Qu’est-ce que Microsoft SharePoint ? 4 caractéristiques et avantages de son utilisation

Un abonnement Microsoft 365 vous donne accès à de nombreux outils de productivité. Le plus intuitif, intelligent et personnalisable est SharePoint. Un nombre impressionnant de 190 millions de personnes dans plus de 200 000 organisations de différentes tailles utilisent SharePoint.

SharePoint peut facilement gagner du temps en éliminant le besoin de plusieurs tâches et applications de gestion de projet. Finalement, vous pouvez investir plus de temps pour développer votre carrière professionnelle, vos clients indépendants ou vos activités secondaires.

Qu'est-ce que Microsoft SharePoint ?

SharePoint est un outil de gestion de contenu en ligne. Il vous permet de stocker des fichiers dans le cloud pour le partage et le travail collaboratif. Il peut vous aider à créer des sites et des sous-sites pour désencombrer les tâches de différentes équipes ou individus.

SharePoint vous permet de créer un intranet où vous, vos collaborateurs et vos clients indépendants travaillez en toute sécurité sur un fichier ou un document . Un administrateur centralisé contrôlera les accès afin que chaque utilisateur puisse ouvrir, modifier et enregistrer des fichiers de manière transparente.

SharePoint possède de nombreuses fonctionnalités avancées qui vous aident, vous ou votre équipe, à gérer les travaux professionnels et personnels. Voici quelques-unes des actions les plus fréquemment utilisées :

• Partage de fichiers avec des utilisateurs internes et externes.
• Gérez le contenu du projet, comme les images, les articles, les codes sources, les vidéos, etc.
• Sites et sous-sites pour désencombrer les équipes et les tâches.
• Restez en contact avec le collaborateur à travers des sites de communication.
• L'application mobile permet aux utilisateurs d'accéder à des sites d'équipe ou de communication à partir de smartphones.
• Créez des workflows et des rappels pour automatiser les projets et les tâches.
• Utilisez la fonction de recherche pour rechercher des ressources, des tâches ou des fichiers.

Qui devrait utiliser SharePoint

SharePoint fonctionne comme un refuge pour tous les fichiers créatifs tels que les codes d'application, les conceptions graphiques, les clips audio, les vidéos, les articles de site Web, les factures, etc. SharePoint propose d'autres outils tels que l'analyse de données, les modèles de site Web, les modèles de base de connaissances et les flux de travail de gestion de projet.

Par conséquent, son champ d'utilisation va du créateur de contenu individuel aux grandes entreprises. De nombreux professionnels indépendants ou petits groupes d'individus créatifs utilisent SharePoint à différentes étapes de projets de développement de logiciels, d'applications mobiles, de sites Web ou de contenu.

Fonctionnalités SharePoint en tant qu'outil de productivité

L'outil Web SharePoint fourni avec l'abonnement Microsoft 365 est un outil de productivité robuste mais simple. Les fonctionnalités largement utilisées qui en font l'un des meilleurs outils de gestion de tâches et de projets sont :

1. Travail collaboratif

SharePoint est une plate-forme hautement flexible et évolutive pour la collaboration avec des ressources internes ou externes . Un utilisateur administrateur central peut attribuer différents niveaux d'autorisation d'accès aux utilisateurs individuels des sites d'équipe.

Vous et votre équipe pouvez travailler sur un seul fichier dans un scénario en temps réel sans faire face à aucune latence. Par conséquent, de nombreux développeurs créatifs et créateurs de contenu préfèrent SharePoint pour s'associer à n'importe quel projet.

Une fonction importante de la collaboration SharePoint est de continuer à diffuser des informations désencombrées à travers les sites et les sous-sites. Il aide les individus à rester à jour sur le projet sans passer par plusieurs e-mails, chats manqués, appels vidéo, etc.

2. Gestion de contenu

La gestion de contenu est un grand défi pour tout individu ou groupe de professionnels qui souhaitent offrir une meilleure productivité. SharePoint vous permet de surmonter ce défi sans passer par une programmation complexe.

Les gestionnaires de contenu peuvent facilement gérer plusieurs projets simultanément sur SharePoint. La publication ou la mise à jour de contenus de sites Web tels que des événements, des actualités, des blogs, des piles de présentations, des carrousels d'images, etc., facilitée avec SharePoint.

Vous n'êtes pas obligé de démarrer chaque projet de gestion de contenu à partir de zéro. Il existe des modèles professionnels prêts à l'emploi que vous pouvez utiliser. En dehors du contenu, vous contrôlez totalement ses versions. SharePoint crée et enregistre plusieurs versions du fichier sur lequel vous ou votre équipe travaillez.

En cas de besoin, vous pouvez rappeler toutes les versions précédentes ou corriger les erreurs du système de fichiers à partir de SharePoint. Vous n'avez pas besoin de dépendre d'outils tiers pour sauvegarder, restaurer ou réparer des fichiers.

3. Gestion de projet

SharePoint dispose d'une gamme de fonctionnalités que vous pouvez exploiter pour la gestion des tâches et des projets. La fonction la plus évidente est que l'outil fonctionne comme un stockage centralisé pour tous les documents et fichiers livrables liés au projet.

Connexes : Guide de gestion des tâches en ligne : conseils pour choisir la bonne application

Vous pouvez également personnaliser les sites SharePoint de plusieurs manières. Ces sites sur mesure pourraient vous servir de planificateur quotidien, de planificateur de tâches hebdomadaire et de FAQ pour les tâches. De plus, à des fins de documentation du projet et d'évaluation des performances, vous pouvez activer les fonctionnalités d'enregistrement du temps comme mentionné ci-dessous :

1. Consignez les activités et les modifications des tâches.
2. Consignez tous les problèmes signalés par les ressources.
3. Suivre le timing des tâches.
4. Modifier les données de suivi.

SharePoint vous permet également de créer un flux de travail pour rationaliser les tâches telles que le transfert des tâches, l'approbation des livrables du projet, les approbations, la présentation d'une démo et les commentaires des clients.

4. Solutions hybrides

SharePoint s'intègre à la plupart des applications Microsoft 365 pour vous offrir une interface utilisateur transparente pour la gestion de projet. SharePoint fonctionne comme un référentiel central de vos données de projet, tandis que d'autres applications Microsoft 365 vous permettent de gérer facilement les tâches et les ressources.

Vous pouvez synchroniser SharePoint avec des outils tels que To-Do, Tasks, Planner et Project Online pour des approches spécialisées. Vous pouvez générer des rapports pour présenter des informations sur le projet à vos clients indépendants.

SharePoint se synchronise avec votre profil Outlook et Calendrier pour organiser les tâches et les plannings afin que vous puissiez hiérarchiser votre travail. De même, publiez vos sites d'équipe SharePoint dans l'application Teams pour accéder aux contacts, fichiers, tâches, etc., à partir de Teams.

SharePoint a également la possibilité d'intégrer PowerPoint, Video, Stream, OneDrive pour prévisualiser des fichiers et des documents dans les sites ou sous-sites SharePoint. Vous gagnez du temps en évitant les tâches banales comme le téléchargement de fichiers depuis SharePoint pour créer des diapositives PowerPoint.

Avantages de SharePoint

SharePoint offre de nombreux avantages par rapport à tout autre outil de productivité pour la gestion de projet ou de contenu. Certains de ses avantages sont :

1. Économiser de l'argent

Vous le payez peut-être déjà via l'abonnement Microsoft 365. Évitez les dépenses inutiles en applications et outils en utilisant SharePoint comme principal outil de productivité pour les besoins professionnels ou personnels.

2. Sécurité des données

Les gouvernements et les grandes organisations font confiance à l'écosystème SharePoint avec leurs données sensibles. Ainsi, vous pouvez stocker votre travail créatif sur SharePoint pour un travail collaboratif sans aucune crainte de vol de propriété intellectuelle.

Connexe : Microsoft 365 est-il réellement un risque de sécurité ?

3. Évolutivité

L'évolutivité de l'outil vous permet de budgétiser vos coûts vers des outils de productivité. Si vous constatez un trop grand nombre de projets provenant de clients différents, vous pouvez modifier l'abonnement pour accueillir davantage de ressources et de projets. Lorsque les projets se relâchent, vous pouvez passer à des forfaits peu rémunérés.

4. Utilisation polyvalente

Un niveau de flexibilité plus élevé et un utilitaire polyvalent signifient que vous pouvez continuer à utiliser SharePoint comme principal outil de productivité tout en changeant constamment vos rôles ou vos compétences créatives. Vous pouvez utiliser un modèle lorsqu'un projet se termine et vous devez en démarrer un autre. Vous pouvez minimiser le budget en évitant plusieurs achats d'applications.

Éliminez le fouillis de fichiers, de tâches et d'applications

Les fonctionnalités de SharePoint en font un outil de gestion de projet élaboré plutôt qu'une simple solution cloud pour le partage et le stockage de fichiers. En utilisant SharePoint et d'autres applications Microsoft 365 pour gérer vos tâches professionnelles ou personnelles, vous créez un effet domino de productivité toujours croissante.