiliser un outil d'écoute sociale qui vous aide à étudier à la fois votre domaine d'expertise et vos concurrents.

La version gratuite de Mention vous permet de configurer une alerte, qui suit les sites d'actualités, les blogs, les forums et les réseaux sociaux. Cette alerte peut suivre les mentions de votre propre marque, regarder vos concurrents ou rechercher des mots clés spécifiques liés à votre domaine.

Au lieu de vous inscrire à diverses newsletters et de rechercher constamment sur le Web, vous pouvez en apprendre davantage sur les tendances dans votre domaine en un seul endroit. Le plan gratuit du site Web vous permet également de planifier des publications sur trois profils sociaux, ce qui automatise davantage cette tâche.

2. Calendly : organiser des réunions en toute simplicité

Les réunions sont un élément important pour attirer de nouveaux clients, ainsi que pour gérer les projets en cours. Au début, lorsqu'un client n'est pas sûr que vos services sont exactement ce dont il a besoin, une brève réunion de présentation peut aider à conclure l'affaire. Plus tard, les réunions sont un excellent moyen de régler les malentendus et d'aligner les attentes.

Planifier des réunions, cependant, peut devenir une corvée chronophage. S'assurer que tout le monde est disponible en même temps, en particulier dans différents fuseaux horaires, peut créer un va-et-vient sans fin par e-mail. Il existe plusieurs applications qui traitent de la planification de réunions, mais notre préférée est Calendly.

La version gratuite offre une intégration à votre calendrier Google ou à d'autres calendriers populaires, ce qui vous permet de partager votre disponibilité sans rendre votre emploi du temps personnel public.

Vous pouvez simplement envoyer votre lien Calendly à la personne que vous souhaitez rencontrer, et elle choisira parmi les heures que vous avez définies comme disponibles, en les affichant dans leur fuseau horaire local. L'événement apparaîtra alors sur l'agenda de chacun.

Le logiciel s'intègre aux conférences en ligne telles que Zoom et Microsoft Teams, ce qui vous évite de créer un lien pour chaque réunion. Il envoie également des e-mails de rappel avant les rendez-vous, pour s'assurer que tout le monde arrive à l'heure. Si vous avez un site Web personnel, vous pouvez également l'ajouter ici.

3. Modèles et filtres Gmail : créez des réponses rapides

Les e-mails sont un autre fastidieux – des clients potentiels qui demandent votre service aux clients existants à la recherche d'un rapport d'état. Beaucoup de ces e-mails sont assez répétitifs. Heureusement, si vous utilisez Gmail, il existe non seulement un moyen de créer des modèles, mais également un moyen d'en envoyer automatiquement certains à l'aide de filtres.

Tout d'abord, vous devez activer les modèles dans vos paramètres avancés. Ensuite, rédigez un nouvel e-mail pour répondre à chacune de vos questions fréquemment posées. Au lieu de l'enregistrer en tant que brouillon, choisissez plutôt d' enregistrer le brouillon en tant que modèle . Si c'est quelque chose que vous enverriez manuellement, vous pouvez laisser des espaces pour des détails tels que le nom, l'estimation de prix, etc.

Pour envoyer automatiquement un modèle d'e-mail, vous devez créer un nouveau filtre. Choisissez les mots-clés les plus pertinents pour cette enquête et, dans les actions de filtrage, cochez Envoyer le modèle .

Par exemple, une phrase clé peut être «combien coûte vos frais», pour laquelle vous aurez un e-mail pré-écrit détaillant vos forfaits et services.

4. Zoho Invoice : ne poursuivez jamais une autre facture

Alors que certains pigistes choisissent de gérer leurs frais sur une feuille Excel et d'utiliser un modèle de facture standard, il existe un moyen beaucoup plus simple et plus organisé de se faire payer, avec une variété d'applications de facturation . Notre préféré est Zoho Invoice, qui a tellement de fonctionnalités dans son plan gratuit que vous n'aurez peut-être jamais besoin de payer pour cela.

Vous pouvez créer un modèle de facture avec toutes vos coordonnées bancaires et conditions générales à utiliser avec n'importe quel client. Vous pouvez également générer des tâches régulières avec un prix fixe, ce qui vous évite de saisir ces détails chaque fois que vous produisez une nouvelle facture.

Une fois que vous êtes prêt à envoyer la facture, l'application fournit également un modèle d'e-mail, que vous pouvez modifier si vous en avez besoin. Si vous choisissez de connecter Zoho à un système de paiement en ligne (tel que PayPal), il met à jour le statut de la facture et envoie une note de remerciement lorsque vous recevez le paiement. Cela permettra de savoir quels comptes ont besoin d'un suivi.

Mais même le suivi est plus facile avec Zoho, car vous pouvez définir un certain nombre de rappels automatiques pour les factures impayées, vous évitant ainsi le mal de tête de les chercher. Le logiciel vous permet également de suivre le temps des clients où vous facturez à l'heure, puis de générer une facture à partir de cela. Vous pouvez même définir des factures récurrentes pour des projets à prix fixe.

5. Zapier : Automatisez tout le reste

Dans toutes les applications ci-dessus, nous avons discuté des intégrations – comment un logiciel peut se connecter à un autre pour créer encore plus d'automatisation. Mais que se passe-t-il lorsque vous souhaitez connecter deux applications qui n'ont pas d'intégration intégrée? En vient le Zapier magique.

Il faudrait un article entier pour parler des différentes options disponibles dans Zapier. En bref, il vous aide à créer des flux de travail impliquant presque tout ce qui est en ligne, où vous pouvez «définir et oublier».

Par exemple, vous pouvez partager de nouvelles mentions Twitter sur Slack. Ou vous pouvez envoyer des suivis par e-mail aux nouveaux répondeurs Typeform. Vous pouvez même recevoir de nouveaux messages Facebook sous forme de SMS.

Les possibilités sont infinies et avec la version gratuite de Zapier, vous pouvez créer jusqu'à 100 tâches par mois. C'est plus que suffisant pour automatiser une série d'actions, mais vous risquez de devenir accro au fait d'être sans contact avec votre administrateur indépendant.

Que devez-vous automatiser?

Il existe tellement d'outils d'automatisation, surtout si vous êtes prêt à payer des frais mensuels. Ceux-ci peuvent rendre votre vie d'indépendant beaucoup plus facile, mais ce n'est pas toujours parce que quelque chose peut être automatisé que cela devrait l'être.

Surtout en freelance, la touche personnelle peut aller très loin. Les clients qui se tournent vers des pigistes pour obtenir de l'aide cherchent généralement à établir une relation de travail – c'est l'une des raisons pour lesquelles ils n'ont pas choisi une agence ou une grande entreprise.

Des tâches telles que les e-mails de premier contact, la planification de réunions et la mise à jour des feuilles peuvent être automatisées. Cependant, il est important d'investir un peu plus de temps pour prouver au client que vous voulez apprendre à le connaître et que vous vous souciez de son travail. Cet effort supplémentaire les fera revenir pour plus.