6 conseils pour utiliser Microsoft OneNote comme liste de tâches

Une liste de tâches peut être un excellent moyen de vous assurer que vous progressez dans les tâches quotidiennes. La configuration d'une liste de tâches dans Microsoft OneNote est simple et offre plusieurs avantages par rapport au stylo et au papier.

OneNote est disponible sur tous les appareils. Il vous permet de rechercher rapidement des tâches importantes. Si vous catégorisez les tâches, OneNote compile toutes les notes balisées pour un accès, une recherche et une impression faciles. Ce n'est qu'une des fonctionnalités de base.

Nous vous montrerons quelques conseils simples pour créer une liste de tâches exploitable dans OneNote afin que vous puissiez terminer votre travail à temps.

1. Utilisez des raccourcis pour faire des listes de contrôle un jeu d'enfant

Une étiquette de tâche ajoute une case à cocher à côté de la note. Vous pouvez l'utiliser pour marquer les tâches en attente et créer une liste de contrôle, comme les courses à exécuter et les tâches quotidiennes que vous devez accomplir. Une fois qu'ils sont terminés, cochez-les. OneNote vous permet de créer facilement une liste de tâches.

Sélectionnez la note ou le texte de la note et appuyez sur Ctrl + 1 pour ajouter une case à cocher. Vous pouvez ajouter des balises à votre liste de tâches pour marquer les éléments importants de la note, ajouter des informations contextuelles pour plus de clarté et récupérer ces tâches lors de la recherche. Par exemple, appuyez sur Ctrl + 2 pour ajouter une étoile, Ctrl + 3 pour ajouter un point d'interrogation, etc.

Si les balises prédéfinies ne répondent pas à vos besoins, vous pouvez attribuer une balise personnalisée et l'utiliser avec un raccourci clavier. Vous n'avez pas besoin de rechercher ou de cliquer dans les longs menus de balises. Pour en savoir plus, lisez cet article intéressant sur lesbalises OneNote et comment les utiliser .

Il est également possible de contrôler la hiérarchie de la liste et de créer des sous-tâches. Par exemple, si vous effectuez un projet complexe, vous devrez peut-être cocher des sous-listes de tâches mineures avant que l'ensemble du projet ne soit terminé.

Appuyez simplement sur la touche Tab pour créer une sous-tâche. Pour déplacer des tâches vers le haut ou vers le bas dans votre liste de tâches, appuyez sur Alt + Maj + Flèche vers le haut ou vers le bas .

2. Incorporez vos fichiers dans OneNote

Lorsque vous travaillez sur un projet, il est facile de perdre la trace de ce que vous devez terminer ou de vous rappeler pour terminer le projet. Au lieu de dupliquer ces informations à plusieurs endroits, vous pouvez importer chaque contenu directement dans OneNote.

Dans l'application OneNote pour Windows 10, placez votre curseur à côté de la tâche à faire, puis cliquez sur Insérer> Fichier .

Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, choisissez l'une des trois options: Télécharger sur OneDrive et insérer un lien, Insérer en tant que pièce jointe ou Insérer en tant qu'impression.

La première option télécharge une copie du fichier sur OneDrive (dans le dossier OneNote Uploads ) et insère un lien sur la page actuelle.

S'il s'agit d'un document Office, OneNote affichera un aperçu en direct du fichier sans les ouvrir dans l'application associée. Pour tous les autres types de documents, vous verrez simplement un lien vers ce fichier.

Lorsque vous insérez le fichier en tant que pièce jointe, les fichiers joints n'ont aucun lien vers leur source, de sorte que toutes les modifications que vous apportez n'existeront que dans OneNote. OneNote insère également une icône de fichier pour chaque pièce jointe dans vos notes.

Quelle que soit l'option que vous choisissez, créez une liste de tâches et commencez à travailler sur votre document. Vous n'oublierez jamais des choses et la dernière copie sera toujours là dans OneNote.

3. Créez un tableau Kanban dans OneNote

Si vous essayez de gérer une multitude de tâches et que vous avez du mal à les prioriser, la méthode Kanban devrait fonctionner pour vous. Avec Kanban, vous pouvez diviser les tâches complexes en étapes plus petites et les présenter visuellement.

Vous pouvez comprendre la progression de vos tâches, les problèmes associés et créer une marge de progression. Il est facile de créer un modèle de kanban dans OneNote.

Dans un premier temps, créez une nouvelle page et nommez-la «Mon tableau». Nous allons créer trois tableaux et les étiqueter comme À faire , Cette semaine et Archiver . Pour chaque table, créez trois colonnes – Projet , Tâche et Priorité .

Tapez la première colonne, appuyez sur tabulation et nommez la colonne suivante . Répétez les étapes jusqu'à ce que vous le transformiez en table. Les tables agissent comme un point central pour toutes vos tâches. Ensuite, concevez-le d'une manière qui vous convient.

Dans chaque ligne, créez une tâche . Lorsque vous terminez une tâche, placez le curseur de la souris juste à gauche pour révéler une ancre . Cliquez et faites glisser la ligne entre les tables.

Vous pouvez insérer un fichier dans la cellule de la colonne ou un lien vers une autre page OneNote pour plus de détails sur la tâche.

Il existe un modèle de kanban prêt à l'emploi d'Auscomp qui implémente toutes les meilleures pratiques de Kanban. Le tableau comporte plusieurs colonnes: Backlog, Next, In Progress, Focus et vous pouvez même les personnaliser.

Organisez visuellement vos tâches et vos tâches, puis faites simplement un glisser-déposer des tâches vers d'autres colonnes.

Il existe plus de 20 cartes de style pour afficher le titre, la description, la date d'échéance, etc. Vous pouvez mettre en évidence les tâches à l'aide des symboles et des images supplémentaires.

Vous pouvez télécharger ce modèle pour seulement 10 $. Jetez également un œil à ces sites pour télécharger des modèles OneNote .

4. Ajoutez plus de contexte à votre liste de tâches

Un contexte est un ensemble spécifique de conditions caractérisant la situation dans laquelle vous accomplissez une tâche. Lorsque vous ajoutez un contexte, cela vous aide à mieux ajuster les ressources et la direction de vos efforts, à minimiser l'inefficacité et les erreurs potentielles. OneNote vous permet d'ajouter du contexte de plusieurs manières:

Transformer la liste de tâches en pages

OneNote 2019 peut transformer une liste d'éléments en pages individuelles. Créez simplement une liste de tâches , cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Lien vers les pages dans le menu contextuel. Les éléments de la liste sont convertis en lien interne et chaque tâche correspond à une page distincte dans une section.

Maintenant, sur chaque page, ajoutez votre note, des liens, des balises, des images et plus encore. Les pages liées suffisent à fournir un contexte approfondi en termes de votre tâche et de son importance.

Intégration avec Outlook pour la gestion des tâches

Les tâches Outlook et la liste de tâches OneNote sont insuffisantes à certains égards. Les tâches Outlook manquent de fonctionnalités de gestion du contexte et des tâches dans OneNote.

Cependant, vous pouvez utiliser OneNote et Outlook ensemble pour les projets qui nécessitent une planification et une vision complètes.

Vous pouvez ajouter une tâche Outlook à OneNote, enregistrer un message électronique dans OneNote, utiliser OneNote pour les réunions Outlook, etc. Pour en savoir plus, découvrez comment transformer Outlook en un outil de gestion de projet avec OneNote .

Ajouter un rappel à une étiquette de tâche

Avec le complément OneNote Gem , vous pouvez créer un rappel ou un rappel récurrent pour vous rappeler la tâche. La meilleure partie est que vous n'avez pas besoin d'installer Outlook ou d'exécuter OneNote.

Pour utiliser ce complément, modifiez simplement la date et l'heure d'affichage de la page OneNote. Le complément est disponible pour seulement 15 $.

5. Expérimentez avec les options d'affichage

Dans OneNote, la vue par défaut est idéale pour prendre des notes, ajouter des images, des tableaux ou plus. Si vous créez une liste de tâches, cette vue n'utilise pas efficacement l'espace de l'écran et vous risquez de perdre votre concentration.

Vous pouvez ancrer la fenêtre OneNote afin qu'elle se trouve au-dessus de toutes les autres applications. Cliquez sur l'onglet Affichage > choisissez Dock to Desktop .

Lorsque vous travaillez sur une tâche dans une autre application, vous pouvez rapidement parcourir les deux fenêtres ouvertes, copier-coller des liens vers vos tâches, etc.

Vous pouvez également utiliser un raccourci de bureau personnalisé pour démarrer OneNote en mode ancré directement. Ajoutez simplement « / docked » à « ONENOTE.EXE. "Le chemin ressemblera à ceci:

 C:Program Files (x86)Microsoft OfficeootOffice16ONENOTE.EXE /docked

Selon le lecteur et le dossier dans lesquels Microsoft Office 2016 est installé, vous devrez peut-être modifier le chemin. « Office 2016 » devient « Office15 » si vous utilisez Office 2013. À partir de maintenant, OneNote pour Windows 10 ne dispose pas de cette fonctionnalité.

6. Créer une liste de tâches principale dans OneNote

Une fois que vous avez balisé de nombreux éléments dans vos pages OneNote, vous souhaiterez utiliser la fonctionnalité Rechercher des balises pour obtenir un aperçu de votre liste de tâches. Cliquez sur l'onglet Accueil , puis sélectionnez Rechercher des balises .

La page Récapitulatif des balises nouvellement créée contient toutes les balises répertoriées dans le volet Office Récapitulatif des balises .

Si vous souhaitez connaître les tâches restantes, cochez Afficher uniquement les éléments non cochés . Pour des sections spécifiques, des blocs-notes ou tous les blocs-notes, cliquez sur la flèche de la liste déroulante Rechercher et choisissez où vous souhaitez rechercher des balises.

Découvrez d'autres astuces OneNote

Nous nous laissons souvent emporter par les systèmes de productivité et les fonctionnalités prometteuses des applications de liste de tâches. Votre gestion des tâches devient une activité excessive et une excuse pour la procrastination. OneNote est un outil puissant; vous pouvez le modeler comme vous le souhaitez.

Bien que OneNote ne dispose pas de fonctionnalités de gestion des tâches, les conseils abordés dans cet article vous aideront à créer votre propre système de productivité avec OneNote. Si vous souhaitez en savoir plus, lisez notre article sur la création d'un wiki personnel dans OneNote.